المحاسبة للمبتدئين الجزء السابع

النقدية والرقابة الداخلية

المحتويات

1- مبادئ الرقابة الداخلية

2- تعريف النقدية

3- إدارة النقدية

4- الرقابة الداخلية على المقبوضات النقدية

4/ 1 المقبوضات النقدية على كاونتر الخزينة

4/ 2 الرقابة الداخلية على المقبوضات النقدية بالبريد

5- الرقابة على المدفوعات النقدية

5/ 1 نظام أذون الصرف

5/ 2 التوثيق والتحقق وتقسيم الأنشطة

5/ 3 صندوق المصروفات النثرية

6- الحساب الجاري بالبنك

7- كشف حساب البنك

8- مذكرة تسوية البنك

9- أنواع الأخطاء في تسجيل النقدية

10- ملحق الجزء السابع: الرقابة على الخصم النقدي

11- مصطلحات

1- مبادئ الرقابة الداخلية Internal control principles

في المشاريع الصغيرة نجد أن صاحب المشروع غالباً يدير ويراقب أنشطة المشروع بنفسه، فيشتري الأصول ويناقش الصفقات ويوقع على الشيكات بنفسه، لذا يستطيع أن يعرف كل شيء عن المشروع من خلال اتصاله الشخصي بأنشطة المشروع، ولكن المُلاك ومجلس الإدارة في الشركات الكبرى يعتمدون على هيكل رقابة داخلية وإجراءات رسمية بدلاً من الاتصال الشخصي بأنشطة المشروع.

قد يعتقد بعض الناس أن الرقابة الداخلية لها هدف وحيد هو حماية أصول وأموال الشركة من الاختلاسات والسرقات، ولا شك أن البضائع والنقدية هما أكثر الأصول عرضة للاختلاس والسرقة، ولكن الرقابة الداخلية لها عدة أهداف أخرى كما يلي:

◘ ضمان دقة التسجيل المحاسبي للحصول على معلومات محاسبية موثوق فيها.

◘ التأكد من الخضوع للوائح الشركة.

◘ إنجاز الخطط الإستراتيجية بنجاح.

◘ إنجاز العمليات وأنشطة الشركة بكفاءة وفعالية.

◘ تقييم أداء الأفراد العاملين.

إن أهم مبادئ الرقابة الداخلية تكون كما يلي:

◄ تحديد المسئولية 

تحديد مهام العمل وتحديد الموظف المسئول عن كل مهمة، فلا يكون أكثر من شخص مسئول عن نفس المهمة، حتى لا يتبادل الأشخاص الاتهامات عند حدوث مشكلة أو عجز أو سرقة، على سبيل المثال صراف الخزينة المصرح له بفتح الخزينة هو فقط الذي سيتعامل مع الخزينة، ولا يسمح بأي شخص آخر بفتح الخزينة.

تقسيم المسئولية  أو العمل (الفصل بين الأنشطة المتعلقة بنفس العملية المالية)

الفصل بين الأنشطة المتعلقة بنفس الصفقة، على سبيل المثال الأنشطة المتعلقة بالشراء أو الأنشطة المتعلقة بالبيع، الأنشطة المتعلقة بالشراء هي طلب الشراء من المورد واستلام البضائع ودفع قيمتها، فلو سمحنا لموظف واحد أن يقوم بكل هذه الأنشطة فإنه قد يتواطأ مع المورد ضد مصلحة الشركة أو قد يضع طلب الشراء مع مورد يكون صديقاً له، لذا الإدارة الطالبة لشراء أشياء معينة لا تقوم بالشراء بنفسها وإنما تحرر طلب توريدات Requisition order ترسله إلى إدارة المشتريات لتقوم بفحصه وإرسال أمر شراء Purchase order إلى المورد الذي يرسل الأشياء المحددة ويرسل الفاتورة إلى إدارة الحسابات، والإدارة التي استلمت الأشياء المحددة تتأكد من مواصفاتها وتحرر مذكرة استلام ترسلها لإدارة الحسابات، وإدارة الحسابات تتحقق من صحة هذه المستندات الأربعة وتطابقها أو تضاهيها مع بعضها البعض وتراجع العمليات الحسابية بها، فإن تأكدت من صحتها فإنها تعتمد إذن الصرف وترسله إلى إدارة المراجعة للاعتماد، وبعد اعتماد إذن الصرف، يقوم اثنان من الموظفين المصرح لهم بالتوقيع على الشيكات بتحرير الشيك والتوقيع عليه.

الأنشطة المتعلقة بالبيع تشتمل على عملية بيع البضائع وتحرير الفاتورة واستلام النقدية وتسليم البضائع أو شحنها، فلو قام موظف واحد بكل هذه الأنشطة فقد يجامل الأصدقاء، أو يشحن البضائع لنفسه.

◄ فصل وظيفة إمساك الدفاتر لتسجيل الأصول عن وظيفة الاحتفاظ بالأصو، ولإنشاء نظام سليم للمحاسبة عن أي أصل، فإن هذا الأصل يجب أن لا يكون في عهدة المحاسب، كما يجب أن لا تكون السجلات المحاسبية في متناول أمين العهدة، وبصفة عامة يجب الفصل بين إمساك الدفاتر المحاسبية والاحتفاظ بالأصول وسلطات الاعتماد.

◄ التوثيق (توثيق الصفقات)  documentation of transactions 

التوثيق هو الاحتفاظ بالمستندات التي تكون دليل على الصفقة، والمستند هو ورقة مكتوبة تثبت أن صفقة معينة أو حدث معين قد وقع، على سبيل المثال الفواتير وأذون الصرف والشيكات والإيصالات هي أمثلة على المستندات، وكذلك شريط آلة تسجيل النقود يعتبر توثيق (مستند) للبيع وللنقود المقبوضة، ومستند الشحن يثبت أن البضائع قد تم شحنها، والتوقيع على المستند يحدد الشخص المسئول عن الصفقة، لذا يجب توثيق الصفقات عند حدوث هذه الصفقات، ومبدأ الترقيم المسبق للمستندات وتسلسل الأرقام المطبوعة على المستند يساعد على منع تسجيل صفقة أكثر من مرة أو إغفال تسجيل صفقة على سبيل المثال كل فواتير البيع يجب أن تكون مسلسلة الأرقام حتى لا يقوم الموظف بتمزيق فاتورة ويختلس قيمتها، وهذه المستندات الأولية source documents  يجب إرسالها إلى إدارة الحسابات بأسرع ما يمكن لتسجيل الصفقات مما يؤدى إلى دقة السجلات المحاسبية والاعتماد عليها.

◄ إمساك سجلات تفصيلية عن الأصول، يساهم في اكتشاف السرقة، ووجود خريطة الحسابات يساهم في تسجيل العمليات في الحسابات الصحيحة.

◄ إدارة سليمة للموارد البشرية (إدارة شئون العاملين)

مثل تدوير العاملين (نقلهم من وظيفة إلى أخرى)  rotating employees duties وتدوير العاملين بساعد على تدريبهم على مهام العمل المختلفة ويساعد أيضاً على اكتشاف الاختلاسات أو الأخطاء التي وقعت في الماضي، ويجب إجبار الموظفين على أخذ أجازات، فمعظم السرقات يتم اكتشافها أثناء غياب الموظف المختلس، لأن استمرار الموظف في نفس الوظيفة يمكنه من إخفاء جريمته.

◄ تأمين موظفي النقدية ضد الاختلاس وخيانة الأمانة bonding of employees وتأمين أصول الشركة ضد الحريق والسرقة والأخطار المختلفة، وتأمين النقدية أثناء نقلها بالطريق.

◄ الرقابة المادية والميكانيكية والالكترونية مثل استخدام آلة تسجيل النقود، واستخدام الخزائن الحديدية والغرف المحصنة لحفظ النقدية والأشياء الثمينة والمستندات الهامة، واستخدام أجهزة الإنذار من السطو واستخدام كاميرات المراقبة، وتسجيل حضور وانصراف الموظفين إلكترونياً.

◄ مراجعة دورية لإجراءات الرقابة الداخلية وللأحداث التي تحدث داخل الشركة، لاكتشاف الثغرات ومحاولة سدها، والتأكد من أن العاملين يلتزمون بتعليمات العمل.

محدودية الرقابة الداخلية

مهما كان نظام الرقابة الداخلية محكماً، فإنه يخضع للعنصر الإنساني مثل الخطأ والإهمال والتعب والتواطؤ، على سبيل المثال تقسيم العمل قد يتم التغلب عليه عن طريق التواطؤ بين أكثر من موظف، والشخص الذي يستلم البضائع قد يهمل في عدها أو ملاحظتها أو قد يكون مُجهداً، وتكلفة الرقابة قد تكون أكبر من المنفعة منها، وتكلفة التأمين قد تكون أكبر من المنفعة منها، وفي المشروعات الصغيرة قد يكون لصاحب المشروع دور فعال يغني عن بعض إجراءات الرقابة مثل تقسيم العمل.

2- تعريف النقدية Cash

النقدية تشتمل على النقود الورقية والمعدنية والحوالات البريدية والشيكات التي استلمتها الشركة سواء المودعة بالبنك أو المودعة بخزينة الشركة والحسابات الجارية بالبنوك (ويطلق عليها ودائع تحت الطلب demand deposits ) وحسابات التوفير تحت الطلب (يمكن سحبها في أي وقت) وشيكات السياح وأي بند يقبله البنك كإيداع في الحساب الجاري للشركة مثل إيصالات البيع ببطاقات الائتمان، والنقدية هي أول بند يظهر في الميزانية العمومية، لأنها أكثر الأصول سيولة، وأسرع وسيلة لسداد الالتزامات وسداد ما يتم شرائه من أصول وخدمات، والسيولة تشير إلى قدرة الشركة على سداد التزاماتها قصيرة أو قريبة الأجل.

◄ مع ملاحظة أن الشيكات المؤجلة Postponed checks لا تعتبر نقدية، والشيكات المرفوضة لا تعتبر نقدية، وأوراق المديونية والأوراق المالية والطوابع لا تعتبر نقدية.

الشيكات المؤجلة Postdated checks هي شيكات مؤرخة بتاريخ لاحق مستقبلي، ومحرر الشيك يفعل ذلك لغرض تأجيل الدفع إلى مستلم الشيك ، ومستلم الشيك يقبل أو يرضى بالشيك المؤجل لأن هذا الشيك يحتوي على تاريخ ثابت مستقبلي، وعندما يحين هذا التاريخ المستقبلي فإنه سيقوم بإيداع الشيك في البنك للتحصيل (( لاحظ أن الشيك لا يكون له إلا تاريخ واحد ولكن هذا التاريخ هو تاريخ مستقبلي في الشيكات المؤجلة)).

ومن وجهة نظر محرر الشيك يجب أن لا يسجل أي قيود في دفتر اليومية تؤدي إلى نقص النقدية حتى يحين تاريخ شيك، ومن وجهة نظر مستلم الشيك يجب أن لا يسجل أي قيود في دفتر اليومية تؤدي إلى زيادة النقدية ونقص في حسابات القبض حتى يحين تاريخ الشيك، بهذا المعنى فإن التاريخ المسجل في الشيك يحدد متى يتم المحاسبة عنه.

