الهياكل التنظيمية

بقلم: أ. نجوى محمد الحرثاني

يمثل الهيكل التنظيمي العمود الفقاري للمنظمة، حيث أنه مهما كان حجم المنظمة لا بد من توفر هيكل تنظيمي لها، والذي يختلف من منظمة لأخرى وفق مجموعة من المحددات مثل حجم المنظمة واستراتيجيتها والتكنولوجيا وبيئة المنظمة وقوة السيطرة أي موقع اتخاذ القرار.

فإذا نظرنا لوظائف ادارة الموارد البشرية نجد أنها تتلخص في أربعة وظائف هي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، والتنظيم ما هو إلا إعداد هيكل تنظيمي للمنظمة، والذي يعتبر رُبع وظائف ادارة الموارد البشرية، ولأهمية الهياكل التنظيمية للمنظمات سلطنا الضوء عليه من خلال هذا المقال لنتعرف على مفهومه وأبعاده وأشكاله.

تطور مفهوم الهيكل التنظيمي

ذكرت (صالح، 2017م) تطور مفهوم الهيكل التنظيمي من التقليدي حيث البيروقراطية الى النظام الحديث مرورا بالنظرية السلوكية، حيث بدأ مفهوم الهيكل التنظيمي مع العلماء التقليدين الذين حددوا أنه عبارة عن تنظيم رسمي يعكس العلاقات بين المستويات الادارية وأقسامها وقد واجه هذا المفهوم انتقاد العلماء السلوكيين من حيث اهماله للجانب الانساني، والذي بدورهم عبروا عن الهيكل التنظيمي بأنه بناء يتكون من تنظيم رسمي وتنظيم غير رسمي.

وذلك لوجود أدوار اجتماعية بين العاملين داخل المنظمة، وعندما ظهرت نظرية النظم تبعها تغير في النظرة للهيكل التنظيمي واعتباره نظام مفتوح يتكون من أنظمة فرعية متكاملة تتفاعل فيما بينها ومع محيطها الخارجي.يتضح مما سبق أن الهيكل التنظيمي يتصف بالمرونة والديناميكية والنمو المستمر، والذي يوجب تحديثه من فترة لأخرى، حيث أن أي تغيير يطرأ على المنظمة أو تطور يتبعه تغير في الهيكل التنظيمي.

مفهوم الهيكل التنظيمي لغة واصطلاحا

في اللغة عرفه قاموس المعجم الوسيط بأنه الرسم الذي يوضح المهام والمسئوليات الخاصة بكل جزء من أجزاء المنظمة.وفي الاصطلاح يعرف بأنه:” الإطار الذي يحدد الادارات والأقسام والأجزاء الداخلية للمنظمة، ويبين التقسيمات التنظيمية والوحدات التي تقوم بالأعمال والأنشطة التي يتطلبها تحقيق أهداف المنظمة”(المساعدة،2013م).

ويعرف أيضا بأنه: مخطط يوضح خطوط السلطة والحقوق والواجبات للمنظمة وللعاملين فيها. كما وعرف بأنه: مجموعة من المهمات والعمليات والاتصالات التي يتم من خلالها ربط العناصر والمجموعات المختلفة لعمل ما، ويتم من خلاله ممارسة الادارة لوظائفها بحيث يوضح الأقسام الادارية والوحدات التي تتشكل منها المنظمة، فهو يترتب على مستويات ويمثل شكل الهرم وترتبط المستويات بخطوط السلطة وتتدفق التعليمات والأوامر من خلاله، بالإضافة إلى تحديد كيفية وضع الأدوار والمسؤوليات والسلطات وتنسيقها.

إن الهيكل التنظيمي يحدد المستويات الادارية في المنظمة ومسئولية القرارات، ويرتب العلاقات بين العاملين، ويحدد قنوات الاتصال بين الأقسام بعضها البعض وبين الاقسام والادارة العليا وبين العاملين أنفسهم.

