أعزائي القراء .. لقد كان آخر ما تم ذكره في الحلقة الأولى بأن مهام المشرف هي (الأتصال – التخطيط  – التنظيم – الرقابة – المتابعة – التوجية).. وسوف تناول في هذه الحلقة الثانية شرح مُبسطاً لهذه المهام؛  بالإضافة إلى أشياء آخرى عديدة يرتكز عليها العمل الإشرافي .. والحلقة الثانية هي على النحو التالي:

مهارة الإتصال :

مهارة الإتصال هي عملية تبادل معلومات بين شخصين أو أكثر عن طريق التفاهم بين المُرسل والمرسل إليه بأستخدام وسيلة إتصال معينه.. بهدف زيادة درجة القبول للإدوار التنظيمية؛ والألتزام بالأهداف التنظيمية؛ وتوفير البيانات اللازمة لأتخاذ القرارات؛ وتوضيح الواجبات والسلطة والمسئولية.

أهمية مهارة الإتصال :

تكمن أهمية عملية الإتصال بأنها تساعد على إنجاز الأهداف؛ وتمثل جزءً من أعمال المشرف اليومية؛ وتفيد في نقل المعلومات والبيانات والإحصاءات والمفاهيم عبر القنوات المختلفة؛ وأنها ضرورة أساسية في توجيه وتغيير السلوك الفردي والجماعي للعاملين.. حيث تسهم عملية الإتصال في نقل المفاهيم والآراء والافكار عبر القنوات الرسمية؛ لخلق التماسك بين الأقسام والأدارات؛ وهي الوسيلة التي تضمن التفاعل والتبادل المشترك للأنشطة المختلفة للشركة..وتعتبر أيضاً كأداءة رقابية وإرشادية لنشاطات المشرف في مجال توجيه فعاليات العاملين وتحفيزهم للقيام بواجباتهم.

مكونات منظومة الإتصال:

تتكون هذه المنظومة من ثلاث ركائز أساسية وهي (مُرسل/ رسالة/ مستقبل).

مهارة التخطيط :

أن عملية التخطيط تبدأ بفكرة وتنتهي بخطة مكتوبة ومعتمدة.. حيث تعتبر أفضل الوسائل والطرق التي يجب سلوكها للانتقال من وضع حالي معين؛ إلى وضع مستقبلي مستهدف يتم فيها تحقيق غايات ونتائج وإنجازات مطلوبة ومرغوب فيها.

عناصر التخطيط الجيد والفعال:

هناك عناصر عديده للتخطيط الجيد والفعال وابرزها (الموضوعية/ التحليل والتقييم / الواقعية ووضوح الأهداف/ الإطار الزمني/ المرونة في التعديل/ الموازنة المالية).. حيث يتم مراعات الإجابة على الاسئلة التالية :

• ماذا نعمل؟
• متى نعمل؟
• كيف نعمل؟
• من يعمل؟
• لماذا نعمل؟
• كم سيكلف هذا؟

تحديد أهداف التخطيط:

من شروط التخطيط الناجح والفعال.. هو تحديد الأهداف بدقه متناهيه.. حيث يجب ان تكون تلك الأهداف (محدده/ قابلة للقياس/ يمكن تحقيقها/ ملائمه للزمان والمكان/ لها إطار زمني محدد/ أن تكون مشروعه وقانونية/ ان تكون الأهداف واقعية وموضوعية/ أن تحدد الأهداف كماً ونوعاً/ أن يحدد زمان ومكان كل هدف/ أن يتم تحديد كلفة تحقيق الأهداف).

خطة العمل :

هي عبارة عن تصور ذهني مكتوب عن الأهداف وطرق تحقيق تلك الأهداف بأقل كلفة وجهد ووقت.. وتحديد كل ما يرتبط بتنفيذها.. من فريق عمل وأدوات عمل وموازنة مالية.. حيث يجب ان تُبنى على هدف واضح ومحدد؛ وأن تتسم بالبساطة؛ وأن تعتمد على تحليل سليم للأعمال؛ وأن تكون متوازنة ؛ ويتم فيها تحديد طرق الأستفادة القصوى من الموارد المتوفرة والمتاحة والبدائل المناسبة؛ وعمل الأحتياطات اللازمة للطوارئ؛ والتأمين كما يجب أن يتم أحتساب أمور الأمن والسلامة والجودة ضمن اساسيات خطة العمل.

 

مراحل إعداد خطة العمل:

• المرحلة الأولى: وهي التي تُعنى بجمع وتحليل وتصنيف وترتيب وتنسيق البيانات والمعلومات حول العمل المراد تحقيقة وأهدافة وطرق تنفيذه.
• المرحلة الثانية: إعداد التوجيهات والأهداف الرئيسية بدقه.
• المرحلة الثالثة: تحديد الأولويات وجدولتها بحسب الأهمية النسبية للانشطة والأهداف وكذلك بحسب ترابط الأولويات وتسلسلها.
• المرحلة الرابعة: تكوين التنبؤات والتوقعات من هذه الخطة.
• المرحلة الخامسة: وضع مشروعات الخطة والخطط البديلة.

مهارة التنظيم:

هي مهارة إدارية يتم فيها بناء العلاقات بين أجزاء العمل الواحد؛ ومواقعه من خلال سلطة فعالة بهدف تحقيق الألتحام والترابط ؛ وأداء العمل بطريقة جماعية منظمة وفعالة ومتناسقه.. ويجب ان يكون التنظيم شامل يغطي كافة أجزاء العمل المراد أنجازه؛ كما يجب ان يكون واضح ومتوازن ودقيق.

