بقلم: راوية حسن أبو الخير

الوصف الوظيفي ضرورة.. لماذا يتم تجاهلها؟!

يتجاهل الكثير هذا المستند، وقد يبدو للبعض بسيطًا؛ على الرغم من أهميته الكبيرة في عملية التوظيف، وفي تحديد أدوار الموظفين، بالإضافة لدوره في التقييمات، بمعنى آخر هو ما يحدد تفاصيل وظيفة أو منصب ما في أي مكان عمل، فـ الوصف الوظيفي يخوض في التفاصيل حول مسؤوليات وصلاحيات وشروط الوظيفة، وتقوم المؤسسات عادةً بإجراء تحليل وظيفي يبحث في الوظيفة بعمق لإنشاء وصف شامل لما تتطلب الوظيفة.

كيف يمكن لجهات التوظيف الاستفادة من الوصف الوظيفي ؟

خلال عملية الاختيار والتعيين، يحدد الوصف الوظيفي المهام الوظيفية ومواصفات المرشح المثالي لشغل الوظيفة، مما يترتب عليه وجود الرجل المناسب في المكان المناسب، ويمكن أن تكون النقاط في الوصف بمثابة أساس للأسئلة كذلك في مقابلات التوظيف، وفي قسم الموارد البشرية، تساعد التوصيفات الوظيفية في تخطيط وتنفيذ التدريب. فمن خلال النظر في توصيف الوظائف، يحدد قسم الموارد البشرية المهارات الأساسية التي يحتاجها الموظفون ، ثم يقومون بتغطية تلك الاحتياجات المهارية عن طريق دورات تدريبية. فالوصف الوظيفي  يحدد أنواع التدريب التي يحتاجها كل موظف، ولا عجب أن تكون التفاصيل الواردة في التوصيف الوظيفي نقاط تفتيش على تقييمات الموظفين. فيستخدم المشرفون الواجبات والمسؤوليات كدليل لتحديد مدى جودة أداء الموظف.

كيف يستفيد الباحثون عن عمل من الوصف الوظيفي؟

إن الذي يبحث عن وظيفة جديدة، يمر عليه الكثير من توصيف الوظائف، فمنها ما يكون مثيرا للاهتمام ويتوافق مع أهدافه واهتماماته ومهاراته وتفضيلاته، ومنه ما لا يتوافق معها. وبذلك يكون الوصف الوظيفي موضحا لما تتوقعه جهة التوظيف، وهل تتناسب مع مؤهلات الراغب بالتقدم للوظيفة أو غير متناسبة، ويمكن للباحث عن وظيفة لتحسين مهاراته وفقًا لما تريده جهة التوظيف، أو حتى بالتحضير لأسئلة المقابلة المحتملة، ومن خلال دراسة الوصف الوظيفي، يمكن للباحث عن وظيفة من المفاضلة بين الوظائف المماثلة، ويمكن أن تساعده المعلومات الواردة في توصيف الوظائف في التفاوض عندما يتلقى عرض عمل لأن لديه تفاصيل داعمة توضح ما هو شائع في مجالات العمل المشابهة.

ما هي المكونات الأساسية للوصف الوظيفي؟

محتوى الوصف الوظيفي يختلف من وظيفة لأخرى. رغم تشابه العديد من البنود ، فوصف وظيفة لا تتطلب خبرة يختلف عن وصف منصب يتطلب سنوات من الدراسة والخبرة. وبالطبع لا تنطبق جميع المكونات على كل وظيفة، المكونات الأساسية للوصف الوظيفي تشمل: (المسمى الوظيفي مفصلا، الهدف من الوظيفة، المهام، نطاق العمل، ظروف العمل، المؤهلات المطلوبة، المسؤوليات والصلاحيات).

حدود التوصيف الوظيفي:

الأوصاف الوظيفية جيدة للمؤسسة وللموظفين والمتقدمين للوظيفة، لكن لها بعض القيود. فإن لم تقم المؤسسة بإجراء تحليل وظيفي شامل متضمنا التفاصيل، فإن الوصف لا يفي بالغرض الموضوع من أجله، سواء الارشادات للمتقدم للوظيفة أو تغطية كل جانب من جوانب الوظيفة في بيان واحد، لذا في بعض الأحيان قد لا يفهم المتقدم للوظيفة متطلبات الوظيفة وتأثيرها بصورة جلية.

ومن جانب آخر فإن مواكبة التغيير في متطلبات الوظيفة. مع نمو المؤسسة أو تغيرها، تمثل مشكلة أخرى، فقد تتغير متطلبات الوظائف داخل المؤسسة، ونظرًا لأن الوصف الوظيفي مكتوب بناءً على تحليل الوظيفة في وقت معين، فقد يصبح قديمًا. وللحفاظ على دقة التوصيفات الوظيفية قدر الإمكان، تحتاج المؤسسات إلى إعادة النظر فيها وتحديثها عندما تتغير الأمور.فمعظم الموظفين يعتقدون أن التوصيف الوظيفي الذي يتم تزويدهم به عند بداية التوظيف ثابت ولا يجب التغيير عليه، ولا يأخذون بالحسبان إمكانية التغيير مع تطور أدوارهم، هذا التغيير في مجال العمل نفسه يرجع بشكل جزئي إلى أن تسارع التطورات الرقمية والتكنولوجية – فهناك دائمًا شيء جديد للتعلم والتجربة.

وإيجازا لما سبق يمكننا القول أن الوصف الوظيفي هو أداة إدارية مفيدة، يكتب بلغة واضحة تشرح المهام والواجبات والوظيفة والمسؤوليات الخاصة بالمنصب. وتوضح بالتفصيل من يؤدي كل نوع من الأعمال، وكيف سيتم إنجاز هذا العمل ، والغرض من العمل من حيث صلته برسالة المؤسسة وأهدافها. وتُستخدم الأوصاف الوظيفية لعدة أسباب ، مثل تحديد مستويات الرواتب ، وتقييم الأداء ، وتوضيح المهام ، وتحديد درجات الأجور، وكأداة للتوظيف تعتبر الأوصاف الوظيفية مفيدة في التخطيط الوظيفي . وتعطي للعمل الصبغة القانونية الضرورية.  كذلك يعطي الوصف الوظيفي للموظف مصدرًا واضحًا وموجزًا ​​لاستخدامه كدليل لأداء الوظيفة. وبالمثل ، يمكن للمشرف استخدام الوصف الوظيفي كأداة قياس للتأكد من أن الموظف يلبي توقعات الوظيفة. (شاهد بعض مقاطع فيديو موقع مقال على اليوتيوب).

بقلم: راوية حسن أبو الخير