◄بعض الشركات يكون لديها عدد من الحسابات الجارية مع عدد من البنوك، لذا فإن حساب النقدية في دفتر الأستاذ العام يكون حساب مراقبة (حساب إجمالي)، يعني كل بنود النقدية تظهر في الميزانية العمومية تحت مسمى واحد فقط هو حساب النقدية، فيتم جمع أرصدة كل الحسابات الجارية ورصيد صندوق المصاريف النثرية ليكون المجموع هو حساب النقدية في الميزانية العمومية.

◄مكافئ النقدية (ما يكافئ النقدية)  cash equivalents

مكافئ النقدية (ما يعادل النقدية) هو استثمارات قصيرة الأجل مرتفعة السيولة، يعني يمكن تحويلها إلى نقدية بسهولة لذا يطلق عليها الاستثمارات السائلة liquid investment يعني استثمارات آمنة ورائجة يمكن بيعها وتحويلها إلى نقود بسهولة أو سيحين تاريخ استحقاقها في خلال ثلاثة شهور من تاريخ حيازتها، والنقدية والاستثمارات السائلة يطلق عليها الأصول السائلة liquid assets على سبيل المثال عندما يكون لدى الشركة نقود زائدة عن الحاجة فإنها تشتري سندات الخزانة قصيرة الأجل أو ورقة تجارية ( سند إذني قصير الأجل تصدرها الشركات المساهمة ) أو تودع النقود في شهادات إيداع تحت الطلب بالبنك للحصول على فوائد، ولأن النقدية وما يكافئ النقدية ينظر إليهما على أنهما نفس الشيء، لذا فإن ما يكافئ النقدية قد يتم جمعه مع رصيد حساب النقدية ليظهر المجموع تحت بند واحد في الميزانية العمومية هو النقدية وما يكافئ النقدية.

◄ النقدية المقيدة (النقدية المخصصة لأغراض معينة) restricted cash  هي النقدية المودعة بالبنك لغرض تسديد دين أو إنشاء مشروع، النقدية المقيدة لا تدخل في تصنيف النقدية لأن النقدية المقيدة لا يمكن استخدامها في أنشطة التشغيل العادية للشركة يعني لا يمكن استخدامها في سداد الالتزامات قريبة الأجل، النقدية المقيدة قد تصنف ضمن الأصول المتداولة إذا كانت ستستخدم في خلال سنة، وبخلاف ذلك تصنف ضمن الأصول الغير متداولة.

◄ حدود التسهيلات الائتمانية أو الحد الأقصى للائتمان

قد ترتب الشركة مع البنوك التي تتعامل معها ما يسمى حدود التسهيلات الائتمانية، أو الحد الأقصى للائتمان lines of credit / credit line والحد الأقصى للائتمان يعني أن البنك يوافق مقدماً على تسليف الشركة أي مبلغ حتى الحد الأقصى المذكور في عقد التسهيلات الائتمانية، والشركة تستطيع أن تقترض بموجب عقد التسهيلات الائتمانية في أي وقت تشاء عن طريق تحرير شيكات على الحساب الجاري بالبنك ،، وبمجرد أن تقترض من الحد الأقصى للائتمان فإن الالتزام على الشركة يتم تسجيله بالمبلغ المقترض فعلاً، ولكن الجزء الغير مستخدم ((الجزء الغير مقترض فعلاً)) من حساب الحد الأقصى للائتمان لا يتم تسجيله إطلاقاً في دفاتر الشركة، لأنه لا يعتبر أصل ولا يعتبر التزام ، ولكن يجب الإفصاح عنه كملحوظة ضمن الإيضاحات المرفقة بالميزانية العمومية على سبيل المثال كما يلي:

“حساب الحد الأقصى للائتمان بلغ مليون جنيه ولكنه لم يستخدم”

والميزة من حساب الحد الأقصى للائتمان إنه يزيد من يسر الشركة أو سيولتها.

3- إدارة النقدية cash management

إدارة النقدية تعني أن الشركة يجب أن تخطط للمقبوضات النقدية والمدفوعات النقدية، حتى تستطيع أن تسدد التزاماتها المستقبلية وتحافظ على سيولتها وتحقق أعلى عائد من استثمار النقدية، مع الاحتفاظ بأقل مستوى من النقدية داخل الشركة لأنها عرضة للسرقة والاختلاس ولأن النقدية العاطلة لا تدر عائد، وموازنة النقدية cash budget هي تقدير للتدفقات النقدية الداخلة وللتدفقات النقدية الخارجة لمعرفة ما إذا كانت الشركة لديها نقدية كافية لإدارة وتشغيل عملياتها، التدفقات النقدية الداخلة مثل تحصيل حسابات القبض والمبيعات النقدية، التدفقات النقدية الخارجة مثل دفع المصروفات وتسديد الالتزامات وحسابات الدفع، كما يجب استثمار النقدية العاطلة لتحقيق عائد منها، واتخاذ كافة الإجراءات اللازمة للرقابة الداخلية على النقدية.

4- الرقابة الداخلية على المقبوضات النقدية

Internal control over the cash receipts

النقدية تتدفق إلى الشركة من مصادر عديدة مثل المبيعات النقدية وتحصيل حسابات القبض من العملاء وتحصيل إيرادات الفوائد و إيرادات الإيجار والأرباح الموزعة من  الاستثمارات والمتحصلات النقدية من بيع الأصول الثابتة والحصول على القروض واستثمارات أصحاب الشركة الخ، ولأن النقدية هي أكثر الأصول إغراء و عرضة للسرقة، لذا يجب تشديد الرقابة الداخلية على عمليات المقبوضات النقدية Cash receipts transactions للتأكد من دقة إيداع النقدية في الحساب الجاري ودقة تسجيلها، ونعرض فيما يلي إجراءات الرقابة على المقبوضات النقدية على كاونتر الخزينة وعلى النقدية الواردة بالبريد بشركات البيع بالتجزئة.

4/1 المقبوضات النقدية على كاونتر الخزينة

 Over-the-counter receipts

الرقابة على المقبوضات النقدية على كاونتر الخزينة بمحلات التجزئة تتركز في  آلة تسجيل النقود Cash register حيث إنها تحقق إلى درجة كبيرة الرقابة على الصراف المستلم للنقدية، ويجب وضع آلة تسجيل النقود في مكان بحيث يستطيع العميل أن يقرأ ما يسجله الصراف، فعندما يقوم الصراف بتسجيل مبلغ المبيعات النقدية على آلة تسجيل النقدية، فإن المبلغ الذي سجله يكون ظاهر على الشاشة أمام العميل، ويستلم العميل إيصال من آلة تسجيل النقود Cash register receipt slip بالبنود التي اشتراها وما دفعه والمتبقي له، كما أن شريط الآلة يكون مغلق عليه داخل الآلة حيث يحتوى هذا الشريط على عد وتجميع كافة العمليات، وفي نهاية اليوم يقوم الصراف بعد النقدية ويسجلها في كشف جرد النقدية (عدها) ويسلم النقدية والكشف إلى رئيس الصرافين، ويوقع على الكشف رئيس الصرافين والصراف، ورئيس الصرافين يعامل مثل معاملة الصرافين فلا يسمح له أو لهم بالوصول إلى شريط الآلة المغلق عليه لأن كل منهم تكون في عهدته النقدية.

لذا يقوم مسئول آخر بنزع الشريط من آلة تسجيل النقود ويسجل المقبوضات النقدية عن اليوم في سجل المقبوضات النقدية، ومجموع المبالغ التي سلمها الصرافين إلى رئيس الصرافين يجب أن يساوي مجموع المبالغ المسجلة على شرائط آلات تسجيل النقود، كما يمكن مراقبة المقبوضات النقدية عن طريق ربط آلة تسجيل النقود مباشرة بالكمبيوتر ،، فيسجل الكمبيوتر العمليات عندما تحدث، وفي جميع الحالات فإن رئيس الصرافين والصرافين لا يسمح لهم بنزع شريط آلة تسجيل النقود أو التسجيل في السجلات المحاسبية.

◄ في بعض الأحيان فإن مجموع المبالغ التي سلمها الصراف لا يساوي مجموع المبالغ المسجلة على شريط آلة تسجيل النقود، فقد يوجد فرق بسيط في حدود خمسة جنيهات مثلاً لسبباً ما مثل الفكة (باقي النقود الصغيرة)، لذا هذا الفرق يجب تسجيله في حساب عجز وزيادة النقدية (ويطلق عليه أيضاً حساب زيادة وعجز النقدية) cash short and over account / cash over and short account وهو حساب من حسابات قائمة الدخل قد يكون له رصيد مدين وقد يكون له رصيد دائن حسب الأحوال.

لنفترض أن مجموع المبالغ التي سلمها الصراف كانت تساوي 1005 جنيه ومجموع المبالغ المسجلة على شريط آلة تسجيل النقود كانت تساوي 1000 جنيه فإن القيد بدفتر اليومية العامة يكون كما يلي:

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشــــــرح التاريخ

 

1005               حـ/ النقدية  
    5             حـ/ عجز وزيادة النقدية    
    1000             حـ/ المبيعات    

◄ تحليل العملية (أثرها على المعادلة المحاسبية):

          OE + L = A
          5+       1005+
          1000+        

لنفترض أن مجموع المبالغ التي سلمها الصراف كانت تساوي 995 جنيه ومجموع المبالغ المسجلة على شريط آلة تسجيل النقود كانت تساوي 1000 جنيه فإن القيد بدفتر اليومية العامة يكون كما يلي:

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشــــــرح التاريخ

 

995               حـ/ النقدية  
5                 حـ/ عجز وزيادة النقدية    
    1000             حـ/ المبيعات    
                               

◄ تحليل العملية (أثرها على المعادلة المحاسبية):

          OE + L = A
          5       995+
          1000+        
                   
                   

4/2 الرقابة الداخلية على المقبوضات النقدية بالبريد

Internal control over the mail receipts

المتحصلات النقدية بالبريد تنتج عن المبيعات الآجلة، حيث تقوم الشركة باستلام الشيكات الواردة (المستلمة) checks received والحوالات البريدية money order يومياً من العملاء عن طريق البريد، وقد يكون مرفقاً بها إشعار سداد remittance advice يبين الغرض من الشيك، وإشعار السداد قد يكون مستقلاً أو جزء من الشيك، أو جزء من الفاتورة يمكن نزعه بواسطة العميل وإعادة إرساله إلى الشركة، ويقوم بفتح البريد اثنان من الموظفين ويقوما بختم الشيكات بختم “للإيداع فقط” for deposit only لمنع صرف الشيك للاستعمال الشخصي، ثم يقومان بإعداد كشف من ثلاثة نسخ بالشيكات الواردة تبين اسم محرر الشيك ومبلغه والغرض منه، النسخة الأولى ترسل إلى الحسابات للتسجيل في الدفاتر المحاسبية، والنسخة الثانية يحتفظ بها من قام بفتح البريد، والنسخة الثالثة من كشف الشيكات الواردة مرفقاً بها الشيكات الواردة وإشعارات السداد ترسل إلى مدير الخزينة (رئيس الصرافين) ليضيفهـا إلى المقبوضات النقدية عندما يقوم بإعداد ملخص النقدية  Cash summary ومن واقع ملخص النقدية يقوم مدير الخزينة بإعداد حافظة الإيداع بالحساب الجاري في نهاية اليوم ،، ويرسل مدير الخزينة نسخة من ملخص النقدية وحافظة الإيداع إلى إدارة الحسابات.