قواعد لتنظيم الهيكل التنظيمي

وهي قواعد ومبادئ التنظيم الاداري والتي ذكرها (رضوان، 2013م) ومنها:

  1. تعادل السلطة والمسئولية: ويقصد بها توازي مقدار المسئولية لمقدار السلطة تماما، ويتم ذلك من خلال المساءلة للسلطة المركزية والسلطات المتفرعة عنها عبر التفويض.
  2. تحديد السلطات: وفيه يجب تحديد شكل السلطة في الهيكل وأهمها:
  • السلطة التنفيذية: وهي حق اتخاذ القرارات من الرئيس للمرؤوس، وتمثل في الهيكل بخط رأسي متصل بين الرئيس والمرؤوس.
  • السلطة الاستشارية: وهي سلطة لشاغل الوظيفة يمتلك مهارات وخبرات ادارية يساعد المدير في اتخاذ القرارات وتستمد قوتها من شاغل الوظيفة، والنصائح التي يقدمها ملزمة أدبيا وغير ملزمة فعليا، وتمثل في الهيكل التنظيمي بخط متقطع يسار الهيكل.
  • السلطة الوظائفية(الجانبية): وفيه يصدر أمر من الرئيس الى مرؤوس في ادارة فرعية، ويمثل بخط متقطع بين الرئيس والمرؤوس في الهيكل التنظيمي.
  1. وحدة الأمر(السلطة): أي أن القرار يمتلكه شخص واحد.
  2. التسلسل الرئاسي: وفيه انسياب السلطة بشكل رأسي من الأعلى.
  3. التفويض: ويتضح من شكل الهيكل أن التفويض يأتي بشكل رأسي، ويتم تفويض السلطة والاحتفاظ بالمسئولية.
  4. نطاق الاشراف: وهو أقصى عدد يكون مسئول عنه المدير بحيث يحقق كفاءة في الاداء والعمل.
  5. التخصص وتقسيم العمل: ومن مميزاته جودة العمل واتقان العاملين بينما عيوبه الملل الذي قد يصيب العاملين بسبب الأعمال الروتينية.
  6. التحديد الوظيفي: في الهيكل التنظيمي كل شكل فيه يمثل وظيفة ما بحيث يتم وصف دقيق للوظيفة داخل المنظمة.
  7. الوظائف: وفيه توصيف الوظيفة داخل المنظمة.
  8. التوازن الوظيفي: أي أن الوظيفة تحقق المهمة العامة المنوطة بها.
  9. إنقاص عدد درجات سلم الأمر (المستويات التنظيمية): ويقصد به تقليل المستويات الادارية بما يناسب العمل ويتميز بسرعة نقل المعلومة ودقتها.
  10. تحديد الهدف: إن وضوح الهدف يعمل على تنظيم جيد وهو مرتبط باستراتيجية المنظمة.
  11. وحدة الهدف: ويقصد به عدم تناقض الأهداف حيث أنها تشتق من الاستراتيجية.
  12. التنسيق: وهو التنسيق الراسي والأفقي بين الادارات.
  13. ديناميكية التنظيم: وفيه مرونة الهيكل الذي نحصل عليه بحيث يمكن التعديل والتغيير عليه عندما يطرأ أي تغير على المنظمة

أبعاد الهيكل التنظيمي

تتمثل أبعاد الهيكل التنظيمي في ثلاثة أبعاد هي: التعقيد والرسمية والمركزية، وضحها (بكر، 2019م) كالتالي:

