عندما نقرر التغيير، هناك طريقتان لتحقيق ذلك: الطريقة العنيفة أو الخشنة، ننسى كل شيء ونبدأ على أساس جديد وطريقة كايزن التي تدعو إلى التحسين المستمر والتدريجي.

• ما أصل هذه الطريقة؟
• من ماذا تتكون طريقة كايزن هذه؟
•  كيف ننفذ هذه المنهجية؟
• ما هي هذه الفوائد؟

طريقة كايزن: ثقافة التغيير في خطوات صغيرة

تتكون كلمة كايزن من كلمتين: كاي “kai ” وزين “zen”. كاي باللغة اليابانية تعني “التغيير” وزين “أفضل”. في العربية كايزن تعني “التحسين المستمر”.تتمثل منهجية كايزن في تطبيق العديد من تقنيات التحسين غير المكلفة والبسيطة والملموسة. كما أنها قابلة للتحقيق في المدى القصير.

وتتجلى تطبيقات هذه المنهجية بشكل ملموس في عالم الأعمال، هذا المفهوم داخل الشركات يجمع بين والموظفين والمهندسين والاجراء لمناقشة مشكلة، الهدف من ذلك هو حلها عن طريق إنشاء سلسلة من الإجراءات الصغيرة ذات الحس السليم وبسيطة التنفيذ. وتعتمد منهجية كايزن دائمًا على الدافع الجماعي القوي.

أصل كايزن:

مبتكر طريقة وفلسفة كايزن هو: المؤسس الرئيسي لنظام تویوتا الإنتاجي تاييشي أوهونو “Taiichi Ohna” لقيادة المؤسسات، وتقوم فلسفتها في جعل العملية أفضل بشكل مستمر، لأنها لن تكون منضبطة بالكامل وبدون مشاكل تكمن فلسفة الكايزن “Kizen ” في التحسين التدريبي والتغيير المستمر لكافة أوجه وأنشطة المنظمة نحو الأفضل، ولكن بدون تكبد الكثير من المصاريف، أثناء إجراء هذا التغيير، والمقصود به هو التغيير الذي يتفق مع إستراتيجية المؤسسة ويساهم في تحقيق أهدافها. 

ما هي شروط نجاح منهجية كايزن؟

يجب احترام مجموعة من شروط لإنجاح طريقة كايزن:

• تعليمات بسيطة وسهلة المنال
• يجب الا يمر يوما واحدا دون إجراء أي تحسينات – مهما كانت ضئيلة –
• بدلا من أن تنتقد، اقترح أي تحسينات
• نظام تشاركي يكون فيه العمل الجماعي متميزًا.
• يجب أن يكون المدير قادراً على تطبيق تدابير رضا الموظفين ونظام تحفيز الموظفين
• يجب أن يكون المدير أيضًا مشاركًا بنشاط من أجل نشر السياسة داخل الفريق أو في جميع أنحاء الشركة.
• العمل على بناء ثقافة مؤسسية بحيث تشجع الفرد على الاعتراف بوجود مشاكل، وأن يقترح الحلول المناسبة لها
• الجودة اولا وليس الربح اولا، فأي مؤسسة يمكن أن تزدهر فقط إذا كان الزبائن راضين عن منتجاتها وخدماتها

منهجية كايزن هي أكثر بكثير من مجرد طريقة. إنها حالة ذهنية يتم تأسيسها تدريجياً في مجموعة من خلال إشراك جميع الموظفين.

 

ما هي مجالات عمل منهجية كايزن؟

يستخدم مفهوم التحسين المستمر لحل المشكلات التالية:

• الاستفادة من أوقات التصنيع والحد من الإجراءات غير المنتجة
• القضاء على الأنشطة التي لا تولد قيمة مضافة
• تحسين إدارة الجودة، وتأمين البيئة، وتحسين تحفيز الموظفين.
• يجاد حل للمشاكل التي تواجه العمليات
• حل المشاكل التي تعيق التدفق في العمليات

بشكل عام، تهدف منهجية Kaizen القضاء على التدفقات الزائدة وغير المعقولة وغير النظامية.

خطوات كايزن

• تحليل العمليات القائمة
• تحدد مناطق الخلل
• اقتراح التغييرات المطلوبة
• توقع الأثر الذي من الممكن أن يحدثه تنفيذ التغيرات
• تنفيذ التغييرات المطلوبة

نتائج تطبيق كايزن

• تقليل في زمن التشغيل
• زيادة في الكفاءة
• توفير في التكلفة
• تقليل الأخطاء
• تقليل في المساحة المستخدمة
• تحسن ملموس في محتويات العاملين
• تمكين الموارد البشرية
• اكتشاف قدرات وإمكانيات جديدة

منهجية كايزن والعلاقات الإنسانية

يجب على المدير تشجيع موظفيه على تنفيذ تحسينات صغيرة على أساس يومي. يجب أن تكون التطبيقات فورية وتظهر بقية الفريق الذي يعملون به. يجب أن يؤدي نهج Kaizen إلى إدراك المشكلات وأن يكون قادرًا على توفير المفاتيح لتحديدها.

باختصار، تستند أسس التحسين المستمر إلى الاعتراف بمشكلة، خلل وظيفي. هذا هو السبب في أنه ينبغي تشجيع الموظفين على تحديد العمليات التي لا تعمل واتخاذ إجراءات فورية لعلاجها.

فيديو مقال التحسين المستمر أو “كايزن”