5- الرقابة على المدفوعات النقدية

الرقابة على صرف النقدية تكون في غاية الأهمية لأن أغلبية الاختلاسات أو السرقات تكون نتيجة دفع فواتير مفبركة (مزورة)، ونعرض فيما يلي أربعة إجراءات لتحقيق الرقابة الداخلية على المدفوعات النقدية.

(1) كل المدفوعات النقدية يجب أن تكون بشيكات (فيما عدا المصاريف النثرية) ويوقع على الشيكات اثنان من الموظفين المصرح لهم بالتوقيع على الشيكات.

(2) تطبيق نظام أذون الصرف للرقابة الداخلية على النقدية.

(3) التوثيق والتحقق، وتقسيم الأنشطة المتعلقة بعملية الشراء.

(4) صندوق المصاريف النثرية.

5/1 نظام أذون الصرف

 Voucher system

إن الغرض من نظام أذون الصرف هو إحكام الرقابة الداخلية على كافة أنواع المدفوعات باستثناء المصاريف النثرية، فبموجب هذا النظام لا يتم دفع أي مبلغ إلا من خلال إصدار شيك، ولا يتم إصدار أي شيك إلا من خلال إذن صرف Voucher معتمد ومصدق عليه من أكثر من مسئول بالشركة يكون مصرح له باعتماد أذون الصرف، على سبيل المثال إدارة الحسابات وإدارة المراجعة، ولا يتم التصديق على أذون الصرف إلا إذا كان مرفقاً بها المستندات المبررة للصرف، ولا شك أن نظام أذون الصرف يتحكم إلي أقصى درجة في الرقابة الداخلية على المصروفات وصحة الالتزام المترتب على هذه المصروفات، من خلال فحص المستندات المرفقة بإذن الصرف وفصل المهام، فإذن الصرف هو تصريح بالدفع وتقوم الإدارة المختصة بتغذية إذن الصرف بالمعلومات اللازمة عن الالتزام المطلوب سداده من واقع المستندات المؤيدة له والتي ترفق به، وفاتورة المورد  تحتوى على معظم هذه المعلومات، ويذكر بإذن الصرف كافة التفاصيل عن المبلغ المراد سداده مثل رقم الفاتورة ومبلغها واسم المستفيد ونوع العملية (شراء بضائع مثلا) وتاريخ استحقاق إذن الصرف.

◄ وأذون الصرف تكون مسلسلة ومسبقة الترقيم حتى يمكن تتبعها بمستنداتها المرفقة معها.

◄ وبعد اعتماد أذون الصرف والتصديق عليها يتم حفظها في ملف أو مجلد أذون الصرف غير المدفوعة طبقاً لتواريخ استحقاقها حتى إذا حان هذا التاريخ ( أو قبله بأيام ) يتم إصدار الشيك وتفي الشركة بالتزاماتها وتحصل على خصم تعجيل السداد، فإذا حان تاريخ الاستحقاق، تقوم إدارة الخزينة بتحرير الشيك ويوقع عليه اثنين من المسئولين بالشركة يكون مصرح لهما بالتوقيع على الشيكات، وعندئذ يتم كتابة رقم الشيك وتاريخه على إذن الصرف.

◄ ثم بعد تحرير الشيك يتم تسجيل إذن الصرف في سجل الشيكات، ويتم ختم إذن الصرف بختم مدفوع “paid ويتم حفظ أذون الصرف في هذه المرة بكافة مستنداتها في مجلد آخر (كلاسير آخر) طبقاً لأرقامها المسلسلة حتى يمكن الرجوع إليها، هذا النظام يبدأ بالتصريح بدفع مصروف أو التزام  وينتهي بإصدار الشيك اللازم للوفاء بالالتزام الذي تحملته الشركة وإذن الصرف هو استمارة بالتصريح بدفع مصروف أو التزام.

2\5 التوثيق والتحقق وتقسيم الأنشطة المتعلقة بعملية الشراء

يجب الفصل بين الأنشطة المتعلقة بنفس الصفقة، على سبيل المثال الأنشطة المتعلقة بالشراء، الأنشطة المتعلقة بالشراء هي طلب الشراء من المورد واستلام البضائع ودفع قيمتها، فلو سمحنا لموظف واحد أن يقوم بكل هذه الأنشطة فإنه قد يتواطأ مع المورد ضد مصلحة الشركة أو قد يضع طلب الشراء مع مورد يكون صديقاً له أو يفبرك فواتير مع المورد، لذا الإدارة الطالبة لشراء أشياء معينة لا تقوم بالشراء بنفسها وإنما تحرر طلب شراء  Requisition order / Purchase Requisition  من نسختين، وطلب الشراء هو مستند يحتوي على كميات وأنواع المهمات والأدوات والبضائع المطلوبة والإدارة الطالبة ترسل طلب شراء من نسختين  إلى إدارة المشتريات لتقوم بفحصه وإرسال أمر شراء Purchase order إلى المورد، وأمر الشراء هو مستند يحتوي على كميات وأنواع المهمات والأدوات والبضائع المطلوبة وأسعارها ويتم تحريره من عدة نسخ، حيث يتم إرسال نسخة إلى المورد ونسخة إلى إدارة الحسابات مع نسخة من طلب الشراء، ونسخة للإدارة الطالبة، ونسخة لإدارة الاستلام، وتحتفظ إدارة المشتريات بنسخة.

وعندما يستلم المورد أمر الشراء يرسل البضائع والفاتورة إلى الشركة، وإدارة الاستلام التي استلمت الأشياء المحددة بأمر الشراء تتأكد من مواصفاتها وكمياتها وتحرر مذكرة استلام من عدة نسخ  لترسل نسخة إلى إدارة الحسابات ونسخة إلى إدارة المشتريات ونسخة إلى الإدارة الطالبة وتحتفظ بنسخة، والفاتورة تستلمها إدارة الحسابات لتتحقق من صحة هذه المستندات الأربعة وتطابقها أو تضاهيها  مع بعضها البعض ((طلب الشراء، أمر الشراء، مذكرة الاستلام والفاتورة))، فإن تأكدت من صحتها فإنها تعتمد إذن الصرف voucher وترسله بكافة مستنداته إلى إدارة المراجعة للتحقق والاعتماد، وبعد اعتماد إذن الصرف يتم تحرير الشيك، وتسجيله في دفتر يومية المدفوعات وإذا كانت كل المدفوعات بشيكات فإن دفتر يومية المدفوعات يطلق عليه دفتر الشيكات، والشيكات يجب تسجيلها مرقمة ومسلسلة بترتيب أرقامها.

◄ إن تسجيل المشتريات في الدفاتر المحاسبية يبدأ عندما يتم اعتماد الفاتورة، وليس عندما تصل الفاتورة إلى الشركة.

التوثيق (توثيق الصفقات)  documentation of transactions  هو الاحتفاظ بالمستندات التي تكون دليل على العملية المالية.

التحقق verification هو وظيفة المراجع الذي يُراجع مستندات وحسابات الشركة للتأكد من سلامتها ودقتها، فالتحقق هو فحص ومراجعة الحسابات والمستندات، وقد يقوم بها المحاسب نفسه للتأكد من صحة السجلات والمستندات والحسابات ومصداقيتها، والغرض من إجراءات الرقابة الداخلية هو التأكد من الامتثال للقوانين واللوائح.

3\5 صندوق المصروفات النثرية (صندوق النقدية الصغيرة)

 Petty cash fund

أحسن نظام للرقابة الداخلية على المدفوعات النقدية هو الدفع عن طريق الشيكات، ولكن قد يكون غير عملياً دفع المبالغ الصغيرة عن طريق إصدار شيكات، النقدية الصغيرة (المبلغ الصغير) petty cash هي مبلغ صغير من النقود لدفع مصاريف صغيرة مثل شراء طوابع البريد والدمغة وأدوات النظافة ومصاريف الانتقال الداخلية ومصاريف الضيافة والتصليحات الصغيرة الخ، وهذه المصروفات النثرية (الصغيرة) لا يتم دفعها بشيك، وإنما يتم دفعها في صورة نقود، وهذه المصروفات لها طبيعة متكررة مما يستلزم فصلها عن حساب النقدية لتخفيف العبء عليه (كثرة التسجيل به) وعلى دفتر يومية المدفوعات، ويكون فصل المصاريف النثرية عن حساب النقدية بإنشاء صندوق المصروفات النثرية (صندوق النقدية الصغيرة) ليدفع هذه المصاريف الصغيرة بدلاً من دفعها بشيكات، وأحسن طريقة للرقابة الداخلية على صندوق المصروفات النثرية وإدارته (تشغيله) يطلق عليها نظام السُـلفة المستديمة imprest system ونظام السُـلفة المستديمة يمر بثلاثة خطوات هي إنشاء الصندوق بمبلغ ثابت، والدفع من الصندوق، وإعادة ملء الصندوق.

(1) إنشاء صندوق المصروفات النثرية

لنفترض أن إدارة الشركة قررت في أول يناير 2019 ترك مبلغ مائة جنيه إلى أمين صندوق المصروفات النثرية وذلك بتحرير شيك، لذا فإن أمين الصندوق سوف يذهب إلي البنك ويصرف الشيك نقداً ويضع هذه النقود في صندوق أو درج مكتبه ويكون قيد إنشاء الصندوق بدفتر اليومية العامة كما يلي:

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشــــــرح التاريخ

 

100               حـ/ صندوق المصروفات النثرية    1/1
    100             حـ/ النقدية    
                إنشاء صندوق المصروفات النثرية    
                   

◄ تحليل العملية (أثرها على المعادلة المحاسبية):

          OE + L = A
                  100+
                  100
                 

 (2) الدفع من الصندوق  

أمين الصندوق له سلطة الصرف من الصندوق في حدود السياسة التي رسمتها الشركة، ويوقع الشخص الذي استلم النقدية من أمين الصندوق على إيصال صرف النثرية petty cash voucher  وكذلك يوقع أمين الصندوق، وتكون إيصالات صرف النثرية ذات أرقام مسلسلة، ويرفق بها إن أمكن مستند الصرف مثل تذكرة الانتقال أو الفاتورة، ويتم الجرد المفاجئ على الصندوق من شخص آخر محايد، ويقوم  أمين الصندوق بتسجيل المصروفات النثرية التي يصرفها في دفتر بياني أو تحليلي يُسمى دفتر المصاريف النثرية petty cash book  ويقوم بتجميعه في نهاية كل فترة (شهرياً) أو عندما ينخفض رصيد الصندوق ليطلب استعاضة.