  1. التعقيد: ويشير إلى عدد الأنشطة والوظائف للأقسام داخل المنظمة ودرجة التخصص وتقسيم العمل والمستويات الادارية والمواقع الجغرافية، وكلما ازدادت هذه العناصر ازداد التعقيد في الهيكل التنظيمي، ومدى انتشار الوظائف داخل المنظمة والانتشار له ثلاث أشكال هي:
  • انتشار عمودي (التمايز العمودي): وهو تعدد المستويات الادارية وكلما زادت المستويات الادارية زادت الرقابة، وكلما زادت هذه المستويات الادارية زاد التعقيد في المنظمة.
  • انتشار أفقي (تمايز أفقي): وهو يدل على الوحدات في الهيكل ويدل على التخصص في العمل ويظهر في زيادة عرض الهيكل التنظيمي، وهو يعطي كفاءة عالية ولكن يؤدي الى الروتينية.من الملاحظ أن التمايز الرأسي يتبعه تمايز أفقي.
  • الانتشار الجغرافي: ويظهر في المنظمات ذات الفروع المتعددة بشكا اقليمي أو محلي او عالمي.
  1. الرسمية: وتطلق عليها بعض الكتب مفهوم المعيارية ويقصد بها اعتماد المنظمة على القواعد والاجراءات من أجل توجيه سلوك العاملين في انجاز أي وظيفة معينة، فكلما كانت هناك خطوات موحدة لأداء وإنجاز مجموعة أنشطة متشابهة وعدم الخروج عن الخطوات المحددة للعمل كانت الرسمية عالية.
  2. المركزية: تشير المركزية إلى المستوى الذي له حق اتخاذ القرار، فبعضها لديه مركزية عالية حيث القرارات معظمها من الادارة العليا، والبعض الآخر يكون هناك تفويض في اتخاذ القرارات للمستويات الدنيا، ويعتمد تحديد نوع الهيكل التنظيمي على المركزية واللا مركزية.

محددات الهيكل التنظيمي

يتأثر الهيكل التنظيمي بعدة عوامل عند تصميمه وصياغته ليكون شاملا ومناسبا وقد عرض (أسامة، 2019م) محددات الهيكل التنظيمي بأنها:

  1. الاستراتيجية: حيث أي تغيير يحدث في الهيكل التنظيمي يلازمه تغيير في استراتيجية للمنظمة، حيث أستنتج جاندلر أن تغيير الاستراتيجية والتغيير التنظيمي مترابطان.
  2. حجم المنظمة: يوجد علاقة متبادلة بين حجم التنظيم وطبيعة التركيب التنظيمي.
  3. التكنولوجيا: حيث تؤثر بشكل مباشر في علاقات الأفراد بالمنظمة وعلى الاتصال بينهم وكذلك على المستويات الادارية والاداء والانجاز….
  4. بيئة المنظمة: يتأثر الهيكل التنظيمي بالوضع الاقتصادي والاجتماعي والتكنولوجي والثقافي للبيئة المحيطة بالمنظمة.
  5. القوة والسيطرة: إن اتجاهات وسياسات الادارات العليا لها الاثر الاكبر في تحديد الهيكل التنظيمي للمنظمة، وذلك لأن من يقع في رأس الهرم لا بد أن يمتلك القرار (الصلاحيات الأكثر لديه)

أهمية الهيكل التنظيمي

وقد عرض (الزهراني، 2013م) أهمية الهيكل التنظيمي والتي تلخص في:

  1. ضمان كفاءة وفاعلية النشاطات طبقا لأهداف المنظمة الموضوعة.
  2. تقسيم وتخصيص العمل والمسؤوليات والصلاحيات واقامة علاقة العمل وآليات التشغيل.
  3. تقليص الاختلافات بين الأفراد إلى أقل درجة ممكنة، فهي توضع لضمان التزام الافراد وتقيدهم بمتطلبات المنظمة.
  4. تمثل الهياكل الأطر التي يتم ضمنها ممارسة القوة ويتم في ضوئها اتخاذ القرارات.
  5. يساعد المنظمة في تبني عملية التنوع في الأنشطة من خلال الوسائل المتمثلة بالتخصيص وتوزيع العاملين وتفويض الصلاحيات.
  6. يمكن المنظمة من الحفاظ على أنشطتها بشكل منسق لمواصلة تحقيق البيئة المحيطة.
  7. تسهيل تحديد ادوار الافراد في المنظمة، ما يتوقع من كل فرد عمله.
  8. يحافظ على بناء المنظمة من الانهيار المفاجئ ومواجهة المخاطر المحيطة بالمنظمة.
  9. التنسيق بين أنشطة الوحدات ومجموعات العمل المختلفة من خلال الرقابة والمتابعة والاتصالات.

