العملية التربوية في المدارس

العملية التعليمية التربوية في المدرسة هي أساس ما يمكن تشبيهه بخلية النحل، فهي عملية مهيكلة بحيث تؤدي كل أطراف الهيكلية دورها لتحقيق رؤية ورسالة تخدم رؤية 2030 للمملكة العربية السعودية.

ومن بين أهم تلك الهيكلية في الخلية النشطة العاملة، هو المساعد الإداري، ومن هنا نسلط في مقالنا على دوره وكيف أنه يحتل مركز الصدارة في موقعه الوظيفي الذي يربط بين الأعمال التي تحقق الرؤية والرسالة التي تعمل المدرسة كمنظومة في تلك العملية ككل متكامل مع جميع الأطراف لتحقيق الهدف المنشود.

عملية توظيف المساعد الإداري في المدارس

المساعد الإداري مسمى وظيفي في المدرسة، يرتبط تنظيمياً بالخدمات المساندة، والقبول والتسجيل وكذلك في الشؤون التعليمية، أما عن مسؤوله المباشر هو وكيل المدرسة لشؤون الطلاب، ووكيل المدرسة للشؤون المدرسية. والهدف العام لوظيفته هو تقديم الخدمات الإدارية التي تسهم في تنفيذ العملية التعليمية والتربوية في المدرسة، وتقديم المساندة للعاملين فيها[1].

ليس عبثاً حددت وأكدت رؤية 2030 في العملية التعليمية التربوية في المدرسة مسماه الوظيفي، بل وحددت واجباته أيضاً، والتي من أهمها[2]: استلام وحفظ المواد والتجهيزات والكتب المدرسية في الأماكن المخصصة لذلك في المدرسة، ويقع على عاتقه أيضاً إدارة وتنظيم أعمال مستودع المدرسة، واستقبال المراجعين والزوار وتسجيل بياناتهم عند دخولهم المدرسة، وكذلك تسجيل وتسليم العهد لجميع العاملين في المدرسة واستلامها بنهاية العام الدراسي. فهو أيضاً مسؤول عن المشاركة في تنظيم ملفات الموظفين في المدرسة وتزويدها بجميع المستجدات التي تطرأ على الموظفين.

وأجبات المساعد الإداري في المدرسة

وهذا كله لا يلغي واجبه في المشاركة في البرامج والأنشطة التي تعمل على تنمية الاعتزاز بالدين والولاء للملك والانتماء للوطن، والمشاركة في عضوية المجالس واللجان المدرسية، ودوره الريادي في القيام بأخذ حضور وتأخر وغياب الطلاب عن المدرسة، ومتابعة القيام بأعمال المناوبة ومتابعة الطلاب والإشراف عليهم قبل الاصطفاف الصباحي بخمسة عشر دقيقة وأثناء اليوم الدراسي وبعد نهاية الدوام الرسمي بما لا يزيد عن ثلاثين دقيقة.

ويبرز واجبه الاجتماعي في التواصل مع أولياء أمور الطلاب باستخدام الوسائل المتاحة في حال تأخر وغياب الطلاب عن المدرسة، وفي استلام وتجهيز ملفات الطلاب المستجدين والمنقولين من المدرسة وإليها، وإنهاء جميع المخاطبات والإجراءات، ناهيك عن واجبه في تنظيم ملفات الطلاب والحرص على اكتمال جميع الوثائق المطلوبة، ويحتل واجبه الإداري مكانة في قيامه بإعداد وتزويد وكيل شؤون الطلاب بنماذج الإحالات الطبية وشهادات الانتماء (الشهادات التعريفية) للطلاب لتقديمها للجهة المختصة.

العمل على سجلات الطلاب

تقع معظم الواجبات على المساعد الإداري الذي يقوم أيضاً في تنظيم السجلات والملفات وحفظها وفق التعليمات المنظمة لذلك، وتسجيل قبول الطلاب بالمدرسة بما فيهم طلاب ذوي الاحتياجات الخاصة والتأكد من الوثائق المطلوبة عند التسجيل والنقل ومتابعة نقل الطلاب إلى المدارس الأخرى.

تعليم الصلاة

وواجبه الروحاني يبرز في المشاركة في متابعة الطلاب لأداء الصلاة في المدرسة، مثمناً أيضاً في واجبه في المشاركة في تنظيم ومتابعة الاصطفاف الصباحي للطلاب والدخول للفصول الدراسية، وتقديم الخدمات المكتبية والإدارية لجميع العاملين في المدرسة، وكنحلة نشيطة القيام بإجراء الجرد الدوري والسنوي لعهدة المدرسة، وأخيراً وليس آخر يكون على جاهزية أمام أي مهام يكلف بها من المسؤول المباشر في مجال اختصاصه.