(3) إعادة ملء الصندوق (إعادة الدفع للصندوق)

باستمرار الصرف من الصندوق فإن النقود بالصندوق  تقل وتتناقص، لنفترض أن أمين الصندوق قام بتجميع دفتر المصروفات النثرية في نهاية شهر يناير 2019 فوجد أنه صرف 25 جنيه على الأدوات المكتبية ومبلغ 15 جنيه على مصروفات الانتقال ومبلغ 20 جنيه على التصليحات ومبلغ 20 جنيه على بنود متنوعة فيكون مجموع المصروفات النثرية 80 جنيه فيكون المتبقي من النقود بالصندوق 20 جنيه، فيطلب استعاضة  Reimbursement بهذا المبلغ، يعني يطلب من الشركة أن ترد إليه بشيك هذا المبلغ الذي صرفة، فيقدم كشف بالمدفوعات التي دفعها مرفقاً به إيصالات الصرف إلى مدير الخزينة الذي يتحقق من صحة وسلامة الصرف فيعتمد طلب الاستعاضة ويختم على إيصالات الصرف بختم “مدفوع” حتى لا يتم تقديمها إليه مرة أخرى للصرف، ويأمر بإصدار شيك الاستعاضة، وبإصدار الشيك وصرفه من البنك يتم إعادة النقود في الصندوق إلى رصيدها الأصلي (100 جنيه) فيتم تسجيل قيد الاستعاضة  بدفتر اليومية العامة كما يلي:

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشــــــرح التاريخ

 

25               حـ/ مصروف مهمات وأدوات   31/1
15               حـ/  مصروف انتقال    
20               حـ/  تصليحات صغيرة    
20               حـ/مصاريف متنوعة    
    80             حـ/ النقدية    
                إعادة ملئ الصندوق (قيد الاستعاضة)    

◄ تحليل العملية (أثرها على المعادلة المحاسبية):

          OE + L = A
          25       80
          15        
          20        
          20        

ويستطيع الآن أمين الصندوق أن يذهب إلى البنك ليصرف شيك بمبلغ 80 جنيه ليستكمل الصندوق إلي مائة جنيه، ويتم ترحيل قيد اليومية العامة المذكور أعلاه إلي الحسابات الخاصة به بدفتر الأستاذ العام.

لاحظ أن حساب صندوق المصروفات النثرية petty cash account يظل ثابتاً ولا يتأثر بقيد الاستعاضة، ولا يتغير في الدفاتر رغماً من تناقص النقود به، لأن حساب صندوق المصروفات النثرية يتم جعله مديناً مرة واحدة فقط عند إنشائه (تأسيسه) أو إذا أرادت الشركة رفع مستوى المبلغ الثابت الذي به من مائة جنيه إلى مائتين جنيه مثلاً، ويجب إجراء قيد الاستعاضة في نهاية كل فترة محاسبية حتى يتم تسجيل المصاريف في الفترة المحاسبية المتعلقة بها.

وفي المثال السابق افترضنا أن أمين الصندوق صرف 80 جنيه على بنود المصروفات المذكورة أعلاه بقيد اليومية، ولذلك فإن المتبقي بالصندوق 20 جنيه، ولكن عند إعادة ملء الصندوق يجب الاعتراف بالعجز أو بالزيادة في النقدية، العجز أو الزيادة في النقدية يحدث عندما تكون النقود المتبقية في  صندوق المصروفات النثرية مضافاً إليها إيصالات صرف المبالغ النثرية لا يساوي المبلغ الثابت المقرر في صندوق المصروفات النثرية (مائة جنيه) على سبيل المثال لنفترض أن النقود المتبقية في  صندوق المصروفات النثرية هي 18 جنيه بدلا من 20 جنيه، هذا يدل على أن هناك 2 جنيه عجز في صندوق المصروفات النثرية لذا يجب تسجيل مبلغ 2 جنيه عجز (نقص في النقود)  بجعل هذا المبلغ مدين في حساب العجز و الزيادة بالنقدية، لذا فإن طلب الاستعاضة  يجب أن يكون بمبلغ 82 جنيه، ويكون شيك الاستعاضة بمبلغ 82 جنيه، والرصيد المدين في حساب العجز والزيادة بالنقدية يتم التبليغ به في قائمة الدخل تحت مسمى مصاريف متنوعة.

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشــــــرح التاريخ

 

25               حـ/ مصروف مهمات وأدوات   31/1
15               حـ/  مصروف انتقال    
20               حـ/  تصليحات صغيرة    
20               حـ/مصاريف متنوعة    
2               حـ/العجز والزيادة بالنقدية    
    82             حـ/ النقدية    
                إعادة ملئ الصندوق (قيد الاستعاضة)    
                   

◄ تحليل العملية (أثرها على المعادلة المحاسبية):

          OE + L = A
          25       82
          15        
          20        
          20        
          2        

◄ ومن الناحية الأخرى لنفترض أن النقود المتبقية في  صندوق المصروفات النثرية هي 22 جنيه بدلا من 20 جنيه يعني هناك 2 جنيه زيادة في صندوق المصروفات النثرية، لذا فإن طلب الاستعاضة يجب أن يكون بمبلغ 78 جنيه ويجب تسجيل مبلغ 2 جنيه كزيادة في النقدية بجعل هذا المبلغ دائن في حساب العجز و الزيادة  بالنقدية  Cash short and over account، والرصيد الدائن في حساب العجز والزيادة بالنقدية يتم التبليغ به في قائمة الدخل تحت مسمى إيرادات متنوعة، حساب العجز والزيادة بالنقدية يتم إقفاله في حساب ملخص الدخل في نهاية السنة المحاسبية.

6- الحساب الجاري بالبنك

current accoun / Bank account/

checking account / or Bank checking account

الحساب الجاري هو حساب تفتحه الشركة (أو الفرد) لدى البنك وتستطيع من خلاله أن تقوم بإيداع ما تشاء من نقدية أو شيكات استلمتها (شيكات واردة)  checks received وتسحب منه ما تشاء عن طريق الشيكات الصادرة منها التي حررتها لصالح الغيرchecks issued ( checks written ) والبنك هو المودع لديه depository وصاحب الحساب الجاري Bank account holder هو المودع depositor.

إن تعامل الشركات في النقدية من خلال البنك يحقق إلى درجة كبيرة الرقابة على النقدية، لأن الشركة تسجل في دفاترها النقدية المقبوضة والنقدية المدفوعة (بشيكات)، في نفس الوقت الذي يقوم فيه البنك بتسجيلها في دفاتره ،، ويرسل البنك غالباً كل شهر كشف حساب البنك إلى الشركة المودعة، كشف حساب البنك يبين تفاصيل الشيكات الصادرة التي قام البنك بصرفها من الحساب الجاري للشركة، ويبين كل بنود الإيداعات بالحساب الجاري للشركة التي تمت خلال الشهر ورصيد الحساب الجاري في أول الشهر وفي نهاية الشهر، مع ملاحظة أن النقدية المودعة بالبنك يتم تسجيلها في دفاتر الشركة المودعة على أنها أصول بينما يتم تسجيلها في دفاتر البنك على أنها التزامات على البنك المودع لديه.

◄ وعند فتح الحساب الجاري ترسل الشركة المودعة إلى البنك نماذج توقيعات لمن لهم حق التوقيع على الشيكات حتى يتحقق البنك من صحة التوقيعات على الشيكات التي يقوم بصرفها، وبعد فتح الحساب الجاري، فإن البنك سوف يعطي الشركة المودعة دفتر شيكات ذات أرقام مسلسلة، وعندما تقوم الشركة المودعة بإيداع مبالغ في الحساب الجاري فإن هذا الإيداع يجب إثباته بمستند إيداع هو حافظة الإيداع deposit slip / deposit ticket  من نسختين، النسخة الأصلية يأخذها البنك والصورة يأخذها موظف الشركة الذي قام بالإيداع بعد أن يقوم البنك بختمها، ويجب أن يكون هذا الموظف مصرح له بالإيداع، حافظة الإيداع هي حافظة تبين تاريخ الإيداع والبنود التي تم إيداعها مثل النقود الورقية والنقود المعدنية والشيكات الواردة التي تم إيداعها للإضافة إلى الحساب الجاري.

◄ وعندما تقوم الشركة بالصرف من الحساب الجاري فإنها تحرر شيك من دفتر الشيكات، وتحرير الشيك يجب أن يكون مدعم بمستندات الصرف
(مثل إذن الصرف) التي تحتفظ بها الشركة لمعرفة أسباب الصرف، وتحتفظ الشركة بكعب الشيك عندما تـُسلم الشيك إلى المستفيد (المدفوع له) وكعب الشيك Check stub هو جزء متصل بالشيك عن طريق تخريم طولي بينه وبين الشيك ويحتوى على ملخص بيانات عن الشيك حيث يُسلم الشيك إلى المستفيد وتحتفظ الشركة بكعب الشيك، وأحياناً يكون الشيك الصادر متصل به ما يسمى إشعار سداد remittance advice عن طريق تخريم عرضي بينهما، ويقوم المستفيد بنزع إشعار السداد قبل صرف الشيك ،، إشعار السداد يبين الغرض من الشيك، على سبيل المثال سداداً للفاتورة رقم 121 بمبلغ 2000 جنيه.

7- كشف حساب البنك  bank statement

bank statement of account

كشف حساب البنك هو كشف حساب statement of account يصدره البنك غالباً في نهاية كل شهر ليشرح فيه العمليات التي تم تسجيلها في الحساب الجاري لعميله أثناء الشهر ورصيد الحساب الجاري في آخر الشهر، ويرسل البنك كشف حساب البنك لعميله (الشركة المودعة) في نهاية كل شهر، لذا كشف حساب البنك يشتمل على البنود التالية:

◄ رصيد الحساب الجاري في كشف حساب البنك عن الشهر الماضي (في آخر الشهر الماضي) Balance last statement / or previous balance وهو نفسه رصيد الحساب الجاري في أول الشهر الحالي.

◄ الشيكات المدفوعة والبنود المدينة الأخرى checks and debits  التي تؤدي إلى نقص رصيد الحساب الجاري، الشيكات المدفوعة هي الشيكات التي حررها العميل (صاحب الحساب الجاري) لصالح الغير وقام البنك بصرفها (بدفعها) من الحساب الجاري، الشيكات المدفوعة يتم تسجيلها في كشف الحساب في ترتيب رقمي حسب أرقامها، والشيكات المدفوعة يطلق عليها أحياناً الشيكات الملغية cancelled checks، فبعد دفع الشيك يختم عليه البنك بختم مدفوع ، والبنود المدينة الأخرى (الخصومات الأخرى) هي بنود خصمها البنك من الحساب الجاري أثناء الشهر، على سبيل المثال مصاريف طباعة دفاتر الشيكات ورسوم الخدمة Service charge (SC) والشيكات بدون رصيد كافي Non sufficient funds checks (NSF) وهي شيكات واردة استلمتها الشركة المودعة وأودعتها في حسابها الجاري ضمن حافظة إيداع للإضافة إلى حسابها الجاري، ولكن عندما قدمها بنكها إلى البنك المسحوب عليه، رفض البنك المسحوب عليه صرفها لعدم وجود رصيد كافي ورجعها إلى بنكها بعد أن كتب عليها تأشيرة NSF ثم قام بنكها بترجيعها إليها بعد أن خصم مبلغها من حسابها الجاري، والبنك يفرض رسوم الخدمة إذا قل الحساب الجاري عن مبلغ معين أثناء الشهر.