المبادئ الأساسية للتنظيم الفعال:

تحديد ووضع الهدف – وحدة الأمر – تحديد نطاق الإشراف – التفويض (تفويض الصلاحيات).

صفات المشرف الناجح والفعال في مجال التنظيم:

• الكفاءة في تقسيم وتوزيع العمل بشكل عادل ومتكافئ على فريق العمل.
• الدقة في تحديد الهدف ومهام ومسؤوليات الوحدة التي يشرف عليها.
• توافق تغييراته مع أهداف واسترتيجيات الشركة.
• المرونة في العمل وقيادة الفريق بفاعلية.
• الكفاءة في تبسيط إجراءات العمل وتدوينها وتوثيقها.
• الدقة والوضوح في تحديد الصلاحيات (المالية والفنية والأدارية).
• أحترام التسلسل الإداري وعدم التجاوز وتطبيق لوائح العمل وسياسة الشركة.
• دقته ووضوحه في توثيق الإجراءات واساليب العمل.

ملاحظة حول التفويض الفعال: (عملية تفويض الصلاحيات هي عبارة عن تفويض الصلاحيات وليس تفويض المسؤوليات).

تفويض الصلاحيات:

يكون من الملائم إستخدام هذا الأسلوب عندما يتمتع المرؤوسين بالتالي:

• المهارات والخبرة لإنجاز المهام بشكل فعال.
• الثقة في قدرات من تقوم بتفويضهم.
• المبادأة في التصرف وتقبل المسئولية.

كما يجب على المشرفين الذين يفوضوا صلاحياتهم القيام بعمل التالي:

• وضع الأهداف والسياسات العامة لعملية التفويض أو الالتزام بما جاء في سياسة الشركة بهذا الشأن.
• تحديد مسئوليات التفويض بدقه.
• منع المعوقات الخارجية لعملية التفويض.
• مراقبة نتائج التفويض والتأكد بأن من قمنا بتفويضهم يقوموا بالمهام على أكمل وجه.

( حكمة إدارية ).. تقول : إذا كنت دائماً تفعل ما تعودت على فعله؛ ستحصل دائماً على ما تعودت الحصول عليه.

مميزات تفويض الصلاحيات :

• تتيح لك وقتاً أطول وتمنحك مرونة أعلى.
• تحصل على نتائج أفضل وضغوط عمل أقل.
• إنتاجية أكثر بالنسبة للشركة و طاقة تشغيلية أفضل لكافة العمليات والأنشطة.
• غزارة المعلومات وتعاضد المهارات.
• تخفيف من حدة الصراع والنزاع وأزمات العمل.
• مزيداً من الرضا والقبول في نفوس العاملين.
• مزيداً من المسئولية وأتاحة الفرصة للصف الثاني من القيادات.
• مزيداً من الخبرات والمهارات والقدرات والطاقات والأبداعات.
• دافعية أعلى .. رضا وظيفي.. وتوافق فريق العمل.
• مزيداً من الثقة بالنفس ؛ ومزيداً من الأستثمار؛ وتعزيز أحترام الذات.

ماذا نفوض؟

• المهام الروتينية التي تستهلك وقت أكثر من غيرها.
• المهام التي يستطيع المرؤسين القيام بها.
• المهام التي يمكن تدريب المرؤسين على القيام بها.
• المهام التي تثير تحدي للمرؤسين.
• المهام التي يمكن أن تثير اهتمام المرؤسين.
• المهام التي يمكن أن ترضي أحد المرؤسين.

المهام التي لا ينبغي تفويضها:

• المشكلات المرتبطة بالروح المعنوية والأنضباط.
• مراجعة وتقييم أداء العاملين في الفريق.
• المهام المعقدة أو المتخصصة والدقيقة.
• الأعمال التي لايعرفها أو يفهمها المرؤسين جيداً
• الأعمال المملة وغير الهادفة أو غير الضرورية.

صفات المشرف الناجح في مجال التفويض:

• ثقته بنفسه وعدم خوفه من الظهور بمظهر الضعف تجاه مرؤسيه ؛ إذا ما أراد تفويض مهام معينه إليهم.
• قدرته على تحفيز مرؤسيه وإظهار ثقته بقدراتهم وكفائاتهم.
• تمتعه بروح المجازفة وعدم خوفه من تحمل نتائج فشل مرؤسيه في تنفيذ المهام التي يفوضها إليهم.
• وجود الرغبة والحماس لديه لنقل خبراته إلى مرؤسيه لتدريبهم وتوجيههم.
• عدالته في توزيع المهام التي يفوضها إلى مرؤسيه.
• دقته في شرح طبيعة المهام التي يفوضها وأهدافها والنتائج المتوخاة منها.
• دقته في تحديد السلطة والصلاحيات التي يمنحها لمرؤسيه عندما يفوض إليهم أي مهام أو مسئوليات.
• قدرته على وضع معايير واضحة لقياس وتقييم أداء مرؤسيه فيما يتعلق بتنفيذ المهام التي يفوضها إليهم.
• كفاءته العالية في متابعة تنفيذ المهام التي يفوضها؛ دون أن يشكل ذلك تطفلاً وتدخلاً فيما يفوضه.

نكتفي بهذا القدر في هذه الحلقة.. وسوف نتناول البقيه في الحلقة الثالثة والأخيرة بأذن الله تعالى

فيديو تطوير وتنمية المهارات الإشرافية للمشرفين الجُدد (الحلقة الثانية)