بقلم: رشيدة بن منصور

الموضوع 

ترحيل ملفات مطالب الترسيم المقبولة من ديوان الملكية العقارية الى الأرشيف المركزي ومقترحات لتطوير عملية الترحيل: الترحيل الالكتروني.

مقدمة 

التخطيط 

كيفية ترحيل ملفات مطالب الترسيم المقبولة الى الأرشيف المركزي؟

• تعريف جدول تحويل ملفات مطالب الترسيم المقبولة الى الأرشيف المركزي
• استلام الأرشيف المركزي لجداول تحويل ملفات مطالب الترسيم المقبولة صحبة الملفات المعنية بذلك.

مقترحات لتطوير وتحسين عملية ترحيل ملفات مطالب الترسيم المقبولة الى الأرشيف المركزي.

• نقائص وعيوب الترحيل الورقي للملفات المقبولة والمرسمة الى الأرشيف المركزي.
• الترحيل الالكتروني للملفات المقبولة والمرسّمة الى الأرشيف المركزي.خلاصة

مقدمة 

يكتسي الأرشيف أهمية بالغة باعتباره أداة عمل وتصرّف يحفظ حقوق الأشخاص والهيئات، فهو ييّسر عمل الرقابة والتقييم، ويعدّ ركيزة للهوية الوطنية.فكلّ الوثائق الارشيفية تمثل قيمة معينة تستمدّ من مدى استخدامها في المصالح المنتجة لها، وتكون في بادئ الامر ذات قيمة عملية وإدارية تسيرها شؤون جارية لتلك المصالح، ولكن بعد فترة من الزمن تتغيّر تلك القيمة لتصبح ذات قيمة تاريخية، ليس للمصالح المنتجة فقط وانّما لعامة الناس كذلك، اذ تصبح وثائق اثبات حقّ او وثائق تهمّ في البحث التاريخي لغناها بالمعلومات القيّمة التي لا يمكن الاستغناء عنها في البحوث.

وقد نصّ قانون عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 02 أوت 1988 والمتعلّق بالأرشيف في الفصل 1 منه على أنّ ” الأرشيف -حسب هذا القانون-الوثائق التي أنشأها أو تحصّل عليها اثناء ممارسته نشاطه كل شخص طبيعي او معنوي وكل مرفق عمومي او هيئة عامة او خاصّة مهما كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعاؤها.

كيف تتمّ عملية الترحيل الملفات من ديوان الملكية العقارية الى الأرشيف المركزي؟

تحفظ هذه الوثائق وتجمع أرصدة الأرشيف لفائدة الصالح العام تلبية لحاجيات التصرّف والبحث العلمي واثبات حقوق الأشخاص وحماية التراث الوطني” وتمرّ الوثيقة الإدارية بعدة مراحل عمرية فهناك أرشيفا جاريا وارشيفا وسيطا وأرشيفا نهائي وفي هذه المرحلة الأخيرة من عمر الوثيقة الادارية يجب ان تتمّ عملية الترحيل الى مؤسّسة الأرشيف المركزي.فكيف تتمّ عملية الترحيل النهائي لملفات مطالب الترسيم المقبولة من ديوان الملكية العقارية الى الأرشيف المركزي؟ وماهي المقترحات لتطوير عملية الترحيل؟

كيفية ترحيل ملفات مطالب الترسيم المقبولة من ديوان الملكية العقارية الى الأرشيف المركزي

يمكن ان نعرّف الترحيل بانّه عملية مادية وفكرية تتمّ عن طريقها تحويل مسؤولية حفظ الأرشيف من الإدارة المنتجة للوثائق الى إدارة الحفظ. فهو اجراء لتحويل جملة من الوثائق والملفات ونقلها للأرشيف المركزي ليتمّ حفظها بشكل دائم بناء على خطّة لحفظ الملفات.