وبعض البنوك ترفق مع كشف الحساب إشعارات مدينة debit memo /DM لتشرح البنود المدينة الأخرى (الخصومات الأخرى) المسجلة بكشف الحساب وسجلها البنك في الحساب الجاري للشركة المودعة، ويتم الإشارة في كشف الحساب بالحرفين  DM للدلالة على وجود إشعار مدين مرفق مع كشف الحساب.

◄ الإيداعات والبنود الدائنة الأخرىDeposits and credits التي تؤدي إلى زيادة رصيد الحساب الجاري، الإيداعات هي الإيداعات التي قامت الشركة بإيداعها في الحساب الجاري أثناء الشهر، والبنود الدائنة الأخرى (الإضافات الأخرى) هي بنود أضافها البنك إلى الحساب الجاري أثناء الشهر، على سبيل المثال تحصيل البنك لأوراق القبض والفوائد المكتسبة على أوراق القبض بالنيابة عن الشركة المودعة (صاحبة الحساب الجاري) وعلى سبيل المثال ودائع غير روتينية يعني ودائع لم تقوم الشركة المودعة بإيداعها ولكن تم إيداعها بواسطة طرف ثالث في الحساب الجاري للشركة بالبنك، فالبنك قد يستلم تحويلات نقدية من طرف ثالث ويضيفها على الحساب الجاري للشركة، وعلى سبيل المثال فوائد دائنة على الحساب الجاري يمنحها البنك للشركة.

وبعض البنوك ترفق مع كشف الحساب إشعارات دائنة credit memo لتشرح البنود الدائنة الأخرى (الإضافات الأخرى) المسجلة بكشف الحساب وسجلها البنك في الحساب الجاري للشركة المودعة.

بعض الإشعارات الدائنة أو المدينة قد يرسلها البنك أثناء الشهر قبل إرسال كشف حساب البنك ولكن البنك يقوم بإثباتها (تسجيلها) في كشف حساب البنك، على سبيل المثال إشعار دائن بتحصيل أوراق القبض، ويتم الإشارة في كشف الحساب بالحرفين  CM للدلالة على وجود إشعار دائن مرفق مع كشف الحساب.

◄ رصيد الحساب الجاري في آخر الشهر المثبت بكشف الحساب الحالي Balance this statement /or current balance  ونعرض فيما يلي نموذج لكشف حساب البنك.

اسم البنك وعنوانه
كشف حساب التاريخ 30 ابريل 2019
اسم الشركة المودعة وعنوانها
balance
7940 Balance last statement►
  Deposits and credits▼ checks and debits▼
    debits Check no, Date
8940  1000     4-5
8140   800 55551 4-11
10085  1950CM 5DM   4-17
10345  260     4-21
12345  2000     4-22
11745   600 55552 4-23
10345   1400 55553 4-24
9475   870 NSF 4-25
9465   10DM   4-30
9500  35 int   4-30
شرح الرموز ▼
int  /  interest CM  / Credit memo
SC /   Service charge DM /  Debit memo
EC /  error correction DD  /    Direct deposit
NSF /  Not sufficient funds checks OD / overdraft
  ملخص الأنشطة (العمليات)▼
7940 Balance last statement ►
5245 Total credits
3685 Total debits
9500 Balance this statement
   
   

8- مذكرة تسوية البنك

أو مذكرة توفيق رصيد البنك (مع رصيد الشركة)

Bank reconciliation statement

في نهاية كل شهر يرسل البنك كشف حساب statement of account إلى الشركة المودعة يطلق عليه كشف حساب البنك bank statement of account، وكشف حساب البنك يبين رصيد أول الشهر للحساب الجاري (وهو رصيد آخر الشهر السابق في كشف حساب البنك السابق)، و يبين كل العمليات التي أثرت على هذا الرصيد أثناء الشهر فيبين تفاصيل الشيكات التي قام البنك بصرفها من الحساب الجاري للشركة، ويبين كل بنود الإيداعات بالحساب الجاري للشركة التي تمت خلال الشهر ورصيد الحساب الجاري في نهاية الشهر، وعندما يستلم محاسب الشركة كشف حساب البنك يجب أن يقارن رصيد كشف حساب البنك برصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة.

◄ رصيد كشف حساب البنك balance per bank /bank balance يشير إلى رصيد الحساب الجاري في آخر الشهر بكشف حساب البنك،

ورصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة أو رصيد حساب النقدية بدفاتر الشركة balance per book /balance per company (or book balance) يشير إلى رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة في آخر الشهر أو يشير إلى رصيد حساب النقدية بدفاتر الشركة في آخر الشهر.

◄ الشركة الكبرى قد يكون لديها عشرات الحسابات الجارية لدى بنوك مختلفة، لذا حساب النقدية يعتبر حساب مراقبة (حساب إجمالي) للحسابات الجارية، لذا عند إعداد مذكرة تسوية البنك فإن التوفيق يكون بين رصيد كشف حساب البنك ورصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة.

◄ ولكن بعض الشركات لا يوجد لديها إلا حساب جاري واحد وتقوم بإيداع كل المقبوضات النقدية في حسابها الجاري بالبنك، وتدفع كل المدفوعات النقدية بشيكات (فيما عدا المصاريف النثرية التي يتم دفعها من صندوق المصاريف النثرية)، لذا تستخدم كشف حساب البنك في الرقابة على دقة وصحة حساب النقدية، لذا عند إعداد مذكرة تسوية البنك فإن التوفيق يكون بين رصيد كشف حساب البنك ورصيد حساب النقدية بدفاتر الشركة.

◄ ورصيد كشف حساب البنك balance per bank لا يتوافق (لا يتساوى) أبداً مع رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة balance per book  لأن هناك عمليات سجلتها الشركة في دفاترها ولم يسجلها البنك، وهناك عمليات سجلها البنك في دفاتره ولم تسجلها الشركة، لذلك يجب اتخاذ إجراء لتحقيق الرقابة الداخلية على النقدية بالشركة، وذلك بإثبات أن رصيد كشف حساب البنك يتوافق مع رصيد الحساب الجاري في الدفاتر المحاسبية بالشركة، ويتم ذلك عن طريق عمل مذكرة تسوية البنك (مذكرة التوفيق بين الرصيدين) وهي مذكرة تشرح أسباب الاختلاف بين الرصيدين، فتحدد البنود التي خلقت الفرق بين رصيد كشف حساب البنك ورصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة ، وهذه الفروق يطلق عليها بنود التوفيق (بنود التسوية) لأنها توفق بين الرصيدين، ويجب أن يقوم بإعداد هذه المذكرة شخص ليس له صلة بمداولة النقدية حتى تتحقق الرقابة الداخلية.

وفيما يلي الخطوات اللازمة لإعداد مذكرة تسوية البنك:

◄(1) إن عملية التوفيق بين الرصيدين تبدأ بإعداد مذكرة تسوية البنك وهي جدول يقوم محاسب الشركة المودعة (صاحبة الحساب الجاري) بإعداده لغرض تحديد رصيد الحساب الجاري الفعلي، وهذا الجدول قد يتخذ شكل أفقي أو شكل رأسي، فإذا اتخذ الجدول شكل أفقي فإننا نضع رصيد كشف حساب البنك في الجانب اليمين من الجدول حيث إننا نبدأ دائماً برصيد كشف حساب البنك، ونضع رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة في الجانب الشمال (اليسار) من الجدول.

وإذا اتخذ الجدول شكل رأسي فإننا نضع رصيد كشف حساب البنك في القمة (أعلى الجدول) حيث إننا نبدأ دائماً برصيد كشف حساب البنك، ونضع رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة في منتصف الجدول إلى أسفل.

◄(2) أضف إلى رصيد كشف حساب البنك الإيداعات في الطريق deposits in transit.

محاسب الشركة يقارن الإيداعات المسجلة في دفاتر الشركة بالإيداعات المسجلة في كشف حساب البنك، وأي إيداعات تكون مسجلة في دفاتر الشركة ولا تظهر بكشف حساب البنك يطلق عليها الإيداعات في الطريق deposits in transit على سبيل المثال تخيل إنك قمت بإيداع شيك بمبلغ 500 جنيه في آخر يوم من شهر يناير بعد الظهر وبذلك يكون معك دليل على إيداع هذا الشيك وتعلم به فتسجله في دفاترك، ولكن كشف حساب البنك الذي يصلك في نهاية شهر يناير لا يظهر فيه هذا الإيداع، لأن البنك لم يَلحق تسجيل هذا الإيداع في دفاتره إلا في اليوم التالي بعد أن أرسل إليك كشف حساب البنك، فيطلق على هذا الإيداع مصطلح إيداع في الطريق، مما يؤدي إلى أن رصيد كشف حساب البنك يكون أقل من رصيد الحساب الجاري المسجل بدفاترك، لذا يجب عليك إضافة الإيداعات في الطريق إلى رصيد كشف حساب البنك لتصل إلى الرصيد الصحيح  فيتساوى (يتوافق) رصيد كشف حساب البنك مع رصيد الحساب الجاري بدفاترك، لذا الإيداعات في الطريق يجب إضافتها إلى رصيد كشف حساب البنك في مذكرة التوفيق، والشيء العادي هو أن الإيداعات في الطريق تحدث غالباً في نهاية الشهر، لذا فإن أي إيداعات حدثت في أول الشهر أو منتصف الشهر ولا تظهر في كشف حساب البنك يجب التحري عنها لأنها تثير القلق.

◄(3) اطرح من رصيد كشف حساب البنك الشيكات الغير مدفوعة outstanding checks.

الشيكات المدفوعة في كشف حساب البنك تكون مسلسلة الترتيب حسب أرقامها فإن لم تكن مسلسلة الترتيب يجب ترتيبها، لمقارنتها بالشيكات التي أصدرتها الشركة وسجلتها في دفاترها خلال الشهر، وأي شيك أصدرته الشركة ولا يظهر بكشف حساب البنك (لم يتم دفعه بواسطة البنك) يطلق عليه الشيكات الغير مدفوعة، الشيكات الغير مدفوعة هي الشيكات الصادرة التي حررتها الشركة وسجلتها في دفاترها ولكنها لم تظهر في كشف حساب البنك لعدم قيام المستفيدين بتقديمها للبنك حتى تاريخ إعداد كشف حساب البنك، لذا الشيكات الغير مدفوعة (المُعلقة) يجب طرحها من رصيد كشف حساب البنك في مذكرة التوفيق، ثم احسب رصيد كشف حساب البنك بعد تعديله (بعد الإضافة إليه والطرح منه).

◄(4) أضف إلى رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة البنود الدائنة الأخرى (أو الإشعارات الدائنة) التي تظهر بكشف حساب البنك ولا تكون مسجلة في دفاتر الشركة.

