مراحل عملية التدقيق الداخلي

يستند كل تدقيق ناجح إلى التخطيط السليم وجو من المشاركة البناءة والتواصل بين الجهة الخاضعة وإدارة التدقيق .  إن الغرض من تقديم هذه المقال هو للعاملين في التدقيق الداخلي  لتوضيح كيف تعمل عملية التدقيق بشكل عام. وهي مصممة أيضا لتوفير مورد لحلقات التدريب والتعليم.

يستند التخطيط في التدقيق على تغطية جميع أنشطة المؤسسة على الأقل مرة واحدة في العام وفق ما ورد في نص البند 2000 من معايير الاداء خاصة. فالتخطيط يحول دون تجاهل المراحل الهامة من التدقيق ويشمل التعرف على المشاكل الهامة . والاستجابة للمهمات التي يتم تكليف الموظفين لها ويحول دون تكليف المدققين بمهمات لا تتناسب مع قدراتهم وخبراتهم. إجراءات التدقيق الداخلي يتضمن دليل إجراءات التدقيق الداخلي مخططا تدريبيا لعملية التدقيق. لقد حددت نشرة المعايير المتعلقة بالممارسة العملية للتدقيق الداخلي. مسؤولية المدقق الداخلي في تحديد نطاق العمل وبيان مجال العمل والاهداف التي يجب  ان يحققها التدقيق والمجال الرئيسي الذي يجب مراجعتة وتقييمة.

بالرغم من الاختلاف في تحديد مراحل التدقيق الا انه يجمع على انها عمليات التخطيط ، وتقييم للرقابة  الداخلية والمخاطر، والاختبارات الجوهرية ،وايصال النتائج ، والمتابعة. الا انه يمكن اجمال عملية التدقيق الداخلي .

التخطيط

خلال الجزء المتعلق بالتخطيط من التدقيق، يقوم المدقق بإخطار الجهة الخاضعة للتدقيق  بعملية التدقيق، ويناقش نطاق وأهداف الفحص في اجتماع رسمي مع إدارة النشاط ، ويجمع المعلومات حول العمليات الهامة، ويقيم الضوابط القائمة، ويخطط خطوات التدقيق المتبقية.

 

رسالة إعلان

تبدأ مهمة التدقيق باختيار النشاط الذي سيخضع لعملية التدقيق الداخلي، ويمكن للمدقق اختيار هذا النشاط بطرق مختلفة، وليس أمر هذا الاختيار مناطاً فقط برغبة المدقق ولكن بطلب من جهات اخرى داخل المنشأة ويجب على الرئيس التنفيذي للتدقيق الداخلي أن يحدد الموارد المناسبة والكافية (المالية والبشرية) اللازمة لتحقيق أهداف مهمة التدقيق. ويتم ابلاغ الجهة الخاضعة للتدقيق  بالتدقيق من خلال خطاب ارتباط من مدير التدقيق الداخلي. وتحدد هذه الرسالة نطاق  وأهداف التدقيق ، وفريق التدقيق المكلفين بالتدقيق على النشاط، وغير ذلك من المعلومات ذات الصلة.

 

المسح الأولى

بعد اختيار الجهة او النشاط الخاضع للتدقيق تأتي الخطوة التالية وهي المسح الاولى. يهدف المسح الاولى للنشاط الخاضع للتدقيق للحصول على فهم عام للعمليات والمخاطرة وانظمة الرقابة الداخلية المرتبطة بالنشاط وذلك لكي يكون على بصيرة من اعمال النشاط، ولتحديد المواطن التي سيتم التركيز عليها وكذلك سماع اقتراحات وتعليقات ادارة وموظفي الجهة المدقق عليها.

 

اجتماع أولي

تحضير عدد من الأسئلة الأساسية بهدف الاستعلام عن موضوعات تدقيقية محددة أو إطلاق مناقشات قد يكون من شأنها أن توصل إلى نتائج غير معروفة أو غير متوقعة.

خلال الاجتماع الافتتاحي ، يصف الجهة الخاضعة للتدقيق  الوحدة أو النظام المراد تدقيقة، الموارد المتاحة (الأفراد، المرافق، المعدات، الصناديق)، وغيرها من المعلومات ذات الصلة.  ويجتمع المدقق الداخلي مع الموظف الأقدم المسؤول مباشرة عن الوحدة قيد الاستعراض وأي موظف يرغب في إدراجه.  ومن المهم أن يحدد الجهة الخاضعة للتدقيق  القضايا أو المجالات ذات الأهمية ألخاصة التي ينبغي معالجتها. ويمكن أن يكون عامل المفاجأة مطلوباً لدى إجراء بعض المقابلات وذلك عندما تنطوي المهمة على تدقيقات متعلقة بالنقدية أو للتحري عن وجود احتيال.