ولا يتم الترحيل الا بعد مورو الوثيقة الإدارية من مرحلة الأرشيف الجاري مرورا بمرحلة الأرشيف الوسيط لتصل في النهاية لمرحلة الأرشيف النهائي، أين توجّب على الإدارة او الجهة المعنية بإنتاج تلك الوثيقة بأن ترحّل تلك الوثائق والملفات الى الأرشيف المركزي وذلك تطبيقا للفصل 4 من قانون عدد 95 لسنة 1988 والمؤرخ في 02 اوت 1988 والمتعلّق بالأرشيف والذي ينصّ” يتبع الأرشيف العام ملك الدولة العام وهو غير قابل للتفويت ولا لسقوط الحق فيه بمرور الزمن.

كل شخص من الخواص سواء كان طبيعيا او معنويا في حوزه الأرشيف عام بأي وجه كان ملزم بإعادته الى الأرشيف الوطني”. وفي هذا الإطار لابدّ من اعداد برنامج للتصرّف في الوثائق والارشيف وهو ما ينصّ عليه الفصل 7 و8 من قانون عدد 95 المؤرخ في 02 اوت 1988 والمتعلّق بالأرشيف حيث ينصّ الفصل 7 ” يجب على المرافق العمومية والهيئات المشار اليها بالفصل 3 من هذا القانون اعداد وتطبيق برنامج للتصرّف في الوثائق بالتعاون مع الارشيف الوطني”.وينصّ الفصل 8 ” يشتمل التصرّف في الوثائق على مجموع الإجراءات وأساليب العمل والاعمال التي تطبّق على الوثائق منذ نشأتها الى ان تحفظ بصفة دائمة او يتمّ اتلافها”.

ضرورة إعداد برنامج للتصرّف في الوثائق والارشيف

كما وقع التأكيد على ضرورة اعداد برنامج للتصرّف في الوثائق والارشيف بمقتضى أمر عدد 1981 لسنة 1988 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988 المتعلّق بضبط شروط وتراتيب التصرّف في الأرشيف الجاري والارشيف الوسيط وفرز واتلاف الارشيف وتحويل للأرشيف والاطلاع على الأرشيف العام والمنقح بأمر عدد 2548 لسنة 1998 المؤرخ في 28 ديسمبر 1998 .حيث حدّد الفصل 1 منه الهدف من هذا البرنامج ” تهدف التصرّف في الوثائق التابعة للمرافق العمومية والهيئات المشار اليها بالفصل 3 من القانون عدد 95لسنة 1988 المؤرخ في 02 اوت 1988 المذكور أعلاه الى تحقيق النجاعة في انشاء واستغلال وكذلك حفظ او اتلاف الوثائق التي تنشئها او تتحصّل عليها أثناء ممارسته نشاطها”.

وفي فصله 3 حدّد مراحل اعداد هذا البرنامج ” انّ برنامج التصرّف في الوثائق المنصوص عليه بالفصلين 7 و 8 من القانون المشار اليه أعلاه عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 02 اوت 1988 والذي يتمّ تصوّره واعداده بفضل المعونة الفنيّة للأرشيف الوطني يتمثّل خاصّة في انجاز المهام التالية

• اجراء جرد شامل للوثائق وفق التقنيات التي سوف تضبط لهذا الغرض.
• تصنيف تلك الوثائق وفق نمط محدّد.
• اعداد جدول مدد استبقاء الوثائق.
• تامين الحفظ السليم للوثائق.

وبالنسبة لملفات مطالب الترسيم المقبولة التي يتمّ قبولها وترسيمها بديوان الملكية العقارية، لابدّ لها من ان تستوفي شروط الحفظ وان تصبح ارشيفا نهائيا حتى يقع ترحيلها الى الأرشيف المركزي.