البنك قد يقوم بإضافة مبالغ إلى الحساب الجاري للشركة المودعة، ولكن الشركة المودعة لا تعلم بها ولا تسجلها في دفاترها إلا بعد فترة عندما يصلها كشف حساب البنك، لذا تظهر هذه المبالغ المضافة في كشف حساب البنك ولا تكون مسجلة في دفاتر الشركة، على سبيل المثال البنك قد ييقوم بتحصيل أوراق القبض والفوائد عن أوراق القبض بالنيابة عن الشركة المودعة ويضيفها إلى حسابها الجاري، ويمنح الشركة المودعة فوائد على حسابها الجاري  ويضيفها على حسابها الجاري، وهذه المبالغ التي سجلها البنك في دفاتره وفي كشف الحساب دون أن تدري بها الشركة المودعة سوف تكتشفها عندما يصلها كشف حساب البنك ،، والإيداع التلقائي automatic deposit يحدث عندما يتلقى الحساب الجاري للشركة تحويلات أو إيداعات من عملائها أو عندما يقوم البنك بتحصيل أوراق القبض بالنيابة عن الشركة.

وبعض البنوك ترفق مع كشف الحساب إشعارات دائنة credit memo لتشرح البنود الدائنة الأخرى (الإضافات الأخرى) المسجلة بكشف الحساب وسجلها البنك في الحساب الجاري للشركة المودعة.

◄(5) اطرح من رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة البنود المدينة الأخرى (أو الإشعارات المدينة) التي تظهر بكشف حساب البنك ولا تكون مسجلة في دفاتر الشركة.

مثل رسوم خدمات البنك ورسوم تحصيل أوراق القبض والشيكات بدون رصيد كافي NSF، والبنك يخصم كل شهر مبلغ من الحساب الجاري للعميل في مقابل الخدمات التي يقدمها للعميل ويطلق على هذا المبلغ مصطلح رسوم خدمات البنك SC لذا البنود المدينة الأخرى (أو الإشعارات المدينة) يجب طرحها من رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة في مذكرة التسوية.

الشيك بدون رصيد كافي Non sufficient funds checks (NSF) ويطلق عليه أحياناً الشيك المرتد هو شيك صادر من عميل الشركة إلى الشركة، وقد أودعته الشركة في الحساب الجاري ببنكها للإضافة إلى الحساب الجاري كجزء من إجمالي الإيداع depositلذا يكون البنك قد أضافه بقيد دائن في حساب الشركة وأرسله إلى بنك عميل الشركة للتحصيل، ولكن هذا الشيك ارتد مرفوضاً من بنك عميل الشركة إلى بنك الشركة لعدم وجود رصيد كافي في الحساب الجاري لعميل الشركة، لذا فإن بنك الشركة يطرح مبلغ هذا الشيك من الحساب الجاري للشركة وذلك بتسجيل مدين في حسابها الجاري، فإذا كان البنك قد طرح الشيك المرتد bounced cheque من كشف حساب البنك ولكن الشركة لم تطرحه من رصيدها الدفتري لذا يجب عليها طرحه في مذكرة تسوية البنك، مع تسجيل قيد يومية يجعل حساب القبض من هذا العميل مدين وحساب النقدية دائن بمبلغ هذا الشيك، يعني نحول مبلغ الشيك المرتد من حساب النقدية إلى حسابات القبض ،، لأن هذا الشيك أصبح غير قابل للتحصيل.

وبعض البنوك ترفق  مع كشف الحساب إشعارات مدينة debit memo لتشرح البنود المدينة الأخرى (الخصومات الأخرى) المسجلة بكشف الحساب وسجلها البنك في الحساب الجاري للشركة المودعة

البنود المدينة الأخرى (أو الإشعارات المدينة) تسجلها الشركة بقيد دائن في حساب النقدية (تطرحها من النقدية)، البنود الدائنة الأخرى (أو الإشعارات الدائنة) تسجلها الشركة بقيد مدين في حساب النقدية (تضيفها إلى النقدية)، لأن النقدية المودعة بالبنك يتم تسجيلها في دفاتر الشركة المودعة على أنها أصول، بينما يتم تسجيلها في دفاتر البنك على أنها التزامات على البنك المودع لديه.

(6) صحح في مذكرة التوفيق أي خطأ وقع من الشركة أو من البنك، وأي خطأ من جانب البنك يجب أن تقوم الشركة بتبليغ البنك به، ولكن الخطأ من جانب البنك يكون نادراً، والخطأ يتم تصحيحه في المكان الذي وقع فيه الخطأ، فإذا كان الخطأ في دفاتر الشركة يتم تصحيحه في دفاتر الشركة، وإذا كان الخطأ في دفاتر البنك يتم تصحيحه في دفاتر البنك، وكل الأخطاء التي وقعت فيها الشركة المودعة هي بنود توفيق reconciling items في تعديل رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة في مذكرة التسوية، وكل الأخطاء التي وقع فيها البنك هي بنود توفيق في تعديل رصيد كشف حساب البنك في مذكرة التسوية.

◄(7) بعد القيام بكل الخطوات السابقة، تأكد من أن رصيد كشف حساب البنك بعد تعديله يتفق مع (يتساوى مع) رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة بعد تعديله، وبذلك يكون قد تم التوفيق بين الرصيدين، وتم التوصل إلى رصيد الحساب الجاري الفعلي.

◄(8) بعد الانتهاء من إعداد مذكرة تسوية البنك، والتوفيق بين الرصيدين في مذكرة التسوية، يسأل محاسب الشركة نفسه هل يستلزم الأمر إجراء قيود تسوية بالدفاتر المحاسبية للشركة ؟! كل بنود التوفيق التي تعدل من رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة، تحتاج إلى قيود تسوية في دفاتر الشركة المودعة لتعديل رصيد حساب النقدية في دفاتر الشركة، ولكن كل بنود التوفيق التي تعدل من رصيد كشف حساب البنك، لا تحتاج إلى قيود تسوية في دفاتر الشركة المودعة.

مثـــــــــــال:

في آخر شهر ابريل 2019 ورد كشف حساب البنك عن شهر إبريل إلي الشركة وكان رصيده  9500 جنيه في آخر شهر ابريل بينما كان رصيد النقدية بدفاتر الشركة يساوي 9000 جنيه، وبالبحث أتضح ما يلي:

إيداع في الطريق أرسلته الشركة إلى البنك قيمته ألف جنيه ولم يظهر في كشف حساب البنك.

شيك صادر حررته الشركة لصالح الغير قيمته 500 جنيه ولم يظهر في كشف حساب البنك.

مرفق إشعار دائن مع كشف حساب البنك يشرح أن ورقة قبض قيمتها 1900 جنيه قد تم تحصيلها لحساب الشركة، وأن الشركة تستحق فوائد على الورقة قدرها 50 جنيه حصلها وأضافها البنك إلى رصيد حسابها الجاري، ومرفق إشعار مدين يشرح أنه تم خصم مبلغ خمسة جنيهات مصاريف تحصيل ورقة القبض.

فوائد مكتسبة للشركة على رصيد حسابها الجاري قدرها 35 جنيه مسجلة بكشف حساب البنك.

مرفق إشعار مدين مع كشف الحساب يفيد أن البنك قد خصم من حساب الشركة مبلغ عشرة جنيهات رسوم الخدمة.

رجع البنك شيك بمبلغ 870 جنيه مع كشف الحساب كانت الشركة قد أرسلته للبنك ضمن حافظة إيداع للإضافة إلى الحساب الجاري، وعندما قدمه بنكها إلى بنك محرر الشيك كان رصيد الحساب الجاري لمحرر الشيك غير كافي.

إيداع عن المبيعات النقدية 260 جنيه في يوم 21 ابريل ظهر في كشف حساب البنك بقيمته الصحيحة، وتم تسجيله في دفتر يومية المقبوضات النقدية بالخطأ 360 جنيه.

والشركة تقوم بإيداع كل المقبوضات النقدية بحافظة إيداع في حسابها الجاري بالبنك، وتدفع كل المدفوعات النقدية بشيكات (فيما عدا المصاريف النثرية التي يتم دفعها من صندوق المصاريف النثرية)، لذا تستخدم كشف حساب البنك في الرقابة على دقة وصحة حساب النقدية.

المطلوب:

إعداد مذكرة تسوية البنك.

تسجيل قيود اليومية بدفاتر الشركة المودعة.

الحل:

نقوم بإعداد مذكرة تسوية البنك، فنبدأ عملية التوفيق برصيد كشف حساب البنك فنضيف إليه الإيداع في الطريق ونطرح منه الشيك الغير مدفوع للتوصل إلى الرصيد الصحيح ثم ننتقل إلى رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة فنضيف إليه بنود التوفيق اللازمة، مع ملاحظة أن أي إضافات أو خصومات إلى رصيد النقدية بدفاتر الشركة يجب تسجيل قيود يومية بها.

مذكرة تسوية البنك (الشكل الرأسي)  Bank reconciliation

رصيد كشف حساب البنك في 30 ابريل balance per bank 9500
يضاف إيداع في الطريق 1000
يطرح شيك غير مدفوع (500)
رصيد حساب البنك المعدل  adjusted bank balance◄◄◄ 10000
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــ ــــــــــــ
رصيد حساب النقدية بدفاتر الشركة  balance per book 9000
يضاف أوراق قبض حصلها البنك 1900
يضاف فوائد على أوراق القبض حصلها البنك 50
يضاف فوائد مكتسبة للشركة على رصيد حسابها 35
1985
يطرح رسوم خدمات البنك  (10)
يطرح مصاريف تحصيل ورقة القبض (5)
يطرح شيك بدون رصيد كافي NSF (870)
يطرح خطأ بالزيادة (100)
 (985)
رصيد حساب النقدية بدفاتر الشركة  بعد تعديله ◄◄◄ 10000
 

مذكرة تسوية البنك (الشكل الأفقي)  Bank reconciliation

رصيد كشف حساب البنك 9500 رصيد حساب النقدية بدفاتر الشركة   9000
يضاف إيداع في الطريق 1000 يضاف أوراق قبض حصلها البنك 1900
يطرح شيك غير مدفوع (500) يضاف فوائد على أوراق القبض حصلها البنك 50
رصيد حساب البنك المعدل 10000 يضاف فوائد مكتسبة للشركة على رصيد حسابها 35
    يطرح رسوم خدمات البنك  (10)
    يطرح مصاريف تحصيل ورقة القبض (5)
    يطرح شيك بدون رصيد كافي NSF (870)
    يطرح خطأ بالزيادة (100)
    رصيد حساب النقدية بدفاتر الشركة  بعد تعديله 10000
         

القيود المحاسبية في دفاتر الشركة المترتبة على مذكرة تسوية البنك:

أي إضافات أو خصومات إلى رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة ((رصيد حساب النقدية بدفاتر الشركة)) يجب تسجيل قيود يومية بها، مع ملاحظة أن كل قيد يجب أن يؤثر على حساب النقدية بجعلها مدينة أو دائنة حسب الأحوال، ولكن أي إضافات أو خصومات إلى رصيد كشف حساب البنك في مذكرة تسوية البنك لا يجب تسجيل قيود يومية بها في دفاتر الشركة، أما دفاتر البنك فسوف يتم تصحيح رصيدها تلقائياً بمرور الوقت على سبيل المثال عندما يستلم البنك الإيداعات في الطريق فسوف يسجلها في دفاتره من تلقاء نفسه، وعندما يستلم الشيك الغير مدفوع فسوف يسجله في دفاتره من تلقاء نفسه وفيما يلي القيود المحاسبية بدفتر اليومية العامة للشركة.