 

مسح أولي

في هذه المرحلة يجمع المدقق المعلومات عن النشاط الذي يجري فحصه دون الدخول في عملية التحقق التفصيلي حولها. وفهم النشاط الذي تتم مراجعته ،وتحديد المخاطر والضوابط الرقابية بهدف تحديد المجالات الهامة التي تستدعي تركيزا خاصا. والحصول على معلومات يمكن استخدامها في أداء مهمة التدقيق.وتحديد إن كان من المهم إجراء مزيد من التدقيق.ويستعرض التقارير والملفات، وغيرها من مصادر المعلومات.

 

مراجعة الرقابة الداخلية

فحص وتقييم نظام الرقابة الداخلية المعمول به ومن ثم تحديد نقاط الضعف في هذا النظام، لتقديم التوصيات بهدف تحسين نظام الرقابة. فقد نص معيار الاداء يجب على نشاط التدقيق الداخلي مساعدة المنشأة في إيجاد رقابة فعالةبواسطةتقييم فعاليتها وكفاءتها وتعزيز التحسين المستمر إذا كانت كافية . وهي عملية تستغرق وقتا طويلا عادة.  وفي القيام بذلك، يستخدم المدقق مجموعة متنوعة من الادوات والتقنيات لجمع وتحليل المعلومات حول العملية.  ويساعد استعراض الضوابط الداخلية المدقق في تحديد مجالات المخاطر العالية واختبارات التصميم التي يتعين القيام بها في قسم العمل الميداني.

 

إجراءات التدقيق التحليلي

مجموعة من الاجراءات التي يتم من خلالها التحليل والمقارنة المنظمة للارقام والمعدلات والنسب والاتجاهات أو اي علاقة أخرى بين الارقام والبيانات بهدف الحصول على البيانات والمعلومات التي قد تعطي مؤشرات تساعد في توجيه اجراءات التدقيق بشكل سليم او تعطي ادلة رقابية تدعم استنتاجات المدقق، وتستخدم اجراءات التحليل في جميع مراحل التدقيق.

 

برنامج التدقيق

على المدققين الداخليين وضع برامج عمل لتحقيق أهداف المهمة ، ويجب تدوين برامج العمل وإجراءات لتعريف، تحليل ،تقييم، وتدوين المعلومات أثناء المهمة. يجب ان يعتمـد برنامج التدقيق قبل بدء العملية.من خلال دراسة وتقييم مدى كفاءة وفعالية الرقابة الداخلية ، يقوم برسم برنامج التدقيق المناسب مع تحديد كمية الاختبارات اللازمة وحجم العينة المناسبة ويختتم إعداد برنامج التدقيق مرحلة الاستعراض الأولي.  ويحدد هذا البرنامج العمل الميداني اللازم لتحقيق أهداف التدقيق.

 

العمل الميداني

يركز العمل الميداني بالحصول على أدلة التدقيق من مزيج مناسب من اختبارات الضبط والإجراءات الجوهرية الهامة. إن نوع الاختبار مهم في فهم تطبيق إجراءات التدقيق عند جمع أدلة التدقيق للاختبارات. خلال هذه المرحلة يحدد المدقق ما إذا كانت الضوابط التي تم تحديدها خلال التدقيق  الأولية تعمل بشكل صحيح وبالطريقة التي يصفها الجهة الخاضعة للتدقيق .  وتختتم مرحلة العمل الميداني بقائمة  من النتائج الهامة التي سيقوم المدقق بإعداد مسودة لتقرير التدقيق .

 

اختبار المعاملات

بعد الانتهاء من التدقيق  الأولية، يقوم المدقق بتنفيذ الإجراءات في برنامج التدقيق.  وعادة ما تختبر هذه الإجراءات الضوابط الداخلية الرئيسية ودقة المعاملات وملاءمتها.  وتتم اجراءات الفحص التفصيلي للحصول على دليل موضوعي يؤيد صحة القيم المسجلة بالدفاتر او مكونات اية قيمة واكتشاف مخاطر العمل واكتشاف مخاطر الرقابة والقيام بفحص الرقابة،

 

مرحلة العمل الميداني.