ومن هذا الإطار لابدّ من تعمير جداول التحويل الخاصّة بديوان الملكية العقارية المعدّة للغرض وهنا نتحدّث عن ” جدول تحويل ملفات مطالب الترسيم المقبولة الى الأرشيف المركزي”

تعريف جدول تحويل ملفات مطالب الترسيم المقبولة إلى الأرشيف المركزي

جدول تحويل ملفات مطالب الترسيم المقبولة الى الأرشيف المركزي هو عبارة عن جدول بياني وتفصيلي به جملة من المعطيات العامة حول الملفات المقبولة والواقع ترسيمها في زمن معيّن وبمكان معيّن (اين تمّ الإيداع) (انظر الجدول البياني اسفله)

العدد الرتبي	مراجع الترسيم			اليومية	نوع العملية العقارية	معرف الرسم العقاري	الوثائق المكونة للملف	عدد الوثائق	ملاحظات
	الإيداع	المجلد	العدد

جدول تحويل ملفات مطالب الترسيم المقبولة الى الأرشيف المركزي

وتلخّص تلك الجداول جملة الملفات الواقع ترسيمها والتي تختلف الوثائق المكوّنة بها باختلاف أنواع العمليات العقارية المقبولة والمرسّمة من بيوعات ورهون…

– تعمّر الك الجداول من طرف موظّف مسؤول الذي عليه تعمير تلك الجداول بكلّ دقّة وبكلّ امانة ومسؤولية وذلك صمانا لحسن حفظ تلك الملفات وضمانا لحسن ترحيلها ترحيلا صحيحا يخلي مسؤولية الإدارة من كلّ تلف للوثائق التي تمّ اعتمادها كأساس لترسيم مختلف العمليات العقارية المودعة بديوان الملكية العقارية.

– وبعد الانتهاء من عملية تعمير جداول التحويل لابد من امضاءها من طرف الموظّف الذي قام بالتعمير ومن طرف المسؤول عن مصلحة التصرّف في الأرشيف والتوثيق بالديوان، وامضاءها كذلك من قبل المدير الجهوي للملكية العقارية، هذا علاوة على وجوب تواجد امضاءات الجهة التي ستتولّى استلام تلك الملفات والوثائق صحبة الجداول المعنية بها والمتمثلة  في مؤسسة الأرشيف المركزي.

استلام الأرشيف المركزي لجداول تحويل ملفات مطالب الترسيم المقبولة صحة الملفات المعنية بها

يهدف اجراء الفرز وترحيل الأرشيف النهائي الى تطبيق برنامج التصرّف في الوثائق والارشيف خاصّة فيما يتعلّق بحفظ ذاكرة المؤسسة الذي هو جزء من الذاكرة الوطنية.وتفضى عملية الفرز امّا الى اتلاف الوثائق او الى ترحيلها الى مؤسسة الأرشيف الوطني.

تعدّ مصلحة التصرّف في الوثائق والارشيف جدول ترحيل أرشيف نهائي الى الأرشيف الوطني وتختمه صحبة الإدارة المعنية بالوثائق، ويرسل الجدول الى وزارة الاشراف ثمّ الى مؤسّسة الأرشيف الوطني للحفظ والمصادقة عليه وامضاءه لقبول الرصيد المقترح.بعد موافقة الأرشيف الوطني يتمّ التنسيق مع هذه المؤسسة لترحيل الوثائق ثمّ ترسل وتستلم مصلحة التصرّف في الوثائق والارشيف اثباتا في استلام الوثائق من طرف الأرشيف الوطني.

تسجّل مصلحة التصرف في الوثائق والارشيف عمليات ترحل الأرشيف بدفتر ترحيل الوثائق او بقاعدة البيانات الارشيفية الخاصّة بذلك ويتمّ تحيين الأدوات الارشيفية التي تحمل بيانات تتولى مصلحة التصرّف في الوثائق والارشيف اثر كل عملية إعادة ترتيب وترفيف الرصيد المحفوظ.