مكونات الهيكل التنظيمي للموارد البشرية الستة لهنري منسبرج

وهنري منسبرج هو كاتب وأكاديمي رائد في مجال العلوم الادارية ويدرس حاليا في كندا، وله العديد من الابحاث والدراسات في العلوم الادارية، وقد تم تكريمه من العديد من المؤسسات العالمية مثل شركة ماكينزي العالمية، ووضح في كتاباته أنه يمكن تصميم مكونات الهيكل التنظيمي بأشكال وطرق عديدة، وقد صنف مكونات الهيكل التنظيمي إلى ست مكونات هي:

  1. الادارة العليا: وهي قمة الهرم ويمثلهم المدير العام ورئيس الادارة ونائب رئيس الادارة والمدير التنفيذي ومهامهم اعداد الخطة الاستراتيجية ومتابعة تنفيذها.
  2. الادارة التشغيلية: وتقع في قاعدة الهيكل التنظيمي وتركز على المنتج أو الخدمة من بدايتها حتى وصولها للعميل أو المستفيد، وتهدف إلى تقديم المنتج أو الخدمة بأفضل شكل بما يتناسب مع استراتيجية الشركة.
  3. الادارة الوسطى: وهم مجموعة المديرين والرؤساء الذين يمثلون حلقة الوصل بين الادارة العليا والادارة التشغيلية، وهي تقوم بترجمة الخطط الاستراتيجية إلى خطط تشغيلية.
  4. الاخصائيون(الفنيون): وموقعهم في يسار الهيكل التنظيمي ويقدموا النصائح والارشاد للمدراء.
  5. الدعم اللوجستي: ويقع على يمين الهيكل التنظيمي، وغرضه تسهيل أعمال المدراء مثل السكرتاريا والشئون القانونية.
  6. الايديولوجي: وهو مكون لا يظهر في الهيكل التنظيمي (الخريطة التنظيمية) وهي القيم وثقافة المنظمة والسلوكيات والعادات والتي تعتبر جزء أساسي في المنظمة.

طرق تجميع الهيكل التنظيمي

يوجد عدة طرق لتجميع الهيكل التنظيمي، وسنعرض خمس طرق لتجميع الهيكل التنظيمي للموارد البشرية بالمنظمة وردت في (الأمانة العامة للمجلس التنفيذي لإمارة دبي، 2015م) وهي:

  1. الهيكل الوظائفي: ويعتمد على انشاء أقسام على أساس الوظائف المؤسسية (شراء بيع تحويل) وتختلف من شركة لأخرى.

مزاياه: وضوح الهيكل، الرقابة الفعالة، يمثل الموارد البشرية موظفين متخصصين.

عيوبه: ارتفاع الهيكل التنظيمي (توسعه بشكل رأسي)، تولد مشكلة في انسياب المعلومات بشكل أفقي، صعوبة التنسيق بين الادارات.

  1. الهيكل الجغرافي: يعتمد على المناطق الجغرافية وفروع المنظمة في مناطق جغرافية محلية أو إقليمية أو دولية.

مميزاته: تقليل التكلفة، القرب من العملاء (الذي يساعد على معرفة أراء العملاء)، تقليل الهيكل الهرمي مما يزيد من سرعة القرارات، فهم المنطقة الجغرافية المتواجد بها الفرع.

عيوبه: الازدواجية في الأعمال والقرارات، التعارض بين الادارات، صعوبة الرقابة.

