موقع مقال موقع تواصل اجتماعي يتخذ من المقال وسيلة تعبير وتفاعل، وينتج فيديو عن كل مقال
لقد عرف علماء الإدارة والمختصين في علم اللغة بأن تعريف المهارة المتعارف عليه هو:
القدرة على عمل شئ ما بإتقان، نتيجة للتدريب والتأهيل والممارسة والخبرة المتراكمة في عمل هذا الشئ.. كما أكد الباحثون في مجال تطوير وتنمية المهارات الإشرافية.. بأن المشرف بحاجة ماسه إلى أنواع عديدة ومتنوعة من المهارات منها مهارات عقلية – إجتماعية – لغوية – دراسية – يدوية – فنية – بدنية ومهنية وغيرها من المهارات التي تمثل أسلحة المشرف لإنجاز المهام الموكلة اليه.
ومن هذا المنطلق.. تتصف عملية الإشراف الإداري.. بأنها الوظيفة الإدارية الخاصة بملاحظة جهود الآخرين وتوجيههم لإنجاز العمل بحسب الأهداف المحدده لذلك العمل؛ ووفقاً للخطة الزمنية المحددة والميزانية المعتمدة لذلك العمل.
مفهوم علمية الإشراف:
وقد حُدد مفهوم الإشراف بأنه.. التوجية والرقابة لكل ما يدور في مجال العمل من أنشطة أدارية وفنية وتنفيذية ؛ بغرض تحقيق أكبر قدر من الإنتاجية، وبأقل التكاليف في الموارد البشرية والمادية والفترة الزمنية..حيث تحتاج عملية الإشراف إلى العمليات الإدارية التالية: التخطيط / التنظيم / التوجية / الرقابة.. ولكي نضمن فاعلية تكامل تلك العمليات لابد من إجادة مهارات الأتصال والتنسيق والمتابعة من قبل المشرف.
أهمية عملية الإشراف :
تكمن أهمية عملية الإشراف بأنها ترتبط بتحقيق أهداف الشركة ؛ وببناء الخطط وتحديد البرامج المستقبلية؛ وترتبط بتقويم الأداء للموظفين ؛ وبالتوجيه والرقابة حل المشكلات التي تعترض عمليات التنفيذ للأعمال.
تعريف المشرف :
هناك العديد من التعريفات القديمة والحديثة.. ولكن التعريف الأشمل والمتعارف عليه حديثاً هو أن المشرف هو الشخص الذي:
- يعمل مع مجموعة من الناس
- ينفذ العمل بواسطة الآخرين
- يتحمل مسئوليات العمل الذي يشرف عليه
- لديه صلاحيات وسلطات على الموظفين
- يمثل الإدارة أمام العاملين
- يمثل العاملين أمام الإدارة
- يتحمل مهام رئيسية ومسئوليات كبيرة
- يُكيف فريق العمل على طبيعة المهام ويحفزهم للإنجاز بأقل وقت وكلفة وجهد.
أهداف الإشراف:
- التأكد من سير الأعمال وفقاً للخطة المعتمدة لذلك العمل
- العمل على حل المشكلات التي تعترض فريق العمل خلال عملية التنفيذ
- مساعدة العاملين على إتقان عملهم بأقصى كفاءة ممكنه
- إيجاد التوافق بين جهود العاملين والعمل بروح الفريق الواحد
- تقييم الأنشطة وفقاً لمعايير الأداء.
- أكتشاف الإنحرافات أثناء التنفيذ وفي الوقت المناسب؛ وتعديلها بما يناسب تحقيق الأهداف
- المساعدة في تحقيق التنسيق والتعاون بين الإدارات والأقسام والوحدات على نطاق الشركة
- مساعدة الإدارة العليا على التاكد من أن الأداء في كافة مرافق الشركة يتم وفقاً للخطط والسياسات الخاصة بالشركة.
- التأكد من أن وسائل الإشراف موحدة في كل الوحدات
- تقييم السلوك الفردي بما يتناسب مع السلوك الوظيفي داخل الشركة.
- تزويد المرؤسين بالمعرفة المطلوبة عن واقع أدائهم والمهارات والخبرات التي يحتاجونها لتطوير أداءهم بصورة مستمرة.
- مساعدة الإدارة العليا في عملية التخطيط وأتخاذ القرارات السليمة.