فعلى إثر تعمير مختلف جداول تحويل ملفات مطالب الترسيم المقبولة الى الأرشيف المركزي من قبل ديوان الملكية العقارية، وبعد امضائها من المسؤولين المعنيين بالديوان، يقع ارسال تلك الجداول صحبة الملفات المعنية بتلك الجداول.وعند تسلم تلك الملفات صحبة جداول التحويل، لابدّ من الامضاء والمصادقة على هذا التسليم من قبل الأرشيف الوطني وذلك حتى تضمن الادارة اخلاء مسؤوليتها من الحفظ.

مقترحات لتطوير وتحسين عملية ترحيل ملفات مطالب الترسيم المقبولة من ديوان الملكية العقارية إلى الأرشيف المركزي: الترحيل الالكتروني 

• نقائص وعيوب الترحيل الورقي للملفات المقبولة والمرسمة

نظرا للنقائص والعيوب التي تؤدّي اليها عملية الترحيل التقليدي أو بالأحرى عملية الترحيل الورقي للأرشيف النهائي وجب التفكير في آلية جديدة للترحيل تطوّر وتحسّن الطريقة التقليدية في ترحيل الملفات وتعزّزها وهذه الطريقة حسب رأيي تتمثل في: الترحيل الالكتروني لملفات مطالب الترسيم المقبولة والمرسّمة بديوان الملكية العقارية الى الأرشيف المركزي.

وقبل الحديث عن هذا الاجراء الجديد نشير أولا الى بعض نقائص الترحيل الورقي للأرشيف النهائي ومنها خاصة:

• إمكانية ضياع وتلف الملفات المراد ترحيلها او ضياع الوثائق المكوّنة لمختلف هذه الملفات التي هي بصدد الترحيل.
• كما ان الترحيل الورقي للملفات التي أصبحت ارشيفا نهائيا، تستغرق مدّة زمنية لابأس بها هذا علاوة عن المدّة الزمنية المستغرقة عند البحث عن بعض الوثائق أو بعض الملفات التي أحيانا نريد النفاذ اليها للاطّلاع…

لذلك يمثل الترحيل الالكتروني لملفات مطالب الترسيم اجراءا سريعا لتحويل الأرشيف النهائي وهو اجراء جديد يحسّن ويعزّز الطريقة التقليدية في الترحيل بحيث تضمن سلامة وعدم تلف تلك الملفات والوثائق التي تمّ تخزينها وتسجيلها بجهاز الحاسوب ضمن جداول التحويل قبل ارسالها للحفظ بمؤسسة الأرشيف المركزي.

• الترحيل الالكتروني لملفات مطالب الترسيم المقبولة والمرسمة الى الأرشيف المركزي

تمثل عملية الترحيل الالكتروني للملفات المقبولة والمرسّمة بديوان الملكية العقارية والتي أصبحت ارشيفا نهائيا وجب نقله للحفظ بالأرشيف المركزي، عملية ترحيل جديدة، ومتطورة ترتقي بالعمل الإداري من أسلوب عمل تقليدي الى أسلوب عمل معاصر يواكب التطورات الحاصلة في المجال الإداري حيث تصبح الإدارة إدارة الكترونية معاصرة ومواكبة للتطورات.

ما المقصود بالإدارة الإلكترونية؟

فالإدارة الالكترونية هي منظومة الكترونية متكاملة تهدف الى تحويل العمل الإداري العادي من إدارة يدوية الى إدارة الكترونية باستخدام جهاز الحاسوب وذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية تساعد على اتخاذ القرار الإداري بأسرع وقت وبأقل تكاليف، وتعمل على ادخال نظم الشفافية في مختلف مصالحها.

فالترحيل الالكتروني لملفات المقبولة والمرسمة بالديوان يساهم في تطوير الإدارة من إدارة تقليدية الى إدارة الكترونية.وبالإدارة الالكترونية تحقّق أهدافا عدّة منها:

• السرعة في انجاز العمل.
• المساعدة في اتخاذ القرار بالتوفّر الدائم للمعلومات دون عناء البحث.
• رفع كفاءة العاملين في الإدارة وتطوير آلية العمل ومواكبة التطورات.