ومع تقدم العمل الميداني، يناقش المدقق أي نتائج هامة مع الجهة الخاضعة للتدقيق .   يمكن للجهة تقديم رؤى والعمل مع المدقق لتحديد أفضل طريقة لحل الملاحظات. وعادة ما تكون هذه الرسائل شفوية.  ومع ذلك، في الحالات الأكثر تعقيدا، المذكرات و / أو رسائل البريد الإلكتروني مكتوبة من أجل ضمان الفهم الكامل من قبل الجهة الخاضعة للتدقيق  والمدقق.  هدفنا: لا مفاجآت.

 

ملخص التدقيق

وعند الانتهاء من العمل الميداني، يلخص المدقق نتائج التدقيق  والاستنتاجات والتوصيات اللازمة لمشروع مناقشة  مسودة التقرير.

 

أوراق العمل 

وتمثل أوراق العمل أداة حيوية يجب ان يقوم المدقق باعداد اوراق العمل التي تستعمل كاثبات للتدقيق ، وان يقوم بمراجعتها من قبل المستوى الاداري المناسب في نشاط التدقيق الداخلي. ويجب توثيق اثباتات مراجعة المراقبة من خلال اوراق عمل التدقيق . يجب ان تسجل المعلومات التي تم الحصول عليها والتحليلات التي تمت في اوراق العمل كما يجب ان تدعم هذه الاوراق ومحتوياتها الاساس الذي بنيت عليه النتائج والاحكام والتوصيات التي يحتويها تقرير التدقيق.

ملفات وثائق ورقة العمل 

1. الملف الدائم:- Permanent File

يشمل الملف الدائم على البيانات الخاصة بالنشاط والمذكرات المستمرة الأثر ويطلق عليه ” الملف الدائم ” لما يتضمنه من بيانات سوف يستمر طول السنين دون تقييد ما لم تطرأ بعض التغييرات عليها.

2. الملف الجاري Current File

يجب ان يكون هناك ملف مفتوح لاوراق عمل كل عملية تدقيق . يمثل هذا سجلا مفصلا باعمال التدقيق والاختبارات التي اجريت اثناء التدقيق. ويعد هذا الملف لحفظ المستندات والمذكرات والبيانات المتعلقة بالتدقيق لكل مهمة ولمرة واحدة.

تقرير التدقيق

إن منتجنا الرئيسي هو التقرير النهائي الذي نعبر فيه عن آرائنا، ونعرض نتائج التدقيق، ونناقش التوصيات المتعلقة بالتحسينات. ولتسهيل التواصل والتأكد من أن التوصيات الواردة في التقرير النهائي عملية، يناقش التدقيق الداخلي التقرير مع الجهة الخاضعة للتدقيق  قبل إصدار التقرير النهائي.

 

الاجتماع الاختتامي

يلتقي التدقيق الداخلي مع فريق إدارة الوحدة لمناقشة نتائج وتوصيات  وتعمل المجموعة للتوصل إلى اتفاق على نتائج التدقيق. لتأكد بأنه لا يوجد هناك أي سوء فهم أو سوء تفسير للحقيقة من خلال تقديم الفرصة للأطراف المدقق عليهم لتوضيح بنود أو أمور معينة والتعبير عن رأيهم بالنسبة للنتائج والاستنتاجات والتوصيات.

 

 

مسودة للمناقشة

 

بعد اتمام تقييم نظام الرقابة الداخلية واجراء الاختبارات الجوهرية لهذا النظام ومن ثم اعادة تضمينها المدقق الى الاستنتاجات في ورقة خاصة في ملف العمل يتم ادراج هذه الاستنتاجات والتوصيات في التقرير الذي سيتم اعداده عن نتائج التدقيق ويجب على المدققين الداخليين إيصال نتائج المهمة مباشرة وفي ختام العمل الميداني، يقوم المدقق بصياغة التقرير. تقوم إدارة التدقيق بمراجعة أوراق عمل التدقيق ومشروع المناقشة بشكل دقيق قبل عرضها على الجهة الخاضعة للتدقيق  للتعليق عليها. يتم إعداد مسودة المناقشة هذه للإدارة التشغيلية للوحدة ويتم تقديمها لمراجعة الجهة الخاضعة للتدقيق قبل مؤتمر الخروج.

 

استجابة الجهة الخاضعة للتدقيق
ويتاح للجهة فرصة الرد على نتائج التدقيق قبل إصدار التقرير النهائي الذي يمكن إدراجه أو إرفاقه بتقريرنا النهائي. ومع ذلك،  إذا قرر الجهة الخاضعة للتدقيق  الرد بعد إصدار التقرير، فإن الصفحة الأولى من التقرير النهائي هي رسالة تطلب رد الجهة الخاضعة للتدقيق  المكتوب على توصيات التقرير.