تسجيل تحصيل ورقة القبض وفوائدها ورسوم التحصيل بدفـتر اليوميـة العامة:

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشــــــــــــرح التاريخ

 

1945               حـ/ النقدية  
5               حـ/ مصاريف متنوعة misc. expense  
    1900             حـ/ أوراق القبض                          
    50             حـ/  إيراد الفوائد    
                               

◄ تحليل العملية (أثرها على المعادلة المحاسبية):

          OE + L = A
          5       1945+
          50+       1900
                   

تسجيل فوائد منحها البنك للشركة على رصيد حسابها الجاري:

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشـــــــــــــــرح التاريخ

 

35           حـ/ النقدية  
    35         حـ/  إيراد الفوائد    
            فوائد مكتسبة للشركة على رصيد حسابها الجاري    

◄ تحليل العملية (أثرها على المعادلة المحاسبية):

          OE + L = A
          35+       35+
                   

◄ تسجيل مصروف رسوم البنك:

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشـــــــرح التاريخ

 

10                 حـ/ مصاريف متنوعة  
      10               حـ/ النقدية    
                               

◄ تحليل العملية (أثرها على المعادلة المحاسبية):

          OE + L = A
          10       10
                   

◄ تسجيل شيك بدون رصيد كافي NSF وتحويل مبلغه إلى حسابات القبض:

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشــــــــرح التاريخ

 

870                 حسابات القبض                        
      870               حـ/ النقدية    
                  شيك مرتجع بدون رصيد كافي NSF    
                       

◄ تحليل العملية (أثرها على المعادلة المحاسبية):

          OE + L = A
                  870+
                  870

ملحوظة: إذا كان البنك قد فرض رسوم خدمة على الشيك المرتجع فإننا نضيفها إلى قيد اليومية المذكور أعلاه.

◄ تسجيل تصحيح خطأ في سجلات الشركة:

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشــــــــــرح التاريخ

 

100           حـ/ المبيعات  
    100           حـ/ النقدية    
            تصحيح خطأ في سجلات الشركة    
                 

◄ تحليل العملية (أثرها على المعادلة المحاسبية):

          OE + L = A
          100       100
                   
                   

9- أنواع الأخطاء في تسجيل النقدية بدفاتر الشركة

الأخطاء الشائعة في تسجيل النقدية بدفاتر الشركة المودعة تتمثل في أن الشركة تسجل الشيك في الدفاتر المحاسبية بمبلغ يختلف عن المبلغ الفعلي المكتوب على الشيك، على سبيل المثال شيك صادر من الشركة بمبلغ صحيح هو 37 جنيه ودفعه البنك بالمبلغ الصحيح، ولكن الشركة سجلته بالخطأ في دفتر يومية المدفوعات بمبلغ 73 جنيه.

الأخطاء في تسجيل النقدية بدفاتر الشركة المودعة قد تكون خطأ في تسجيل المقبوضات النقدية أو تكون خطأ تسجيل في المدفوعات النقدية، وبافتراض أن البنك قد قام بتسجيل المبالغ صحيحة لذا الخطأ يكون بدفاتر الشركة المودعة، وعند إعداد مذكرة تسوية البنك يجب تصحيح الخطأ بتعديل رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة طبقاً للقواعد التالية:

(1) خطأ بالزيادة في تسجيل المقبوضات النقدية، على سبيل المثال الشركة استلمت شيك بمبلغ 79 جنيه وسجلته في دفتر يومية المقبوضات النقدية 97 جنيه، لذا يوجد فرق 18 جنيه يؤدي إلى زيادة في حساب النقدية، لذا هذا الفرق يجب طرحه من رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة في مذكرة تسوية البنك.

(2) خطأ بالنقص في تسجيل المقبوضات النقدية، على سبيل المثال الشركة استلمت شيك بمبلغ 300 جنيه وسجلته في دفتر يومية المقبوضات النقدية 30 جنيه، لذا يوجد فرق 270 جنيه يؤدي إلى نقص في حساب النقدية، لذا هذا الفرق يجب إضافته إلى رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة في مذكرة تسوية البنك.

(3) خطأ بالزيادة في تسجيل المدفوعات النقدية، على سبيل المثال الشركة أصدرت شيك بمبلغ 37 جنيه وسجلته في دفتر يومية المدفوعات النقدية 73 جنيه، لذا يوجد فرق 36 جنيه يؤدي إلى نقص في حساب النقدية، لذا هذا الفرق يجب إضافته إلى رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة في مذكرة تسوية البنك.

(4) خطأ بالنقص في تسجيل المدفوعات النقدية، على سبيل المثال الشركة أصدرت شيك بمبلغ 94 جنيه وسجلته في دفتر يومية المدفوعات النقدية 49 جنيه ،، لذا يوجد فرق 45 جنيه يؤدي إلى زيادة في حساب النقدية، لذا هذا الفرق يجب طرحه من رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة في مذكرة تسوية البنك.

◄كل من المبيعات النقدية وتحصيل النقدية من العملاء (الشيكات الواردة من العملاء) ودفتر يومية المقبوضات النقدية يشير إلى استلام أو قبض نقدية.

◄كل من المشتريات النقدية ودفع النقدية للموردين (الشيكات الصادرة للموردين)  ودفتر يومية المدفوعات النقدية يشير إلى دفع نقدية.

مثـــــــــــال:

في آخر شهر ديسمبر 2018 ورد كشف حساب البنك عن شهر ديسمبر إلي الشركة وكان رصيده  10248 جنيه في آخر شهر ديسمبر، بينما كان  رصيد النقدية بدفاتر الشركة يساوي 10005 جنيه، وبالبحث أتضح ما يلي:

(1) الشركة استلمت شيك من العميل سليمان بمبلغ 79 جنيه وسجلته في دفتر يومية المقبوضات النقدية 97 جنيه.

(2) الشركة استلمت شيك من العميل عادل بمبلغ 300 جنيه وسجلته في دفتر يومية المقبوضات النقدية 30 جنيه.

(3) الشركة أصدرت شيك للمورد فتحي بمبلغ 37 جنيه وسجلته في دفتر يومية المدفوعات النقدية 73 جنيه.

(4) الشركة أصدرت شيك للمورد عباس بمبلغ 94 جنيه وسجلته في دفتر يومية المدفوعات النقدية 49 جنيه.

المطلوب:

إعداد مذكرة تسوية البنك.

تسجيل قيود التسوية.

الحل:

         
رصيد كشف حساب البنك 10248 رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة   10005
    يطرح فرق الخطأ رقم (1) (18)
    يضاف فرق الخطأ رقم (2) 270
    يضاف فرق الخطأ رقم (3) 36
    يطرح فرق الخطأ رقم (4) (45)
    رصيد الحساب الجاري بدفاتر الشركة  بعد تعديله 10248
         

◄ تسجيل تصحيح خطأ في سجلات الشركة:

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشــــــــــرح التاريخ

 

18            حسابات القبض – سليمان  
    18           حـ/ النقدية    
            تصحيح خطأ في سجلات الشركة    
                 

◄ تسجيل تصحيح خطأ في سجلات الشركة:

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشــــــــــرح التاريخ

 

270           حـ/ النقدية  
    270            حسابات القبض – عادل    
            تصحيح خطأ في سجلات الشركة    
                 

◄تسجيل تصحيح خطأ في سجلات الشركة:

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشــــــــــرح التاريخ

 

36           حـ/ النقدية  
    36            حسابات الدفع – فتحي    
            تصحيح خطأ في سجلات الشركة    
                 

◄ تسجيل تصحيح خطأ في سجلات الشركة:

مدين

  دائن

الإشارة

أسماء الحسابات والشــــــــــرح التاريخ

 

45            حسابات الدفع – عباس  
    45           حـ/ النقدية    
            تصحيح خطأ في سجلات الشركة    
                 
                 

10- ملحق الجزء السابع: الرقابة على الخصم النقدي

control of cash discount

في الجزء الرابع درسنا طريقة السعر الإجمالي gross price method (gross method) في تسجيل المشتريات، وأضفنا ملحق في نهاية الجزء الرابع بطريقة السعر الصافي net price method (net method) في تسجيل المشتريات، وعرفنا أن الشركة تحصل على خصم نقدي (خصم مشتريات) على سعر الفاتورة إذا سددت قيمة الفاتورة في خلال فترة الخصم، ولكن قد يحدث أن الشركة لا تسدد قيمة الفاتورة في خلال فترة الخصم، فتسددها بعد فوات فترة الخصم، لذا يتم حرمانها من خصم المشتريات purchases discount  وخصم المشتريات الذي تم حرمان الشركة منه يطلق عليه الخصم المفقود discount lost الخصم المفقود ينبه الإدارة العليا عن ضياع فرصة الحصول عن الخصم ومعرفة الأسباب لاتخاذ الإجراءات المناسبة فقد يكون السبب هو السهو أو الإهمال من الموظف المسئول أو أن الشروط غير مرغوب فيها.

◄ طريقة السعر الإجمالي في تسجيل المشتريات لا تبين الخصم المفقود في أي حساب من حسابات الشركة ولا في قائمة الدخل بينما طريقة السعر الصافي في تسجيل المشتريات تبين الخصم المفقود ويتم تسجيله في حـ/ مصروف الخصم المفقود وهو حساب من حسابات قائمة الدخل، وفيما يلي مقارنة قيود اليومية في طريقة السعر الإجمالي بقيود اليومية في طريقة السعر الصافي.

مقارنة طريقة السعر الإجمالي بطريقة السعر الصافي

لتسجيل المشتريات في نظام الجرد الدوري

في 5 سبتمبر اشترت الشركة بضائع على الحساب بمبلغ 5000 جنيه ،، وخصم نقدي 2% لو تم السداد خلال 10 أيام من تاريخ الفاتورة، فإن لم يتم السداد في خلال فترة الخصم فإن سعر الفاتورة يكون واجب الأداء في خلال 30 يوماً من تاريخ الفاتورة.

المطلوب تسجيل المشتريات في دفتر اليومية العامة، ثم تسجيل السداد لو تم السداد خلال فترة الخصم، ثم تسجيل السداد لو تم السداد بعد فترة الخصم، مرة باستخدام طريقة السعر الإجمالي ومرة طريقة السعر الصافي وافتراض أن الشركة تطبق نظام الجرد الدوري.

