موقع مقال موقع تواصل اجتماعي يتخذ من المقال وسيلة تعبير وتفاعل، وينتج فيديو عن كل مقال
بقلم: عبد الرحمن آقطي
مفهوم تخطيط المشروع
هي عملية ذهنية ديناميكية ومستمرة، حيث تنطوي على تحديد الأهداف انطلاقا من الموارد المتاحة في ظل تغيرات بيئية تختلف من مشروع لآخر، والعمل في ظل مجموعة من المعلومات التي تعمل على إعطاء مصداقية أكبر للعملية التخطيطية.
خصائص تخطيط المشروع
- المساهمة في تحقيق نتائج المشروع.
- الشمولية.
- الفعالية في تحقيق الأهداف بأقل زمن وتكلفة.
- مرونة الخطة بما تتماشى مع المشروع.
- السيطرة على كافة المشاكل.
مكونات تخطيط المشروع
لعملية تخطيط المشروع مجموعة من المكونات تتمثل في مايلي:
- الأهداف: تشمل الأهداف التقنية والتنافسية وتحقيق الأرباح، وتسليم نتائج الزبون وفقا لرغباته.
- نطاق المشروع: تحديد العوامل المؤثرة والمتأثرة بالمشروع، والأقسام الوظيفية في المؤسسة.
- القيود والميزانيات التقديرية: مثل الوقت والتكلفة والجودة، والتقديرات التقريبية لتكاليف المشروع موزعة حسب دورة حياة المشروع.
- الأطراف ذات العلاقة بالمشروع: وهم المالكون، الجهة الممولة للمشروع ،المؤسسة الأم، الموردون وبعض الجمعيات الغير حكومية مثل جمعية حماية البيئة.
- التصميم: يخدم التصميم الهيكلي الإدارة وعلاقتها بالمؤسسة.
- الإستراتيجيات: هي تلك التوجهات والقواعد التي تحكم عمل المشروع ضمن خطة تنسجم مع الإستراتيجية العامة للمؤسسة الأم.
- المخاطر: هي الصعوبات التي تواجه المشروع عند تنفيذه، مع العمل على تحليلها وإعداد الخطط لمواجهتها.
- المراحل الأساسية للمشروع: تحديد المراحل مع تقدير الوقت والموارد اللازمة لتنفيذ كل مرحلة.
- الأدوار والمسؤوليات: مدير المشروع والمساعدين والمنسقين له، وفريق العمل، ومكتب الفريق.
- الأوجه التعاقدية: تشمل قائمة وأوصاف كاملة للأطراف التعاقدية المذكورة سابقا، متطلبات حاكم المشروع ومدة تنفيذه و تسليمه.
- الجداول الزمنية: يخطط هذا القسم الجداول الزمنية لتنفيذ مل مهمة ومن المسؤول عن أدائها.
- الموارد البشرية الكاملة بالمشروع: تحديد عدد الأفراد ومتطلباتهم ومهاراتهم، أنواع البرامج التدريبية، إجراءات السلامة المهنية،
- طرق تقويم المشروع: المعايير النمطية لتقييم وتقويم المشروع، ومنها الكميّة لبيان الانحرافات.
أسباب فشل عملية تخطيط المشروع
- توزيع الانشطة والاعمال بصورة عفوية.
- غياب الخبرات على مستوى الادارة.
- غياب الموارد اللازمة لتخطيط المشروع.
أهمية تخطيط المشروع
- وسيلة للوصول لأهداف المشروع في الوقت والكلفة والجودة اللازمة.
- تأسيس مجموعة من التوجيهات المكتوبة بالتفصيل تُمكَن فريق عمل المشروع من معرفة ما الذي يجب أن يتم عمله والموارد اللازمة لذلك.
- التنبؤ بالمخاطر التي تعيق الوصول إلى أهداف المشروع، ووضع استراتيجيات تجنبها.
مبادئ تخطيط المشروع
- العزيمة: يسعى تنفيذ المشروع الى تحقيق هدف واضح ونهائي.
- منهجية: لتكون إدارة المشروع المستقبلي شاملة وأكثر فعالية في اختيار الهيكل المناسب لأجزائه.
- التعقيد: يتم اعتبار الظواهر من علاقتها واستخدام أساليب متنوعة
- الأمن: يتم تزويد جميع الأنشطة بالموارد اللازمة. 6_5 الأولوية: حسب أهمية الوظائف
متطلبات تخطيط المشروع
- تعريف أهمية المشروع .
- تحديد علاقة هذا المشروع بباقي المشاريع.
- بذل الوقت والجهد اللازمين لتخطيط تنفيذ المشروع.
- تحديد مؤشرات النجاح القابلة للقياس.