  1. هيكل العمليات: وهو هيكل مبني على عمليات المنظمة وفقا لمراحل اعداد المنتج أو الخدمة.مزاياه: تدفق المعلومات عالي بين الادارات(افقيا)، كفاءة الموظفين (التخصص في أنجاز الأعمال)، زيادة الابداع.عيوبه: زيادة النفقات، صعوبة نقل الموظف من ادارة لأخرى (بسبب التخصص)، صعوبة التوظيف (لحاجة موظف ذو مهارة معينة)، قلة تنمية المدراء.
  1. هيكل المنتجات (الخدمات): ويبنى على أساس المنتج أو الخدمة المقدمة.مميزاته: القدرة على التكيف مع المتغيرات، سهولة حساب العائد والتكاليف، التنسيق بين الوظائف التنظيمية داخل الادارة الواحدة، سرعة الاستجابة (انجاز طلبات العميل).عيوبه: ارتفاع التكاليف، الازدواجية، صعوبة الاستقطاب.
  1. هيكل العملاء: ويبنى الهيكل التنظيمي بناء على العملاء والمستفيدين.مميزاته: فهم احتياجات العميل وتقديم الخدمة المميزة له، زيادة جودة المنتج أو الخدمة بناء على آراء العملاء، سرعة القرارات وتقصير الهرم الوظيفي، القدرة على التغيير.عيوبه: ارتفاع التكلفة، ازدواجية الوظائف وصعوبة التوظيف.

لا شك أن الهيكل التنظيمي للمنظمة ركيزة مهمة وضرورية لانسيابية العمل داخل المنظمة، فمهما تعددت واختلفت طرق تجميع الهياكل التنظيمية فهي تتفق في الهدف من وجودها، فهي تنظم العمل وتنسقه بين الادارات المختلفة نتيجة تشكلها وفق الوصف الوظيفي للعاملين، مما يعطي قرارات منطقية وصائبة ويقلل من التخبط والعشوائية وتضارب المصالح بين الادارات.

المراجع

  • أسامة، بوحرشوش وخالد، رشيدي، 2019م. الهيكل التنظيمي وأثره على التطوير التنظيمي للمؤسسة دراسة ميدانية بمؤسسة البريد والمواصلات وحدة عين الدلفي. رسالة ماجستير، جامعة الجيلاني بونعامة، الجزائر.
  • الأمانة العامة للمجلس التنفيذي لإمارة دبي، 2015م. تصميم وتطوير الهيكل التنظيمي دليل ارشادي وأدوات عملية، المجلس التنفيذي لإمارة دبي، الامارات العربية المتحدة.
  • بكر، عمر يوسف عمر، 2019م. الدور المعدل للهيكل التنظيمي في العلاقة بين التوجه الاستراتيجي والتميز المؤسسي. رسالة ماجستير، جامعة السودان للعلوم والتكنولوجيا، السودان.
  • رضوان، محمود عبد الفتاح، 2013م. مهارات اعداد الهياكل التنظيمية. المجموعة العربية للتدريب والنشر، مصر.
  • الزهراني، عبد الله بن أحمد بن سالم، 2013م. أنماط الهيكل التنظيمي السائدة بالجامعات السعودية دراسة تحليلية مقارنة. المؤسسة العربية للاستشارات العلمية وتنمية الموارد البشرية، م (14)، ع (43)، السعودية.
  • صالح، سناء حسن عثمان، 2017م. تأثير الهيكل التنظيمي وخصائصه على الرضا الوظيفي للموظفين الاداريين في الادارة العامة للمعابر والحدود. رسالة ماجستير، جامعة القدس، فلسطين.
  • المساعدة، ماجد عبد المهدي، 2013م. الادارة الاستراتيجية مفاهيم وعمليات حالات تطبيقية. دار المسيرة للنشر والتوزيع، الطبعة الأولى، الأردن.

 

بقلم: أ. نجوى محمد الحرثاني

أضف تعليقك هنا