في الرد، يجب على الجهة الخاضعة للتدقيق  شرح كيفية حل نتائج التقرير وتضمين جدول زمني للتنفيذ. وفي بعض الحالات، قد یختار المدیرون الاستجابة بقرار بعدم تنفیذ توصیة مراجعة الحسابات وقبول المخاطر المرتبطة بنتائج مراجعة الحسابات.  على الجهة الخاضعة للتدقيق  أن ينسخ  الرد على جميع مستلمي التقرير النهائي إذا قرر عدم إدراج ردهم / مرفق بالتقرير النهائي للتدقيق.

 

تعليقات الجهة الخاضعة للتدقيق
وأخيرا، وكجزء من برنامج التقييم الذاتي للتدقيق الداخلي، نطلب من االجهة التعليق على أداء التدقيق الداخلي.  وقد أثبتت هذه  التغذية المرتدة أنها مفيدة جدا .

 

متابعة التدقيق

تتم مراجعة خطاب استجابة الجهة الخاضعة للتدقيق  وقد يتم اختبار الإجراءات المتخذة لحل نتائج تقرير التدقيق للتأكد من تحقيق النتائج المرجوة. وسيختتم بتقرير متابعة يتضمن قائمة بالإجراءات التي اتخذها الجهة الخاضعة للتدقيق  لحل نتائج التقرير الأصلية. وستظهر النتائج التي  لم يتم حلها أيضا في تقرير المتابعة، وستتضمن وصفا موجزا للنتائج، وتوصية التدقيق  الأصلية، واستجابة الجهة الخاضعة للتدقيق ، والحالة الراهنة.  يتم تعميم مسودة مناقشة لكل تقرير مع النتائج التي لم يتم حلها مع الجهة الخاضعة للتدقيق  قبل إصدار التقرير.  وستعمم نتائج استعراض المتابعة على المستفيدين الأصليين من التقرير وغيرهم من مسؤولي حسب الاقتضاء.

تقرير التدقيق الداخلي إلى لجنة التدقيق

وبالاضافة إلى التوزيع الذي تم مناقشته في وقت سابق، فإن محتويات تقرير التدقيق واستجابة الجهة الخاضعة للتدقيق  وتقرير المتابعة قد يتم إحالتها أيضا إلى لجنة التدقيق التابعة لمجلس الادارة كجزء من التقرير الدوري للتدقيق الداخلي.

رأي المدقق

من المفروض إن يتصرف المدقق الداخلي كخبير يراعي في تعامله مع الآخرين تلك الخاصية البشرية فيذكر في تقريره ملاحظات عن الإعمال الناجحة والمبتكرة ويذكر إلى جانبها أسماء الأشخاص الذين قاموا بها كيف والمعايير الدولية للتدقيق الداخلي تطلب منه إبداء الرأي بالإجمالي عن النشاط حيثما كان ذلك مناسبا.وفضلا عن ذلك يتطلب الشكر والثناء من المدقق إلى الجهة الخاضعة للتدقيق إن يشيد بالإعمال التي تقوم بها أدارة النشاط إمام رؤسائهم وقد يوصي لهم بصرف مكافأة لهواء المبدعين أو الثناء بكتاب شكر أو وضع اسم الشخص على لائحة الشركة بأنه الموظف المثالي للتعامل مع المدققين.
وکما أشیر إلی ذلك، فکل مرحلة من مراحل عملیة التدقیق – التدقيق  الأولیة، والعمل المیداني وتقاریر التدقیق والمتابعة – یتمتع الجهة بفرصة المشارکة.  ليس هناك شك في أن هذه العملية تعمل بشكل أفضل عندما يكون لدى إدارة الجهة الخاضعة للتدقيق  علاقة عمل متينة تقوم على التواصل الواضح والمستمر.

وفي مجال التدقيق الداخلي فان المدققين يتعاملون دائما مع صور ذهنية وعاطفية بحته ، لذلك يجب عليهم إن يدركوا رغبة كل إنسان يتعاملون معه في التعبير عن أفكاره الخاصة ورغبته في الشعور بأنه قادر على القيام بعمله وانه حر في اتخاذ قراراته الذاتية ويتطلع باستمرار إلى قيام الآخرين بإعلان اعترافهم بجهوده وأفكاره .لذلك فكثير ما يشعر الإنسان بالسعادة عند توجيه إطراء أو ثناء  أوشكر على إعمال التميز الذي قام بها لان ذلك الإطراء والثناء يعد بمثابة اعتراف من الآخرين بما قدمه من أفكار أو انجاز من الإعمال ويكمن الجزم بأنه هذه الشعور هو خاصية بشرية عامة.

فيديو مراحل عملية التدقيق الداخلي