الترحيل الإلكتروني

فالترحيل الالكتروني لملفات مطالب الترسيم المقبولة والمرسمة والتي أصبحت أرشيفا وجب نقله للحفظ بالأرشيف المركزي هو احدى الإجراءات والطرق الناجعة التي تساهم في تحسين وتطوير عملية ترحيل وتحويل الملفات والوثائق بالتالي تطوير أساليب العمل بمصلحة الأرشيف بصفة خاصّة وتطوير عمل الإدارة بصفة عامة.

هذا وتساهم الطريقة الجديدة في الترحيل والتي نعزّز بها الأسلوب الورقي في الترحيل في سهولة النفاذ للمعلومة حيث تصبح جميع ملفات مطالب الترسيم المقبولة والمرسمة بديوان الملكية العقارية مسجّلة ومخزّنة الكترونيا وهو ما سهّل عملية الوصول والنفاذ اليها.

ويمكن ان نستعين في إطار الترحيل الالكتروني للملفات التي أصبحت ارشيفا نهائيا الى ” المنظومة الوطنية للتصرّف الالكتروني في المراسلات ” عليسة” وهي منظومة تقوم وزارة الاتصال بتطويرها وسوف تمكّن هذه المنظومة من ضمان التعامل اللامادي بين الهياكل الإدارية بالنسبة لمختلف المراسلات مهما كان شكلها او وعائها او تاريخها او مسارها وسواء كانت داخلية او خارجية او عن طريق البريد الالكتروني او الفاكس.

أهداف الترحيل الإلكتروني

كما أنّ العمل بها سيمكّن من بلوغ عدد من الأهداف أهمّها: توحيد طريقة التصرف في مختلف مسارات الوثائق الإدارية والتقليص في آجال التوصّل للملفات بها يضفي نجاعة العمل الإداري.

• ولهذا الغرض، فقد أحدثت وزارة تكنولوجيا الاتصال لجنة قيادية للمشروع وهي متكوّنة من إطارات من بعض الوزارات والمؤسسات الوطنية ومن بينها مؤسسة الأرشيف الوطنية التي أوكلت لها مهمة توفير البيانات والإجراءات القانونية المتعلّقة بالوثائق والملفات : رموز التصنيف وقواعد وآجال الحفظ الى جانب دراسة النقاط الخاصّة بملف التزوّد « fichier d’alimentation du module archivistique »  المتعلقة بقواعد حفظ الوثائق والملفات  الواردة بجداول استبقاء الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية من جدول الكتروني موحد مع إضافة رمز تصنيف لكلّ ملف أو وثيقة مفردة واردة بهذا الجدول.
• ثمّ وقع ادراج هذا الجدول بالمنظمة ليتمّ اعتماده في تصنيف الوثائق وفي تحديد مسارها الإداري والعمري بصفة آلية وذلك في إطار مشروع تعميم المنظومة المعلوماتية المندمجة للتصرف الآلي في الوثائق والارشيف على الوزارات في قسمها المتعلق بالتصرّف في الأرشيف الجاري والوسيط.
• ولازالت اعمال اللجنة متواصلة لدراسة واختبار كيفية انجاز وتطبيق مراحل وإجراءات التصرّف في الوثائق والارشيف: تحويل وترحيل واتلاف الوثائق الكترونيا في إطار المنظومة المندمجة.

خلاصة 

الترحيل الالكتروني لملفات مطالب الترسيم المقبولة والمرسمة والتي أصبحت أرشيفا نهائيا وجب نقله وحفظه بالأرشيف الوطني، هو اجراء وتقنية جديدة تحسّن وتطوّر بها الطريقة التقليدية في الترحيل. فبعد عملية الترحيل الورقي لابدّ من عملية الترحيل الالكتروني حتى نرتقي بالعمل الإداري ليصبح معاصرا ومواكبا للتطورات الحاصلة في المجال الإداري.4

بقلم: رشيدة بن منصور