عوداً على بدء .. أعزائي القراء .. لقد كان آخر ما تم ذكره في الحلقة الثانية هو صفات المشرف الناجح في مجال تفويض الصلاحيات، وفي هذه الحلقة الثالثة والأخيرة سوف نتاول مهارة الرقابة؛ وما تالها من بقية المهارات الأشرافية التي يحتاج إليها المشرف الناجح والفعال.. وحلقتنا على النحو التالي:

مهارة الرقابة :

الرقابة هي التحقق من أن ما يتحقق أو ما قد تحقق فعلاً مطابقاً لما تقرر في الخطة المعتمدة ، سواءً للموازنات التخطيطية أو بالنسبة لبرامج العمل والجداول الزمنية، لذلك فإن الرقابة لا تكون بعد أنتهاء تنفيذ الأعمال.. ولكنها عمل دؤوب منذ بداية التخطيط وحتى نهاية التنفيذ.

مراحل الرقابة :

• وضع معايير الأداء
• قياس الأداء الفعلي
• مقارنة الأداء بالمعايير
• تصحيح الإنحراف

مهارة القيادة :

القيادة في المفهوم الإداري، هي قدرة المشرف على إدارة الموارد البشرية وتحفيزها والتأثير فيها للقيام بالأعمال المطلوبة منها على أكمل وجه، وذلك من خلال السلطة التي يمارسها في سياق اضطلاعه بمهامه ومسئولياته الوظيفية.

أهمية القيادة :

• بدون القيادة لايمكن تحويل الأهداف إلى نتائج واقعيه وملموسه.
• بدون القيادة تصبح العناصر الأنتاجية عديمة الفعالية والتأثير في بيئة العمل.
• بدون القيادة يفقد التخطيط والتنظيم والرقابة تأثيرها في تحقيق الأهداف.
• بدون القيادة لايستطيع الجهاز الإداري تصور المستقبل ومن ثم تحقيق الإزدهار المطلوب.
• بدون القيادة يصعب التعامل مع متغيرات البيئة الخارجية.
• بدون القيادة ينعدم الحافز لدى الأفراد لتحقيق الأهداف المشتركة.

عناصر القيادة :

• قيم وأعراف المجتمع
• الظروف الإقتصادية
• بيئة العمل
• التغيرات المتعدده والمتنوعة

ما هي السلطة ؟

السلطة هي حق الفرد أو المجموعة في التأثير على الغير.

مدخل المهارات القيادية:

• فنية
• إنسانية
• فكرية

مصادر قوة التأثير:

المصادر كثيرة منها (الإكراه / الشرعية / الخبرة / المكافآت / الإعجاب…الخ).. ومن أهم مصادر التأثير هو التحفيز.. والذي يُعبر عن القوى النفسية التي تحدد سلوك الموظف في المنظمة لتحقيق هدف محدد.

 

 

مهارة حل المشكلات:

عرفت المعاجم : بأن المشكلة هي الصعوبات التي تواجهنا عند الأنتقال من مرحلة إلى أخرى، وهي إما تمنع الوصول أو تؤخره أو تؤثر في نوعيته.. حيث يشعر الإنسان عندها بحاجته للتغلب عليها في حيث لا يوجد لديه إمكانات أو خبرات مخزونة في بنيته المعرفية والتي تمكنه من الوصول للحل بصورة فورية أو روتينية.

أسلوب حل المشكلات:

هو نوع من أنواع التفكير العقلي والمنطقي والتحليلي المركب ينطوي على سلسلة من الخطوات المنظمة.. ويهدف إلى تنمية عدد من المهارات التفكيرية أو الأدائية، وتنميط خطوات عامة تبدأ بالتفكير الجاد حول المشكلة.. وتنتهي بحلها ويهدف أسلوب حل المشكلات إلى تحقيق المطالب التالية:

• إثارة الدافعية لدى الشخص
• تنمية المعلومات المعرفية
• أستخدام أساليب التفكير المختلفة
  • الإستنتاج
  • الإستقراء
  • الإستنباط
  • التنصيف
  • التلخيص

خطوات حل المشكلة:

• تحديد المشكلة :
• جمع البيانات والمعلومات المتصلة بالمشكلة
• اقتراح الحلول المؤقتة للمشكلة (بدائل للحلول)
• المفاضلة بين الحلول المؤقتة للمشكلة وأختيار الحل/ الحلول المناسبة
• التخطيط لتفيذ الحل المناسب وتجريبه
• تقييم الحل
• البحث عن الأسباب المحتملة للمشكلة (مرحلة التفكير)
• تحديد الأسباب الفعلية (مرحلة التقدير)
• وضع البدائل الممكنة (مرحلة العصف الذهني)
• تقييم فعالية البدائل
• تنفيذ القرار.. حل المشكلات في الغالب منطق وليس عاطفة..
• المتابعة والتقييم
• التعميم

تجاهل المشكلات وحلها:

• يؤدي إلى تفاقمها
• ظهور مشاكل جديدة أكثر تطوراً وأكثر خطورة
• وجود أزمة وتعني الحالة التي يواجهها متخذ القرار تحدث نتيجة تغير في سير الأحداث والتصرفات يصعب أو يتعذر عليها التعامل معها في الظروف الطبيعية.
• وجود كارثة .. وتعني الحالة المدمرة نتيجة لعدة أزمات حادة

أنواع المشكلات :

• مشكلات أثناء مراحل التخطيط وينتج عنها سوء التخطيط
• مشكلات أثناء مراحل التنظيم وينتج عنها سوء عمليات التنظيم وعدم شمولها ودقتها.
• مشكلات أثناء عمليات القيادة ومشاكل فريق العمل.
• مشكلات أثناء عمليات تنفيذ الأنشطة.
• مشكلات عمليات التنسيق والأتصال والمتابعة
• مشكلات مالية وأزمات سيوله
• مشكلات متفاقمة أو ثابتة او متلاشية
• مشكلات مفاجئة أو متكرره أو جماعية أو حديثة.