(1) تسجيل قيد المشتريات:

طريقة السعر الإجمالي▼         طريقة السعر الصافي▼
مدين دائن   أسمـــاء الحسابــات         مدين دائن   أسماء الحسابات
5000     حـ/ المشتريات         4900     حـ/ المشتريات
  5000     حسابات الدفع           4900     حسابات الدفع
                         

◄◄ لو تم السداد خلال فترة الخصم (حتى15 سبتمبر)

طريقة السعر الإجمالي         طريقة السعر الصافي
مدين دائن   أسمـــاء الحسابــات         مدين دائن   أسماء الحسابات
5000     حسابات الدفع         4900     حسابات الدفع
  4900     حـ/النقدية           4900     حـ/النقدية
  100     حـ/ خصم مشتريات                
                         

◄◄ لو لم يتم السداد حتى آخر يوم في الخصم 15 سبتمبر

طريقة السعر الإجمالي         طريقة السعر الصافي
مدين دائن   أسمـــاء الحسابــات         مدين دائن   أسماء الحسابات
      لا يوجد قيد         100     حـ/ الخصم المفقود
                    100     حسابات الدفع
                         

◄◄ عندما يتم السداد في 5 أكتوبر

طريقة السعر الإجمالي         طريقة السعر الصافي
مدين دائن   أسمـــاء الحسابــات         مدين دائن   أسماء الحسابات
5000     حسابات الدفع         5000     حسابات الدفع
  5000     حـ/النقدية           5000     حـ/النقدية
                         

مقارنة طريقة السعر الإجمالي بطريقة السعر الصافي

لتسجيل المشتريات في نظام الجرد المستمر

في 5 سبتمبر اشترت الشركة بضائع على الحساب بمبلغ 5000 جنيه، وخصم نقدي 2% لو تم السداد خلال 10 أيام من تاريخ الفاتورة، فإن لم يتم السداد في خلال فترة الخصم فإن سعر الفاتورة يكون واجب الأداء في خلال 30 يوماً من تاريخ الفاتورة.

المطلوب تسجيل المشتريات في دفتر اليومية العامة، ثم تسجيل السداد لو تم السداد خلال فترة الخصم، ثم تسجيل السداد لو تم السداد بعد فترة الخصم، مرة باستخدام طريقة السعر الإجمالي ومرة طريقة السعر الصافي وافتراض أن الشركة تطبق نظام الجرد المستمر.

(1) تسجيل قيد المشتريات

طريقة السعر الإجمالي         طريقة السعر الصافي
مدين دائن   أسمـــاء الحسابــات         مدين دائن   أسماء الحسابات
5000     حـ/ مخزون البضائع         4900     حـ/ مخزون البضائع
  5000     حسابات الدفع           4900     حسابات الدفع
                         

◄◄ لو تم السداد خلال فترة الخصم (حتى15 سبتمبر)

طريقة السعر الإجمالي         طريقة السعر الصافي
مدين دائن   أسمـــاء الحسابــات         مدين دائن   أسماء الحسابات
5000     حسابات الدفع         4900     حسابات الدفع
  4900     حـ/النقدية           4900     حـ/النقدية
  100     حـ/ مخزون البضائع                
                         

◄◄ لو لم يتم السداد حتى آخر يوم في الخصم 15 سبتمبر

طريقة السعر الإجمالي         طريقة السعر الصافي
مدين دائن   أسمـــاء الحسابــات         مدين دائن   أسماء الحسابات
      لا يوجد قيد         100     حـ/ الخصم المفقود
                    100     حسابات الدفع
                         

◄◄ عندما يتم السداد في 5 أكتوبر

طريقة السعر الإجمالي         طريقة السعر الصافي
مدين دائن   أسمـــاء الحسابــات         مدين دائن   أسماء الحسابات
5000     حسابات الدفع         5000     حسابات الدفع
  5000     حـ/النقدية           5000     حـ/النقدية
                         

ملحوظة:

◄في الجزء الرابع كنا نسجل الخصم المفقود في تاريخ سداد الفاتورة، فإذا تم إعداد القوائم بعد فقدان الخصم وقبل سداد الفاتورة، لذا يجب إجراء قيد تسوية للاعتراف بالخصم المفقود الغير مسجل في الفترة التي تم فقده فيها، وفي هذا الجزء سجلنا الخصم المفقود في تاريخ فقدان الخصم لذا لا نحتاج إلى قيد تسوية في نهاية الفترة المحاسبية.

11- مصطلحات

الشيك check /cheque

الشيك هو أمر مكتوب للبنك من طرف يطلق عليه الساحب أو محرر الشيك drawer / maker of the check ليدفع البنك مبلغ محدد من النقود لطرف يطلق عليه المستفيد (المدفوع له) payee والبنك هو الدافع payer أو المسحوب عليه الشيك، ومحرر الشيك هو المودع أو صاحب الحساب الجاري (( والشيك له تاريخ واحد فقط)).

والشيكات في دفتر الشيكات تكون مسلسلة الأرقام، وبعض الشيكات يلحق بها إشعار سداد remittance advice لتخبر المستفيد لماذا محرر الشيك دفع مبلغ الشيك، ولكن قبل أن يقوم المستفيد بصرف الشيك من البنك أو قبل أن يقوم بإيداعه في البنك يجب أن ينزع إشعار السداد من الشيك.

الشيك المصدق عليه (الشيك المقبول الدفع) certified check

هو شيك شخصي (عادي) standard personal cheque  يحرره صاحب الحساب الجاري، ويكون مسحوب على حسابه الجاري بالبنك، ولكن البنك يتحقق من صحة التوقيع على الشيك ومن وجود رصيد كافي لدفع الشيك، ثم يجنب مبلغ الشيك من الحساب الجاري حتى يتمكن من دفعه للمستفيد، ويشهد البنك بصحة التوقيع وبوجود رصيد كافي ثم يختم على الشيك ويوقع عليه.

الشيك المصرفي cashier’s check / cashier’s cheque

هو شيك يحرره البنك نفسه وموقع عليه من البنك نفسه ويكون مسحوب على أموال البنك نفسه، في مقابل أن يخصم مبلغ الشيك من الحساب الجاري للشخص الذي طلب إصدار الشيك المصرفي، أو يقوم الشخص الذي طلب إصدار الشيك المصرفي بدفع مبلغ الشيك إلى البنك، ويتم تحديد المستفيد في الشيك المصرفي وتحديد العميل الذي تم خصم مبلغ الشيك من حسابه، والبنك يسلم الشيك المصرفي إلى عميله الذي دفع مقابله وليس إلى المستفيد، ويستخدم الشيك المصرفي في حالة الصفقات الكبرى، فالمشتري يخشى أن يحمل النقود، والبائع يخشى أن يكون الشيك بدون رصيد كافي.

إن أياً من الشيك المقبول الدفع أو الشيك المصرفي هو شيك رسمي official cheque  يكون مضمون الدفع لوجود رصيد كافي.

الشيك المسطر Crossed Cheque

الشيك المسطر يستخدم في حالات معينة على سبيل المثال عندما يكون الشيك بتاريخ مستقبلي أو لمنع الغش، وهو عبارة عن شيك عادي ولكن يوجد به خطان متوازيان رأسياً على الوجه ،، وقد يـُكتب (أو لا يكتب) بينهما عبارة معينة تعطي تعليمات للبنك مثل عبارة تحت مبلغ مائة جنيه  under one hundred pounds أو عبارة غير قابل للتحويل Not negotiable إن المستفيد لا يستطيع صرفه مباشرة من البنك المسحوب عليه الشيك إلا إذا كان عميل بهذا البنك وله حساب بهذا البنك، فإذا كان المستفيد ليس عميل بالبنك المسحوب عليه فيجب أن يقدم الشيك المسطر إلى بنك آخر (بنك المستفيد) ليقوم بتحصيله من البنك المسحوب عليه وإضافته إلى حساب المستفيد، والغرض من الشيك المسطر هو منع صرفه بالخطأ إلى شخص آخر غير المستفيد أو لمنع الغش، فعبارة تحت مبلغ 100 جنيه تمنع التلاعب في تزوير المبلغ.

التحويل المصرفي Bank transfer

إن سداد الشركة لديونها قد يتم دون استخدام شيكات، وذلك عن طريق قيام البنك بتحويل مباشر من حسابها الجاري إلى الحساب الجاري لطرف آخر بقيد يومية في دفاتر البنك، عندما تعطي الشركة بنكها أمراً كتابياً بتحويل مبلغ معين إلى الحساب الجاري لطرف آخر.

نظام التحويل الإلكتروني للأموال

Electronic funds transfer system  (EFT system)

من الممكن تحويل الأموال دون استخدام الورق، يعني دون استخدام الشيكات، حيث تقوم الشركة بتحويل النقدية من حسابها الجاري ببنكها إلى طرف آخر عن طريق استخدام شبكة الانترنت على سبيل المثال سداد الأجور والإيجار والمنافع العامة والتأمين، كما أن الشركة من الممكن أن تتلقى الأموال في حسابها الجاري عن طريق التحويل الالكتروني للنقدية من طرف آخر.

الأصول المالية financial assets

الأصول المالية هي أصول سائلة غير ملموسة ليس لها وجود مادي بخلاف المستند الذي يثبت ملكيتها ولكنها تشتق قيمتها من الحقوق التعاقدية contractual claims

الأصول المالية تشتمل على ما يلي:

  • الأسهم والسندات.
  • الودائع بالبنك.
  • القروض للغير وأوراق القبض وحسابات القبض.
  • الأصول المالية الاشتقاقية (مثل العقود المستقبلية) derivative financial assets.
  • أي حقوق تعاقدية لقبض نقود من طرف آخر هي أمثلة للأصول المالية.
  • النقدية وما يعادل النقدية والشيكات، حيث يرى البعض أن النقود تشتق قيمتها ليس من الورق أو المعدن المطبوع عليه النقود ولكن من ثقة الناس في الحكومة والبنك المركزي.

الفرق الرئيسي بين الأصول المالية والأصول الثابتة هو وجود الطرف الضد counterparty في الأصول المالية.

وعلى عكس الأصول المادية الملموسة مثل الأراضي والمباني والبضائع التي لها وجود مادي والتي يكون لها قيمة في حد ذاتها، فإن الأصول المالية ليس لها وجود مادي ملموس بخلاف الورقة التي تثبت ملكيتها، فهي أصول تشتق قيمتها من الحقوق التعاقدية، وهي غالباً أكثر سيولة من الأصول المادية الملموسة، وربما يتاجر فيها في الأسواق المالية.

إخلاء مسؤولية الكاتب

هذا المقال لا يقدم أي استشارة خاصة أو منهج دراسي رسمي، وإنما يقدم معلومات عامة للقراءة فقط لا يترتب عليها أي علاقة قانونية مع القارئ.

فيديو مقال المحاسبة للمبتدئين الجزء السابع

أضف تعليقك هنا

نبيل محمد مختار عبد الفتاح

الأستاذ: نبيل محمد مختار عبد الفتاح
تاريخ الميلاد: 6/2/1959
المؤهلات: بكالوريوس تجارة شعبة المحاسبة 1984 جامعة الإسكندرية.
- زميل معهد التأمين القانوني بلندن F.C.I.I.
الخبرات: 31 سنة خبرة في مجال التأمين، حياة ولا حياة، مدير المطالبات بشركة مصر لتأمينات الحياة.
المؤلفات:
- إعادة التأمين والطرق البديلة (نشر شخصي – مكتبة لبنان)
- أساسيات المحاسبة (نشر شخصي – مكتبة لبنان)
- تأمين الحياة (منشأة المعارف بالإسكندرية)
- أساسيات التأمين (تحت النشر)