كيف تكون مشرفاً فعالاً؟
- معرفتك لذاتك ( شخصيتك وجوانب القوة والضعف )
- معرفة مرؤسيك (فريق عملك)
- معرفة طبيعة العمل الذي تشرف عليه
- معرفة طبيعة العمل الإشرافي
- معرفة الخطط والبرامج التي يجب عليك تنفيذها
مبادئ الإشراف :
- اعطاء الموظف معلومات عن عمله والجهة التي يعمل بها
- مناقشة مشاكل العمل
- الإشادة بالعمل الجيد
- أستخدام النقد البناء لتحسين ضعف الأداء
- أعطاء المرؤسين فرصة لإظهار كفائتهم في تحمل المسئولية
- عدم التعالي على مرؤسيك
- ضبط النفس وعدم الغضب أو التسرع في إصدار الأحكام
- لاتقطع وعوداً لاتستطيع الوفاء بها
- لاتنسب افكار مرؤسيك لنفسك
- أعترف بأخطائك
- كن مخلص أمين صادق لفريق عملك
- شجع فريق العمل على تطوير أنفسهم ومهاراتهم وقدراتهم
- تعامل مع فريق عملك بمصداقيه وعدل
- تعلم كيفية إصدار الأوامر والتوجيهات
- تعلم كيفية إتخاذ القرارات
- تعلم كيفية تقويم السلوك الوظيفي
فن معالجة الأخطاء :
- اللوم للمخطئ لا يأتي بخير
- كشف الغموض للمخطئ
- إستخدام العبارات اللطيفة
- ضع نفسك موضع المخطئ
- الرفق واللين بالموظفين
- دع الآخرين يتوصلون لفكرتك
- لاتنسى جوانب الصواب
- إحسان الظن والتثبت وعدم التفتيش عن الأخطاء
- إمدح على قليل الصواب
- الكلمة القاسية لها كلمة مرادفة اللطف منها.
مهام وواجبات المشرف:
- إعطاء التوجيهات العامة والتعليمات الواضحة والمحدده واللازمة لأداء العمل.
- المراقبة والإشراف على المرؤسين
- تدريب المرؤسين اثناء العمل
- تكوين علاقة إنسانية مع المرؤسين مبنية على الثقة المتبادلة والفهم المشترك
- قيادة فريق العمل لتحقيق أهداف المنشاة
واجبات المشرف المتعلقة بالعمل:
- تخطيط العمل في الوحدات التي يشرف عليها
- توزيع العمل على فريق العمل بطريقة عادلة
- التنسيق مع الأقسام الأخرى
- التأكد من إنجاز العمل في الوقت المحدد.. وبحسب خطة العمل ووفقاً للمعايير المحدد’
- التأكد من جودة وأمن وسلامة الأداء كماً وكيفاً
- إبتكار طرق وأساليب جديدة لأداء العمل
الواجبات المتعلقة بالمرؤسين:
- تطوير مهارات وقدرات المرؤسين
- تفويض المسؤليات للمرؤسين
- حل المشكلات الناشئة في فريق العمل
- تحفيز فريق العمل وتطوير الأداء وتحسينه بصفة مستمرة
- العناية بشئون فريق عمله من إجازات وترقيات وغيرها
- حفظ النظام أثناء العمل وفق الضوابط السلوكية المعمول بها في المنشأة أو الشركة
- تقييم أداء العاملين بصورة عادلة وحيادية
الواجبات المتعلقة بالرؤساء والزملاء :
- تطبيق السياسات العامة للشركة
- تحمل المسؤولية بالنسبة للعمل في القسم الذي يشرف عليه
- التعاون مع الزملاء في الاقسام الأخرى
- المرونة في تقبل نقل وإحلال المرؤسين
المشرف الفعال:
المشرف الفعال هو من يقوم بتطبيق مبادئ الإدارة والإشراف في عمله اليومي.. ويوجه الموارد المتاحة نحو النجاح؛ وهو الذي يُحسن قيادة فريق عمله نحو تحقيق الأهداف.
سمات المشرف الفعال:
- يجب ان يكون لديه القدرات التالية:
- القدرة على الاتصال الفعال
- القدرة على التخطيط الناجح
- القدرة على التنظيم الدقيق
- القدرة على التوجية السليم
- القدرة على الرقابة الكاملة
- القدرة على اكتشاف المشكلات وحلها
- القدرة على اتخاذ القرارات المناسبة
- القدرة على تنسيق الأعمال ومتابعتها
- القدرة على التقييم والأستنتاج والقياس
مهام المشرف :
- الاتصال
- التخطيط
- التنظيم
- الرقابة والمتابعة
- التوجية
نكتفي بهذا القدر في هذه الحلقة.. وسوف نتناول البقيه في حلقتين قادمتين إنشاء الله تعالى.. تقبلوا خالص تحياتي أعزائي القراء.
فيديو تطوير وتنمية المهارات الإشرافية للمشرفين الجُدد (الحلقة الأولى)
