موقع مقال موقع تواصل اجتماعي يتخذ من المقال وسيلة تعبير وتفاعل، وينتج فيديو عن كل مقال
ماهي وظيفة مدير مرافق؟
مدير المرافق هو المسؤول عن إدارة الخدمات والعمليات التي تدعم الأعمال الأساسية للمؤسسة ويقوم بالتأكد من اتباع أفضل الممارسات لتحقيق اقصى قدر ممكن من الكفاءة وأن بيئة العمل ملائمة للموظفين والانشطة المختلفة وتعتمد الوظيفة على هيكل وحجم المنظمة حيث يشارك في التخطيط الاستراتيجي والعمليات اليومية فيما يتعلق بالمباني والبنية التحتية.
تطوَرت الأعمال في إدارة المرافق ولاسيما دور مديري المرافق، إلى درجة جعلت العديد من المديرين يعملون على مستويين: الاستراتيجي التخطيطي والتنفيذي.
ففي الحالة الأولى، يحتاج الملاك الحصول على معلومات حول التأثير المحتمل لقراراتهم على المكان والخدمات.
أما في الثانية، فيكون دور مدير المنشأة ضمان التشغيل السليم لجميع جوانب المبنى، لتهيئة بيئة مثلى للمقيمين.
المهام الوظيفية لمدير مرافق:
- إعداد الوثائق لطرح المناقصات للمقاولين.
- كراسات الشروط والمواصفات وجداول الكميات والتكلفة التقديرية.
- طرح الأعمال للتنفيذ (أمر شراء – دعوات – منافسة علنية… إلخ).
- فتح المظاريف والترسية والتعاقد.
- تسليم موقع الأعمال والتنسيق بين المستفيدين والمقاولين.
- استلام الأعمال المنفذة وصرف المستحقات.
- الاستلام الابتدائي والنهائي للأعمال.
- إدارة المرافق والإشراف على تنسيق إجراءات العمل.
- برامج التشغيل للخدمات.
- برامج الصيانة لمكونات المنشأ.
- الأعمال المستحدثة.
- التحقيق في توافر وملاءمة الخيارات للمباني الجديدة.
- توزيع المساحات.
- توفير الخدمات.
- حساب ومقارنة تكاليف السلع والخدمات المطلوبة لتحقيق أقصى استفادة.
- الإلمام بأسعار السوق.
- الإلمام بالوضع المالي للمنشأة.
- القدرة على اتخاذ قرار الشراء أو التأجير.
- بناء خطة التنمية المستقبلية بما يتماشى مع أهداف العمل الاستراتيجية.
- الرؤية والرسالة والأهداف للمنشأة.
- خطة الإستراتيجية للمنشأة.
- الخطة التنفيذية.
- إدارة وقيادة التغيير لضمان الحد الأدنى من تعطيل الأنشطة.
- وضع خطط التطوير والتأهيل.
- برامج التشغيل (الخدمات الدائمة – الخدمات المؤقتة).
- برامج الصيانة (الدورية والوقائية).
- توجيه وتنسيق وتخطيط الخدمات الأساسية مثل الاستقبال والأمن والصيانة.
- أنظمة الاستقبال وحجز المواعيد.
- أنظمة إدارة المواقف.
- أنظمة الأمن (كاميرات المراقبة – الأقفال الإلكترونية – …).
- أنظمة التشغيل والصيانة CMMS.
- إدارة السلامة والصحة المهنية.
- التأكد من أن المباني تلبي متطلبات الصحة والسلامة وأن المنشآت تتوافق مع التشريعات.
- أنظمة (السلامة – انذار الحريق – انقطاع التغذية بالمياه أو الكهرباء – BMS…إلخ).
- اللوحات الإرشادية.
- المكونات متوافقة مع اشتراطات السلامة (البلاط المانع للانزلاق بالحمامات – شطف حواف الزجاج – أبواب الطوارئ…. إلخ).
- الحفاظ على سلامة الموظفين وتطبيق إجراءات الصحة والسلامة.
- توفير الحماية الشخصيةP لطاقم العمل (الخوذة – الأفرول – النظارة – الكمامة – الحذاء المانع للانزلاق …إلخ)
- التدريب الدوري والمستمر للطاقم وحصوله على التأهيل المناسب.
- قيادة فريق العمل.
- تنسيق وقيادة فريق العمل لتغطية مجالات المسؤولية والإشراف على البنية التحتية.
- إعداد الهيكل التنظيمي للطاقم.
- استخدام تقنيات إدارة الأداء لمراقبة وإثبات تحقيق مستويات الخدمة المتفق عليها.
- إعداد النماذج (المتابعة – البلاغات – الفحص والاستلام…إلخ).
- الاستجابة بشكل مناسب لحالات الطوارئ والتعامل مع الأعطال المختلفة.
- إعداد خطط الطوارئ.
- الاستجابة بشكل مناسب لحالات الطوارئ والتعامل مع الأعطال المختلفة.
- متابعة جاهزية الأنظمة الاحتياطية للخدمات.
- خزانات المياه الاحتياطية.
- مولدات الكهرباء الاحتياطية.
- أنظمة الطاقة الغير منقطعة (UPS).
المهارات اللازمة لمدير مرافق:
- اجادة مهارات التواصل والتعامل مع الشخصيات المختلفة.
- القدرة على القيادة وتحفيز فريق العمل.
- امتلاك مهارات التفاوض للحصول على أفضل اسعار.
- القدرة على تنظيم الوقت وترتيب المهام وتحديد أولويات العمل.
- فهم إجراءات العمل والقدرة على اتخاذ القرار المناسب.
- القدرة على استخلاص المعلومات من مصادر مختلفة.
- مهارات الكتابة الواضحة والموجزة والقدرة على التعامل مع المستندات.
- اجادة مهارات استخدام أنظمة إدارة المرافق الإلكترونية.
ولإن التكنولوجيا في بيئة العمل اليوم لديها الكثير لتقدمه ولكن فقط عندما يتم تفعيلها بالطريقة الاستراتيجية والتنفيذية التي تضمن الحصول على إمكاناتها المتعددة، لذا فإن من أعمال إدارة المرافق وصميم تخصصها معرفة متى وكيف ولماذا يتم استخدام التكنولوجيا للحصول على أقصى فائدة ممكنة وهو موضوع لقاءنا القادم إن شاء الله.
بقلم: م. مستشار / وليد منصور بركات