الإرشاد الطلابي

ونجد رغم الواجبات المنوطة للمساعد الإداري إلا أنه هناك ما يحول دون قيامه بالأداء المطلوب على أكمل وجه، كأن يتم تكليفهم بدخول حصص الانتظار أو القيام بالمناوبة اليومية على الطلاب والطالبات خلال الفسحة أو بداية وخلال ونهاية اليوم الدراسي، إضافة إلى تكليفهم بالقيام بأعمال الإرشاد الطلابي، وريادة النشاط داخل المدرسة، وإدارة مركز مصادر التعلم، والإشراف على لجان الاختبارات، أو العمل بالمقصف المدرسي، فيما تعتبر مجمل تلك الأعمال من اختصاص ومهام شاغلي الوظائف التعليمية “المعلمين، والمعلمات”[3]

هناك أيضاً مدارس باختلاف مراحلها الدراسية، تضم أعداداً كبيرة من الإداريين بالمدرسة الواحدة، مما دفع قائدات تلك المدارس بشكل خاص، إلى محاولة الاستفادة منهن، وتكليفهن ببعض الأعمال التعليمية، في خطوة لتخفيف العبء على المعلمات، ليتفرغن لمهامهن التعليمية فقط. رغم أن أنظمة وزارة التعليم تشدد على عدم السماح لأي من شاغلي الوظائف الإدارية بالاحتكاك المباشر مع الطالبات أو الطلاب، ويكون ذلك فقط من مسؤوليات شاغلي الوظائف التعليمية التربويين المؤهلين[4].

المتابعة والتنسيق مع الإدارة

فالمساعد الإداري لا بد أن يتمتع بالمهارات والقدرات التي تتعلق بترتيب وحفظ الملفات وفهرستها، وحس المتابعة والتنسيق، وشخصية ناجحة في الاتصال الفعال والتعامل مع الآخرين، ويواكب عصر التكنولوجيا باستخدام الحاسوب وتطبيقاته في مجال العمل[5].

يرتبط المساعد الإداري وظيفياً، بجميع الموظفين بالمدرسة على المستوى الداخلي، أما على المستوى الخارجي، يكون في أولياء الأمور.[6]

مواصفات المساعد الإداري الناجح

لذا فلا بد من تمتعه بمواصفات تليق بمنصبه، وأهمها هي: المعرفة التامة بالتعليمات المتعلقة بطبيعة عمله، وبالأعمال الكتابية والمكتبية وكيفية ممارستها، كما لا بد أن يكون لديه معرفة بالنماذج والأدوات الخاصة بطبيعة العمل وبالفهرسة وتنظيم وتصنيف الوثائق.

ويزداد دوره الإبداعي في منصبه كمساعد إداري عند امتلاكه لسمات شخصية تميزه كالتمتع بأخلاقيات الوظيفة، والقدرة على التكيف مع متطلبات وضغوط العمل، وما أجمل أن يتمتع بعمله بروح الفريق، المبادرة، الاحترام والتقدير، الثقة بالنفس، الموضوعية والتواضع ولين الجانب.

عظمة المساعد الإداري في المدرسة

كما رأينا عظم دور المساعد الإداري في المنظومة المدرسية، وكيف أنه تقع على عاتقه أموراً ادارية تحمل في ثناياها السعي إلى خطى أكثر تطوراً وتقدماً لننعم برؤية ذات أهداف وقيم عليا تم وضعها لتخدم التربية والتعليم، ولننعم بمنظومة قوية في حال أن تلك المنظومة فقدت حجر الأساس فيها –المدير المساعد – أصبحت المنظومة بأسرها تعاني من تقاعس في أهم دور اداري، إذن لا بد من توفير بيئة مناسبة تهيأ للمساعد الإداري تقديم أقصى الطاقات نحو عمل ممنهج ومدروس بدقة عالية.

المراجع

[1] الدليل التنظيمي لمدارس التعليم للعام الدراسي ١٤٤٠ – ١٤٤١ هـ ، الإصدار الرابع.

[2] المرجع السابق.

[3] لمزيد من المعلومات أنظر:

https://al-marsd.com/87288.html

[4] المصدر السابق.

[5] الدليل التنظيمي لمدارس التعليم للعام الدراسي ١٤٤٠ – ١٤٤١ هـ ، الإصدار الرابع. مصدر سبق ذكره.

[6] المصدر السابق.

فيديو مقال الدور الريادي للمساعد الإداري