إن التكنولوجيا في بيئة العمل اليوم لديها الكثير لتقدمه ولكن فقط عندما يتم تفعيلها بالطريقة الاستراتيجية والتنفيذية التي تضمن الحصول على إمكاناتها المتعددة، لذا فإن من أعمال إدارة المرافق وصميم تخصصها معرفة متى وكيف ولماذا يتم استخدام التكنولوجيا للحصول على أقصى فائدة ممكنة.

إن استخدام وتفعيل التكنولوجيا المناسبة وحسب دراسات ميدانية يمكن أن يوفر أكثر من 70% في استهلاك الطاقة؛ 80 ٪ في استهلاك الموارد؛ 95 ٪ في القضاء على البكتيريا الضارة، والاستفادة من التقنيات المتاحة عن طريق تكنولوجيات إدارة المرافق لضمان المعايير البيئية وضمان أن تكاليف الدورة الحياتية للمنشأة تكون على المستويات المثلى باستمرار.

كما أن إدارة المرافق بمساعدة الحاسوب عبارة عن برامج إلكترونية تساعد قادة المنشئات على ضمان أن مبانيهم في حالة عمل ممتازة بحيث يظل المستخدمين مرتاحين.

كما تساعد برامج إدارة المرافق على استخدام المساحات المتاحة لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة الوظيفية لمكونات المنشأ.

تقدم برامج CAFM مجموعة من الفوائد الرئيسية منها:

• إدارة الأصول والمعدات.
• تحسين التواصل.
• أتمتة العمليات الروتينية وسير عمل الصيانة.
• تحسين إدارة الوقت.
• تقليل المساحات وتكاليف الصيانة.

إدارة الأصول والمعدات.

• يضمن استخدام برامج CAFM تشغيل المعدات والأصول بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
• تُذكِّر بالصيانة الوقائية المستندة إلى الوقت والقائمة على تنبيه فريقك عندما يحين وقت خدمة المعدات بتكرار من اختيارك لتقليل وقت التوقف عن العمل إلى أدنى حد.

أتمتة العمليات الروتينية وسير عمل الصيانة.

• باستخدام برامج CAFM، يمكن إعداد أوامر العمل والجدول الزمني وتوجيه أوامر العمل إلى الشخص المناسب تلقائيًا.
• يؤدي هذا إلى زيادة الكفاءة وإلغاء صناديق البريد الوارد لطالبين الخدمات.

تحسين إدارة الوقت.

• يساعد نظام CAFM في تحديد أولويات المهام وتعيين أوامر العمل للفريق بناءً على مدى توفرها ومستوى أهمية أمر العمل.
• يؤدي تخزين المعلومات في النظام المتعلقة بكيفية إصلاح شيء ما في الماضي أيضًا إلى تقليل الوقت المستغرق في تنفيذ أوامر العمل اللاحقة.
• يؤدي ذلك إلى إبقاء فريق العمل على المسار الصحيح، ويضمن العمل على عناصر الطلب المطلوبة أولاً، ويقلل الوقت الإجمالي لمعالجة أمر العمل.

تقليل المساحة وتكاليف الصيانة.

• تسمح التقارير ولوحات المعلومات لفريقك بتتبع ساعات العمل وتكاليف الصيانة ووقت تعطل المعدات وتكاليف إدارة المساحات.
• يتيح لك تحليل هذه التقارير اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات فيما يتعلق بشراء المعدات الجديدة وتخصيص العمالة وتخطيط المساحة لزيادة الإنتاجية وخفض التكاليف.

تحسين رضا العملاء.

• يتوقع أولئك الذين يعملون أو يزورون أو يشغلون المنشئات أن تكون المرافق مريحة ونظيفة.
• يضمن استخدام أنظمة CAFM أن كل شيء في حالة تشغيل، مما يزيد من الرضا.

تقليل المصاريف المتعلقة بالطاقة.

• تتيح أنظمة CAFM إمكانية تشغيل وإيقاف المعدات والأضواء وأنظمة HVAC بناءً على الإحتياجات الفعلية.
• هذا يقلل بالتأكيد من “وقت تشغيل” المنشآت ويقلل في النهاية من استهلاك الطاقة والتكاليف.

تحسين التواصل.

• تسمح برامج CAFM بالرد بشكل تفاعلي مع مقدمي الطلبات ويسمح لمقدمي الطلبات بالرد عليك.
• يزيد خط الاتصال المفتوح من الشفافية، ويبقي الطالبين على اطلاع دائم بأوامر العمل الخاصة بهم، وينشئ سجلاً للمحادثة للرجوع إليه في المستقبل.

تحسين إدارة الموردين والعقود.

• يمكن إضافة البائعين والمقاولين إلى برامج CAFM والاطلاع على نفس المعلومات التي يمكن للموظفين رؤيتها مما يخلق حالة من الشفافية، ويسمح لخط اتصال مفتوح بين فريقك الداخلي والمتعاقدين معك.
• المــراجــــــع.

ولإنتهائنا من هذا الجزء الخاص بإدارة المرافق نرفق لكم قائمة ببعض المراجع التي استخدمتها في إعداد هذه السلسلة من المقالات للرجوع إليها والإستفادة منها.

• أساسيات إدارة المرافق – المعهد العقاري السعودي.
• الجمعية الدولية لإدارة المرافق IFMA.
• جمعية الشرق الأوسط لإدارة المرافق MEFMA.
• TOTAL FACILITY MANAGEMENT – BRIAN ATKEN & ADRIAN BROOKS.
• إدارة المرافق – ويكيبيديا.
• ما هو مستقبل إدارة المرافق في المملكة العربية السعودية؟ – بندر فادن.
• القانون الاداري في المملكة العربية السعودية. تأليف/ د. حمدي العجمي.
• القانون الاداري وتطبيقاته في المملكة العربية السعودية. تأليف/ أ. فوزي الغميز.
• اثنا عشر سؤالاً حول إدارة المرافق – ستان ميتشل – شركة كي لإدارة المرافق.

سعدت بمتابعتكم ويشرفني تواصلكم وإلى لقاء قريب.

بقلم: م. مستشار / وليد منصور بركات