- إشراك المسؤولين في عملية التخطيط.
- كتابة كل الأمور في الوثيقة المرجعية للمشروع.
أدوات تخطيط المشروع
- مخطط تحليل العمل WBS: هو مخطط أو هيكل يقوم على تقسيم كامل خطوات العمل وفق رسم بياني الى مهام جزئية لتسهيل مراقبتها والتحكم فيها، ثم يتم عرض كافة المهام في هيكل تقسيم العمل وتكون مرتبطة ببعضها و بالهدف النهائي للمشروع، يتم تقسيم المشروع إلى وحدات فرعية وتزويدهم بالمعلومات مع التقدم في سير المشروع.
- مخطط جانت: هو عبارة عن توضيح للاستخدام المخطط أو الفعلي للمصادر المتاحة في إطار زمني محدد، ووسيلة لبرمجة المشاريع والسيطرة عليها حيث بدأت محاولات برمجتها في القرن العشرين بالاعتماد على الأسلوب البياني لتمثيل مختلف النشاطات، حيث تمكن هنري جانت تقديم الطريق المعروفة بمخطط جانت عام 1910 لتلبية حاجة القوات الأمريكية في تخطيط إنتاج المصانع العسكرية.
- شبكات الأعمال: عبارة عن تمثيل بياني لمجموعة من الانشطة المترابطة المكوّنة لمشروع معين، حيث تظهر تسلسل الأنشطة بحسب تتابعها الفني المنطقي، وحتى يتم بناء الشبكة يتطلب من الجهات الفنية تحديد كافة الأنشطة مع توضيح أيّهما نبدأ به و أي النشاط الموالي له.
مراحل تخطيط المشروع
- توضيح أبعاد المشروع وأهدافه الرئيسية والفرعية.
- تجميع المعلومات والفرضيات والمخاطر وسبل معالجتها.
- تحديد الخطوات العملية والخطط التكتيكية لتحقيق الأهداف.
- البحث عن النشاطات البديلة لتنفيذ الخطوات الأولية.
- دراسة وتحليل النشاطات البديلة.
- اختيار البديل الأفضل للموارد المتاحة للمؤسسة.
- تقسيم المشروع إلى برامج ثم لأنشطة.
- دراسة النشاطات الرئيسية لتنفيذ المشروع.
- تجميع الأنشطة في خطط عامة للمشروع.
- إعداد الميزانية التخطيطية لجميع الأنشطة والمراحل، ثم إعداد تقرير نهائي للخطة.
مزايا تخطيط المشروع
- تخفيض تكلفة المشروع لتجنب المخاطر التي ستواجه عملية تنفيذه.
- خفض المدة الزمنية للمشروع في إطار مشاركة كافة الأطراف المهتمة
- حسين جودة المشروع واحتياجات العمل للتخطيط له.
- الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة.
- تحقيق أهداف المنظمة والمتمثلة في تحقيق أقصى ربح ممكن والبقاء.
الصعوبات التي تواجه تخطيط المشروع
- غياب الداعم الرئيسي للإدارة العليا
- ضعف الخبرات المسؤولة عن عمل المشروع والتقويم المتزامن للعمل.
- المكتسبات الشخصية التي يقيم عليها بعض المديرين للإنتاجية.
- الرقابة الزائدة لأعمال المشروع.
- ضعف الشفافية أمام مسؤول المشروع.
استراتيجيات تحويل المشاريع الفاشلة إلى النجاح
- الاعتراف بفشل المشروع.
- تشكيل فريق عمل جديد.
- إعادة تقويم المشروع الفاشل.
- التخطيط من جديد للمشروع.
- تحديد التكلفة/ الموارد البشرية/ الزمن/ الموارد المادية.
- تحديد خطة مراقبة المشروع المتزامنة مع العمل.
- تجاوز كل المعضلات والأخطاء التي أعاقت المشروع السابق.
العوامل الأساسية في نجاح وفشل المشروعات
عوامل نجاح المشروعات
- دعم الادارة العليا.
- جدارة مدير المشروع وأعضاء الفريق.
- جدولة وتخطيط المشروع.
- مشاركة الزبون في تحديد احتياجاته.
- مراجعة التكنولوجيا ووضوح الجوانب الفنية.
- تقييم المستفيد في أهمية المشروع.
عوامل فشل المشروعات
- عدم تلبية متطلبات الأطراف المشاركة في النظام.
- النتائج غير متجانسة مع متطلبات المشروع.
- عدم المطابقة لمواعيد إنجازه وللانتفاع به.
- تجاوز التكلفة المقررة له.
بقلم: عبد الرحمن آقطي
أضف تعليقك هنا
