مسك الدفاتر

عملية مسك الدفاتر لفرد أو منظمة هي عملية تنظيمية تتمثل في تجميع وتسجيل المعاملات اليومية الداخلة والخارجة بشكل يومي من المبيعات والمشتريات .. وغيرها. والمحاسب هو المسؤول عن عملية مسك الدفاتر ككل حيث أنها عنصر متفرع من العملية المحاسبية. (اقرأ المزيد من المقالات على موقع مقال من قسم إدارة).

الهدف الرئيسي من عملية مسك الدفاتر

• تمثل الأساس لإعداد التقارير المالية والإدارية المختلفة للمنظومة.
• تسهيل المعاملات المالية اليومية

مسك السجلات المحاسبية لا يمكن استبعادة من أي نظام محاسبي فهو يعد قاعدة معلوماتية تمد المنظومة بالمعلومات المالية اللازمة. ولذلك لابد من التأكد أن عملية مش الدفاتر تسير بشكل صحيح وعلى قدر عالي من الدقة. كن على علم أيضاً أن هناك مايعرف باسم الضوابط الداخلية للمؤسسة في كل نظام إداري.

أهمية مسك الدفاتر

• اللجوء لمصادر خارجية تمكنك من القيام بأمور من الصعب القيام بها بمفردك
  

  باعتبارك من أصحاب الأعمال الصغيرة فليس كل الأوقات التي تمر بها تكون مستقرة، بل في بعض الأحيان قد تفقد السيطرة على مجريات الأمور من حولك وقد ترغب في التحكم فيها في أسرع وقت حتى لا تتعرض لخسائر. ولذلك كان من الضروري اللجوء لمصادر خارجية من شأنها تنظيم المعاملات المالية والإدارية للشركة. يوجد العديد من مقدمي تلك الخدمات والتي تتمثل في مسك الدفاتر المحاسبية وكشوف المرتبات وغيرها.

أنواع موفري تلك الخدمات

1. يوجد العديد من شركات المحاسبة التي تساعد في تقديم الخدمات اللوجستية للأعمال مثل مسك الدفاتر واعداد التقارير المختلفة وغيرها. هذه الشركات تحصل على مقدم مالي لخدماتها ويختلف المقدم من شركة لأخرى تبعاً لمدى توسعها. يتم تعيين شخص يساعدك بشكل سليم لزيادة توسع شركتك وحتى تكون مستعداً لتوظيف شخص داخلي.
2. المديرون الماليون الجزئيون هو النوع الثاني من موفري الخدمات.هم عبارة عن المديرون الماليون السابقون والذين كانوا بحاجة لقدر من المرونة والتحكم في حياتهم. يمكن لهؤلاء المديرون أن يتصرفوا بشكل مشابه لشركة محاسبة خارجية.
3. النوع الأخير هو قيامك بالحصول على برامج محاسبية متخصصة تقوم بعمل الأفراد داخل الشركة وها هو الخيار الذي أرشحه لمن يرغب في البحث عن الدقة وإدارة مثالية للمعاملات المالية. يمكن من خلال تلك البرامج المحاسبية أن تتحكم في جميع التفاصيل المالية والإدارية بالشركة مثل مسك الدفاتر وكشوف الرواتب وغيرها يمكنك اختيار ما يناسب احتياج الشركة في الوقت الحالي. من الشركات التي قد تساعدك في ذلك هي شركة دفاتر لحلول الأعمال.اختار فقط ما يناسب احتياج عملك الحالي. بامتلاكك موارد مثل هذه يساعدك أن تصبح رائد الأعمال الأول في مجالك.

• إغلاق الدفاتر المالية شهرياً

   

تواجه الكثير من الشركات مشكلة الاقفال في نهاية العام المالي وخاصة عند تحصيل الضرائب، وتفاجئ بأن التقارير والدفاتر غير واضحة وغير مرتبة وسوف تظل الشهرين الأخيرين من السنة المالية في تعقب السجلات. وبعد انتهاء فحص وتعقب جميع سجلاتك تكتشف وجود مصروفات ضخمة ليست ضرورية اطلاقا وقد تجد نفسك في أزمة لا تحسد عليها.لذلك كان لابد من إغلاق الدفاتر شهريا لتجنب مثل تلك المواقف الخطيرة.

عملية مسك الدفاتر تعمل على إغلاق الدفاتر شهرياً لضمان توثيق جميع المصروفات والإيرادات ومقارنتها مع الميزانية العمومية لضمان المطابقة. وللقيام بذلك على أكمل وجه لابد من اتباع سياسة واضحة حتى تتمكن من إغلاق الدفاتر في آخر الشهر وليس بعد انتهائها بفترة حتى لو قصيرة حيث ستواجه صعوبة في الإغلاق.عندما تجد ان جميع دفاترك منظمة وانت على معرفة بجميع مصروفاتك وحجمها سوف تقدر على اكتناز الفرص من حولك والتخلص من المشاكل المالية المحتملة وأيضاً الدخول في فرص استثمارية جديدة.

على سبيل المثال، إذا رغبت في الحصول على قرض، يجب أن تكون على علم بالوقت المناسب لهذا القرض. فإذا قمت بأخذ القرض في وقت مبكر سوف تضطر لدفع فوائد غير ضرورية وإذا تأخرت في أخذ القرض سوف تتعرض لأزمة مالية خطيرة.
وإذا كنت شركة ناشئة يجب عليك معرفة متى يجب أن تجمع المزيد من الأموال حتى تكون في موضع قوة تؤهل لكسب المفاوضات.

• تدقيق الأمور المالية

ما معنى تدقيق الأمور المالية: هي ببساطة عبارة عن عملية من شأنها مراجعة البيانات المالية والميزانية العمومية وعمليات المحاسبة ككل. إنشاء شركة محاسبة خارجية ومراجعة الميزانية. ليس هناك علاقة بين تدقيق أمور الشركة المالية وبين المشاكل التي تواجهها الشركة. فالتدقيق لابد أن يتم بشكل دوري، وذلك لعدد من المزايا:

1. منع الاحتيال: يمكنك من معرفة الموظفين والبائعين مختلسي الأموال. عند التدقيق يمكن معرفة متى تم الاحتيال ومن الذي قام به.
2. رصد المشكلات في عمليات المحاسبة لتجنب حدوث مشاكل مالية في المستقبل إلى جانب توفير المال على المدى الطويل.
3. إذا رغبت في بيع شركتك في وقت ما، فإن عملية التدقيق المالي عامل أساسي في نجاح عملية البيع. ففي بعض الأحيان قد يشترط المشتري على شرورة وجود تدقيق مالي كامل للشركة لإتمام عملية البيع. كما أن التدقيق المالي يجعل نسبة وجود المخاطر المالية بالشركة منخفضة بمرور الوقت مما يزيد من سعر البيعة.
4. عند دخول مستثمرين جدد معك في الشركة، فإن من حقهم التعرف أولاً على وضع الشركة المالي قبل أن يشرعوا في الاستثمار بالشركة “هل الاستثمار الحالي فعال أم أن الشركة بها مشكلات مالية خطيرة يصعب الاستثمار فيها”

فيديو مقال ما هي عملية مسك الدفاتر وما أهميتها؟