كيف يتم أكتشاف المشكلات؟

• المعايشة الفردية للفرد
• المعايشة في الأنشطة والأعمال
• التبليغ بوجود مشكلة
• التقارير
• صناديق الشكاوى والتقارير اللاعقابية

الأساليب المتبعة للتعامل مع المشكلات :

• لاتفعل شيئاً
• معالجة الآثار
• مراقبة الوضع فقط
• معالجة المشكلة
• حل جذور المشكلة ضمان عدم تكرارها

أسباب نشاة المشكلة :

• سوء الفهم والإدراك
• سوء التقدير والتقييم
• سوء الإداءة
• الرغبة في الإبتزاز
• تعارض المصالح
• الإشاعات واليأس
• إستعراض القوة
• الأخطاء البشرية
• تعارض الأهداف

مراحل المشكلة:

• مرحلة البوادر (ظهور الأعراض)
• مرحلة التصعيد (إيجاد المناخ الملائم الذي يشجع على النمو والإستمرار)
• مرحلة الخروج (احتواء الأضرار والحد منها)

خطوات إدارة وحل المشكلة:

• الخطوة الأولى : المواجهة (تحديد المشكلة وأسبابها)
• الخطوة الثانية : جمع وتحليل المعلومات (دراسة المشكلة)
• الخطوة الثالثة : إنتاج الافكار وتوليد بدائل الحلول.
• الخطوة الرابعة : تقييم البدائل وإمكانية التطبيق
• الخطوة الخامسة : إختيار الحلول واتخاذ القرار الفعال
• الخطوة السادسة : التنفيذ
• الخطوة السابعة : المتابعة والتقييم
• الخطوة الثامنة : الخطط البديلة (خطط الطوارئ)

توصيات للتعامل مع صاحب المشكلة :

• التعامل برفق وهدوء مع صاحب المشكلة
• إيجاد الرغبة في الحل هو أساس حل المشكلة
• تذكير صاحب المشكلة بثوابت هامة
• الحرص على الوقوف على حقيقة المشكلة وأسبابها
• ستر العيب لعلاجه وليس للتستر عليه.
• حصر المشكلة في أضيق الحدود والمحافضه التامة على سريتها.
• زيادة التقارب والمعايشة مع صاحب المشكلة
• إختيار أقرب الافراد إلى نفسه للقيام بالنصح والأرشاد.
• إشعاره بحرص فريق العمل عليه وعلى حل مشكلته.
• تهيئة المناخ المحيط به أخوياً وأجتماعياً وبما يتناسب مع حل مشكلة.
• مراعاة التدرج في العلاج
• مراعاة الجانب الأخلاقي في حل المشكلات
• مراعاة العرف والتقاليد وثقافة المجتمع
• الحرص على تحقيق التعارف والتكافل بين الافراد
• الإستعانة بالعلاقات الطيبة مع مراعاة حساسية هذه العلاقات.

نماذج من المشاكل الوظيفية:

• التأخر عن مواعيد العمل
• الغياب الجماعي
• الإتكالية في تنفيذ المهام
• مغادرة موقع العمل بدون اذن أو تنسيق
• عدم الألتزام بخطة وبجدول التوزيع اليومي
• التقييم المبالغ فيه من قبل المشرفين
• سوء التخطيط والتنظيم
• سوء توزيع القوى العاملة أو المهام والمسئوليات

مراحل أتخاذ القرار والعوامل المؤثرة:

• عوامل البيئة الخارجية
• عوامل البيئة الداخلية
• العوامل المتعلقة بمتخذ القرار
• درجة التأكد
• عامل الوقت

معوقات أتخاذ القرار:

• عدم وضوح السياسات والأهداف
• عدم وضوح توفر المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب
• أنشغال المسئولين بالأمور الفرعية
• تنازع الأختصاصات
• عدم تمتع بعض متخذي القرارات بروح المبادرة والأبتكار
• أنشغال بعض الرؤساء والمسئولين بأعمالهم
• التهرب والتقاعس من جانب المسئولين
• تدخل السلطة العليا في إلغاء القرارات
• تحكم الروتين الحكومي المُمل

تقويم الأداء الوظيفي :

• وضع المعايير
• جمع المعلومات
• تصحيح الأداء
• مقارنة الأداء بالمعايير

مصادر تقييم الأداء :

• العملاء / الزملاء / الرئيس المباشر
• التقييم الذاتي / المرؤوسين / تقارير الأداء الشهرية أو السنوية
• تحقيق الأهداف حسب خطة العمل
• الرقابة والتفتيش والفحص والنزول الميداني

وبهذا القدر نكون قد أحطنا الموضوع من كافة جوانبه..تحياتي لكل القراء الأعزاء

تحياتي أعزائي القراء.

فيديو تطوير وتنمية المهارات الإشرافية للمشرفين الجُدد (الحلقة الثالثة والأخيرة).